Rapporten er ein førstegenerasjons plan for gjennomføring av fullelektronisk arkivering i organisasjonen Time kommune.

Rådmannen har godkjent mandatet for arbeidet med følgjande plangruppe:

I samband med prosessmodellering av saksbehandlingsrutinar for elevarkiv før og etter innføring av fullelektronisk arkiv har sekretær ved Frøyland skule May Vårli Ree gitt nyttig innsikt i arbeidsrutinane i dag, med tanke på ei endring mot meir bruk av elektroniske verktøy. På tilvarende vis har fagkonsulent i Omsorg, Bjørg Odland, hjelpt til med modellereing av prosessen: ”Innlegging i Ø-hjelpsenga på Sivdamheimen” (den sengeplassen som heimesjukepleien disponerer i krisesituasjonar).

Ein særleg takk til Interkommunalt arkiv i Rogaland, som har stilt opp med fagleg rådgjeving på arkivområdet.

Plangruppa inviterte til eit innleiande oppstartmøte og prosjektet vart annonsert internt. Deltakarane i gruppafekk tildelt oppgåver, og det vart sett opp framdriftsplan.

I løpet av arbeidet mellom prosjektmøta vart det produsert notat, som vart diskutert i møta. Prosjektleiar rapporterte til leiargruppa i februar og mai månad. Førsteutkastet til planen vart presentert for leiargruppa 18. november.

Time kommune 15. desember 2009

INNLEIING
KAP. 1. OVERSIKT OVER ARKIVSERIAR I ORGANISASJONEN
Journalføring, arkivsøk og korrespondanse
KAP. 2. ARKIVFAGLEGE OG IKT - RELATERTE UTFORDRINGAR OG FØRESETNADER
Standardisering og databasar
Langtidslagring og gjenfinning
Integrasjon mellom fagsystem og sak/arkivsystem
Leverandørmarknaden og Noark 5
Ulike modellar for lagring og utveksling av data (arkiv/ikt/database)
KAP. 3. INFORMASJONSTRYGGLEIK
KAP. 4. ADMINISTRATIVE OG ØKONOMISKE KONSEKVENSAR
KAP. 5. KOST/NYTTE OG GEVINSTPLANLEGGING
KAP. 6. TILRÅDDE KONKLUSJONAR
Grunngjeven prioritering av arkivdelar – Gradvis innføring innanfor tidshorisonten 2009-2011
VEDLEGG

INNLEIING

IKT-strategien i Time kommune for planperioden 2009 – 2012, Timeplanen for 2010 – 2013 og KS sin strategiplan e-kommune 2012 forankrar visjonen om å innføra fullelektronisk arkiv i heile kommuneorganisasjonen.

Fullelektronisk arkiv bør gi kommunen vår ei meir effektiv arbeidsform, sikra bevaring av dokumentasjon både på kort og lang sikt, og hindra att me får store mengder med papirarkiv som skal takast vare på for all framtid. Denne planen skal vera eit verktøy som sikrar planmessig overgang til fullelektronisk arkivering i kommunen.

Kap. 1 i planen gir ein oversikt over arkivseriar i kommunen. Kap. 2, 3, 4 og 5 peikar på utfordringar, problemstillingar og konsekvensar for å få til overgang frå papirarkiv til elektronisk arkivering.

Prosjektet har undervegs gitt djupare innsikt i fagfeltet, som har ført til at planen er blitt mindre omfattande enn først tenkt. Noark 5 er ein norsk arkivstandard for elektronisk arkiv som sikrar langtidsbevaring av dokumentasjon på ein betre måte enn tidlegare standard. Blant anna vil den gjera det muleg å innføra fullelektronisk arkiv på klientsystema. System som er basert på NOARK 5 er på langt nær ferdigutvikla for sal. Ein viktig kostnadskomponent med tanke på oppgradering til ny arkivstandard (og database) fall då ut, og dermed manglar grunnlaget for å vurdera konsekvensar av og kostnader ved oppgradering til ny arkivstandard.

Tidspress har ført til at ambisjonane om planen måtte setjast ned, og mandatet er difor justert midtvegs i prosjektet.

Med denne bakgrunnen vil denne rapporten vera eit førstegenerasjonsprodukt som må oppdaterast når system etter denne arkivstandarden blir realiserte. Rapporten er likevel ein kunnskapsbank om dei viktigaste utfordringane og problemstillingane som organisasjonen vil stå overfor når arkiva skal gjerast fullelektroniske. Så langt er vurderinga at det overordna målet om at alle arkiv i kommunen skal bli fullelektroniske, framleis bør liggja fast.

