Fokusområde 5:

Arkiv og saksbehandling

Elektronisk kommunikasjon kan vera i form av e-post eller e-skjema mellom kommunen og innbyggjarar. Det kan også vera informasjonsflyt mellom tilsette eller mellomorganisasjonar.

E-forvaltning gjev nokre utfordringar i forhold til reglar for journalføring.

Etter E-forvaltningslova skal kommunen gje elektronisk mottakskvittering og førebels svar.

Kommunen må også vurdera kva sikkerhetsprodukt som best for å sikra formidlinga av sensitive opplysningar (elektronisk signatur/ kryptering).

Kommunen må journalføra alle elektroniske arkivdokument med journalføringsplikt i samsvar med arkivlova og forvaltningslova. Integrasjonen mellom fagsystem og sak/arkivsystem, ogmellom sms, mms, e-skjema, e-post og arkivsystem må difor sikrast.

For at den offentlege forvaltninga skal ivareta ansvaret for å bevara historisk kjeldematerial, må all arkivert informasjon konverterast til nye format etter kvart som teknologien endrar seg, slik at det er mogleg å lesa dokumenta også i framtida.

Krava i offentleglova og forvaltningslova tilinnsyn i dokument stillar kommunen ovanfor mange utfordringar, mellom anna i kva grad ein skal nytta elektronisk sjølvbetening.

Kommunen har mål om at alle arkivskal verafullelektroniske i økonomiplanperioden 2009 – 2012. Skular og barnehagar skal knytast til sak/arkivsystemet og alle klientsystem skal over til godkjente fullelektroniske system.