Kap. 6 tek opp eit utval tilrådde konklusjonar, som viser at det er fleire arkiv som kan gjerast fullelektroniske, og at ein del må venta. Mellombels løysingar kan i nokre tilfelle takast i bruk fram til forholda ligg til rette for å gjera alt fullelektronisk.

Gjennom prosjektarbeidet har gruppa fått tenkt igjennom ein del viktige og strategiske saker som gjeld arkivorganisering og ikt struktur. Me har fått auka kunnskap og forståelse om kvarandre sine arbeidsfelt. Me ser at arkiv og ikt meir og meir vil gå som hand i hanske framover etterkvart som innføring av fullelektronisk arkiv vert realisert. Det er heilt nødvendig med eit godt samarbeid mellom desse to avdelingane.

KAP. 1. OVERSIKT OVER ARKIVSERIAR I ORGANISASJONEN

Oversikt over alle arkivseriar, det vil seia alle arkiv som er i kommunen, med tilhøyrande fagsystem, og kven som er ansvarlig for systema, ligg ved rapporten. Oversikten syner også om serien er på ope eller lukka nett, og om dokumenta er berre elektroniske, eller også vert lagra på papir. Oversikten syner alle arkiv som fins på rådhuset, i omsorg, barnehagar, skular og helsestasjonar. I tillegg har private barnehagar barnemapper som kommunen bør ta inn og oppbevara for framtida.

Oversikta skal nyttast i planlegginga av ei stegvis innføring av fullelektronisk arkiv i heile organisasjonen.

Journalføring, arkivsøk og korrespondanse

Når ein arkivserie går over frå å vera på papir til å vera elektronisk, gir dette oss gevinstar i forhold til journalføring. Som døme kan nemnast at i arkivserien for saksarkiv i skule må me i dag, når me får inn e-post til eit papirarkiv, skriva e-posten ut og leggja han fysisk i arkivet. Med fullelektronisk arkiv vil ein berre leggja e-posten inn i systemet og behandla han elektronisk.

I eit fullelektronisk arkiv er det veldig viktig med metadata i form av blant anna godt beskrivne titlar på sak og dokument, for å gjera det mulig å finna att seinare. Som eksempel kan nemnast personalmapper. Tidligare var dei i papirform, og ein kunne leita seg fram i den fysiske mappa. I dag er personalmappene elektroniske, og dersom ein person har 20 arbeidsavtaler i mappa si, vil det vera uhensiktsmessig om alle har tittelen arbeidsavtale. Skriv ein derimot kva tidspunkt arbeidsavtalen gjeld for og kva stilling, er det fort gjort å finna fram til det rette dokumentet.

Intern korrespondanse og saksflyt vil føregå elektronisk, og gjera arbeidet meir effektivt. Eit eksempel på korleis det kan vera i dag er at ein rektor og kommunalsjef for oppvekst samarbeider om eit dokument som gjeld skulen rektoren styrer. I dag må eit slikt dokument sendast fram og tilbake pr. e-post eller via internposten for så til slutt å bli lagd inn i websak. Når skular og barnehagar får fulltilgang til websak, kan kommunalsjefen (el. rektoren) oppretta eit dokument i websak, senda ei oppgåve, og dermed gi automatisk tilgang til å skriva i dokumentet til rektoren. Rektoren går rett inn i dokumentet og skriv.

På sikt vil ein også kunna ha elektronisk saksflyt og korrespondanse med andre offentlege instansar og innbyggjarar. I dag må me skriva ut dokument og senda dei i posten eller senda dei via e-post. E-post kan ikkje nyttast dersom dokumentet inneheld sensitive data. Etter kvart vil ein kunna korrespondera med innbyggjarane via Min side, der dei logger seg på og identifiserer kven dei er, via f.eks bank-id. Me vil då kunna leggja dokument, også med sensitiv karakter, til innbyggjaren der. Dette er i dag muleg i Acos websak, men då via Acos si form for ”Min Side”. På grunn av at kommunen er med i KS sitt prosjekt for standardisering av elektroniske tenester, må me forhalda oss til Min side.

KAP. 2. ARKIVFAGLEGE OG IKT - RELATERTE UTFORDRINGAR OG FØRESETNADER

Når ein skal gå over til fullelektronisk arkiv vil ein møta både arkivfaglege og ikt-relaterte utfordringar. Passar dagens ikt-struktur med fullelektronisk arkiv, eller må han endrast? Kva rutinar for dokumentbehandling må endrast for å sikra bevaring av elektroniske arkiv? Har tilsette nok kunnskap til å takla eit fullelektronisk arkiv, og er leverandørane av nødvendig programvare klare?

Standardisering og databasar

Time kommune har i dag fleire forskjellige databasar, men med standardisering kan me få avgrensa dette til nokre få. (Det beste hadde vore å koma i ei utvikling kor IKT miljøet i større grad kan fokusera på kvalitativ drift av databasar, og ikkje volum). Arkivfagleg er dette ei ønskja utvikling innanfor NOARK-5 rammer, fordi det gir ei enklare arkivfagleg handsaming av elektronisk og fullelektronisk arkiv på kort og lang sikt; på lang sikt spesielt med tanke på avlevering til arkivdepot.

Langtidslagring og gjenfinning

I § 1 i Arkivlova heiter det:

”Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida”.

Dette kan ein forstå slik: Dagens arkiv er morgondagen sine kjelder. Og er dagens arkiv gode, så legg me eit godt grunnlag for å gje framtidige generasjonar kunnskap om vår samtid. Arkivvern er kulturvern, og me må planleggja dagens arkivstrukturar i dette perspektivet.

Det er viktig at fullelektroniske arkiv, på same måte som papirarkiv, er komplette, dvs. at dei fangar opp alle dokument som er naudsynte for å gje eit fullstendig bilete av saksbehandlinga til eit forvaltningsorgan, ein kommune eller ei verksemd. Brukarane av fullelektroniske arkiv må vera trygge på at alt som er gjort i ei sak er dokumentert i arkivet.

Så kan ein stilla spørsmål ved om dei elektroniske arkiva, som Time kommune brukar i dag er komplette?

Det er i dag berre sak/arkivsystemet Acos Websak som er eit komplett elektronisk system, og er godkjent som det. Det som vert lagra her skal kunna lagrast kun elektronisk. Men bruker me systemet rett? Det er fleire utfordringar som me må ta tak i når det gjeld bruken av dette systemet, og ein må heva kompetansen hos systembrukarane. Eit problemområde er tilknyting av vedlegg i utgåande brev. Ein annan som er for lite i bruk, er elektronisk godkjenning av dokument i websak, der me får ein logg som syner at leiar har godkjent nettopp den versjonen som har gått ut til mottakar. Enkelte andre kommunar har ikkje teke sjansen på å hiva papira, nettopp på grunn av desse to utfordringane.

Ei anna arkivmessig utfordring uavhengig av system for journalføring, er bruken av e-post og sms. Stadig oftare blir det påtalt at offentlege instansar ikkje har journalført e-post og sms. Årsaka til det er nok ein kombinasjon av mangel på kunnskap, det å hugsa på å gjera det, og mangel på tekniske løysingar for å få det gjort på ein enkel måte.

I eit elektronisk arkiv er det veldig viktig med gode metadata for å sikra gjenfinning. Utfordringa her er å gjera brukarane gode på å laga utfyllande titlar på sak og dokumentnivå.

Det har også synt seg at ein del tilsette lagrar arkivverdige dokument direkte på filsystemet utan å få dei journalførde i eit arkivsystem. Også her er kunnskap ei utfordring.

Gjenfinning er viktig på kort sikt og på lang sikt. Difor er det viktig at kommunen har ein god og gjennomtenkt arkivplan, som på ein god måte viser kva element arkivet til kommunen til ei kvar tid består av, og kor saksdokument blir lagra. Det er viktig at arkivplanen synleggjer og standardiserer rutinar som kommunen har for å sikra at aktive arkiv blir gode, sikre og komplette hjelpemiddel i den daglege sakshandsaminga. Gode arkiv er eit hjelpemiddel for kommunen og publikum for å fremja viktige demokratiske prosessar gjennom styrka dokumentkontroll (meirinnsyn og partsinnsyn). Dette er grunnleggjande tankar som NOARK-5 søker å syna løysingar på.

På lang sikt er det òg viktig at dei fullelektroniske arkivløysingane som kommunen byggjer opp kan handsamast med «evigheita som perspektiv» slik § 1 i arkivlova legg opp til. Arkivtenesta og IKT-tenesta i kommunen må på ein enkel måte kunna produsera avleveringar til kommunalt arkivdepot av eldre og avslutta elektronisk arkivmateriale eller periodiserte NOARK-5 system slik arkivforskrifta krev (i §§ 2-14, 3-14, 3-15, 3-16, 3-17, 5-1 og 5-2). Alt dette for å gje saksbehandlarar, publikum, parter og forskarar høve til innsyn i elektronisk skapte og bevarte saker lenge etter at dei blei avslutta i kommunen. Eit innsyn som av naturlege grunnar derfor bør skje i kommunen sitt lovpålagde arkivdepot, som for Time kommune sin del er hjå Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA).

Eit moderne e-Arkivdepot i Noreg i dag i kommunal sektor er bygd opp omkring ICA (International Council on Archives) sin OAIS-standard og er definert i dokumentet ”Metode for digital langtidslagring i kommunal sektor”, sjå litteraturoversyn.

Integrasjon mellom fagsystem og sak/arkivsystem

Kva er integrasjon?

Ordet integrasjon er å innlemma i eit heile, eller å innarbeida. Omsett til arkiv- og IKT funksjonar i ein kommune eller eit forvaltningsorgan vil dette seia å innarbeida eller å byggja saman skilde t.d. faglege komponentar/einingar til ein større heilskap.

Integrasjon mellom fagsystem og sak/arkivsystem i Time kommune i dag?

Slik det er i dag er det liten eller ingen integrasjon mellom det NOARK-4 baserte sak/arkivsystemet Websak og dei ulike fagsystema i Time kommune.

Det er i nokon grad bygd ut eller lagt opp til systemintegrasjon mellom nokre fagsystem og økonomisystemet. Døme på dette er integrasjon mellom Oskar, som blir brukt i sosialtenesta, og Unique Økonomi, og integrasjon mellom fagsystemet Profil og Unique Økonomi. Ein av dei viktigaste grunnane til at det er integrasjon mellom desse systema er at alle applikasjonane er leverte av Visma AS.

Likevel er sak/arkivsystem og fagsystem ikkje heilt isolerte i Time kommune i dag. Det er høve til å utveksla informasjon/dokument mellom sak/arkivsystem og fagsystem på ein god del fagområde i kommunen i dag. Døme er at ein kan ta teikning og kartdata ut av fagsystem og importera desse inn i Websak, slik at dei blir liggjande på sak som eigne journalpostar, dokument eller vedlegg.

Når det gjeld tabelldata og metadata er det ikkje integrasjon mellom fagsystem og sak/arkivsystem i Time kommune.

Dokumentfangst – integrasjon i eit NOARK-5 perspektiv.

NOARK-5 som standard for elektronisk arkiv snakkar lite om integrasjon. Standarden bytter dette omgrepet langt på veg ut med omgrepet dokumentfangst. I vår samanheng gir omgrepet dokumentfangst ein mykje betre innfallsvinkel til tematikken integrasjon. NOARK-5 definerer dokumentfangst som funksjonar som skal:

Identifisera arkivverdige dokumenter, fanga dei opp og arkivera dei, dvs at dokumenta blir tilførte metadata (registrerast), og frosne (arkiverast), slik at både dokumentet og tilhøyrande autentiserande metadata er uforanderlege.

Slik dokumentfangst kan gjerast i ein felles eller fleire separate NOARK-5 kjernar i ein kommune. Ein Noark-5 kjerne er eit verktøy som trekker ut av eit arkivsystem den informasjonen som er definert i Noark-5 standarden at må bevarast. I tilfelle kor ein kommune har fleire slike NOARK-5 kjernar kan me sjå for oss eit scenario kor desse NOARK kjernane er knytte til, og langt på veg leverte saman med, ulike applikasjonar, t.d. eit fullstendig NOARK-5 system og 10 fagsystem med separate NOARK-5 kjernar. Det kan òg tenkast at slike system kjører på ulike databaseplattformer. I tilfelle som dette kan ein stilla spørsmål ved om det ligg god arkivplanlegging til grunn for organet sin fullelektroniske arkivstruktur.

Me kan sjå for oss ei framtid kor t.d. ein kommune berre har ein eller nokre svært få NOARK-5 kjernar, som alle kjører på same databaseplattform, og kor kommunen i staden for å kjøpa komplette fagsystem berre kjøper brukargrensesnitt frå ulike systemleverandørar. Då vil NOARK-5 kjernen driva dokumentfangst i dei ulike fagsystema som saksbehandlarane brukar og konsentrerer seg om. Utan at saksbehandlarane ser det, blir dokumenta tilførde metadata og tekne vare på i arkivfagleg gode strukturar. Arkivtenesta i kommunen kan samtidig driva god arkivfagleg dokumentkontroll mot arkivdokument, skapte i fagapplikasjonar samtidig som dei gjer det mot saker og dokument som vert produserte i kommunen sitt fullstendige NOARK-5 system («eit NOARK-5 basert sak/arkivsystem»). I dag kan arkivtenesta berre gjera dette mot einingar og saksbehandlarar som brukar eit NOARK-4 basert sak/arkivsystem.

I oppbygging, drift og utvikling av ei fullelektronisk arkivteneste, slik den er skissert ovanfor, blir arkivplanen (t.d. i Arkivplan.no) eit svært viktig verktøy og hjelpemiddel. Arkivplanen er faktisk ein viktig føresetnad for å byggja opp gode og godt tilpassa fullelektroniske arkivtenester i ein kommune. Kravet om at eit offentleg forvaltningsorgan skal ha ein arkivplan ligg i arkivforskrifta § 2-2, og kravet om at t.d. ein kommune må ha på plass ein god arkivplan før overgang til fullelektronisk arkiv, ligg i § 2-14 i arkivforskrifta. Der er likevel ikkje berre juss som krev at arkivplanen skal spela ei rolle i arbeidet med fullelektronisk arkiv. Det er arkivfagleg fornuftig, fordi arkivplanen langt på veg vil beskriva og definera godt tilpassa NOARK-5 baserte løysingar for kommunen. Arkivplanen er altså eit viktig dokument for styring og planlegging fram mot eit fullelektronisk arkiv i Time kommune, og planen vil vera viktig for å vedlikehalda og vidareutvikla eit slikt arkiv og slik arkivteneste.

Leverandørmarknaden og Noark 5

Noark 5 er i dag på full fart inn som ein ny standard. Dei fleste leverandørane av fagprogram er etter det me kan sjå, litt avventande til dette foreløpig. Nokre av dei store har begynt arbeidet med NOARK 5 kjernar, men me er framleis i ein veldig tidleg fase i dette arbeidet. Friprog.no, som utviklar system som er gratis å bruka, vil også ha med tankar om NOARK 5 standarden i sine framtidige prosjekt. For at eit nytt elektronisk arkiv skal bli godkjent må NOARK 5 standarden nyttast.

Ulike modellar for lagring og utveksling av data (arkiv/ikt/database)

Organiseringa av elektroniske arkiv i Time kommune i dag (2009) kan illustrerast slik me har vist i figuren under:

Kommentarar til figur:

• Time kommune har i dag ein organisering av sine elektroniske arkiv som ut frå ein arkivfagleg ståstad ikkje kan sjåast på som eit gjennomtenkt planmessig reisverk prega av: få databaseplattformar, få databasar og standardiserte arkivkjernar i alle systema. Fleirtalet av systema er proprietære, det vil seia at opphavsretten vert brukt til å verna om produsenten sin eigarett, og dermed knytte til ein leverandør eller eit leverandørformat som ikkje har open kjeldekode. Systemparken gir inntrykk av å vera resultat av leiinga eller saksbehandlarar i kommunen sine ulike faglege, impulsive eller i særlov grunngjevne behov for eit spesialisert fagsystem for eit avgrensa fagområde, t.d. PPT, barnevern, sosialteneste, økonomi og personalforvaltning. Likevel må systema ut frå sitt innhald reknast som elektronisk arkiv.
• Fleirtalet av systema er ikkje heilelektroniske arkiv, men elektroniske arkiv eller register med metadata i kombinasjon med papirarkiv. Berre Websak er i dag å rekna som eit heil-elektronisk arkiv på ein NOARK-4 plattform.
• Bortsett frå Websak har altså ingen av kommunen sine elektroniske arkiv i dag eit opphav tufta på arkivfagleg lovverk, regelverk, forskrifter og bestemmingar i kombinasjon med avgrensa fagområde som har heimel i særlov.
• Dagens modell er altså «eit fargerikt fellesskap» med eitt NOARK-system og mange proprietære fagsystem som kjører på 4 ulike databaseplattformar (MsSQL 2005, MsSQL 2000, Oracle 9.2 og Ms Access) som alle må handsamast individuelt i samband med framtidig lovpålagd avlevering til arkivdepot.
• Websak og nokre av fagsystema blir i dag styrde arkivfagleg via dokumentsenteret i dialog med IKT og aktuelle fagavdelingar, men ikkje alle fagsystema, som ut frå innhald og bruk i saksbehandling må reknast som elektronisk arkiv, har formaliserte koblingar til kommunen sitt dokumentsenter/arkivtenesta i kommunen.
• NOARK-5 standarden blei gjort gjeldande frå mars 2009. Før dette stilte ikkje arkivlova krav om at fagsystem skulle byggja på NOARK. Fagsystem skulle berre ha ein tabellstruktur som det let seg gjera å ta uttrekk for bevaring frå.

Framtidige modellar

Generelt

Ut frå drøftingane så langt i dette dokumentet, vil me i det følgjande skissera to ulike modellar som eit framtidig heil-elektronisk arkiv i Time kommune kan byggast opp etter. Desse modellane byggjer på NOARK-5, og må sjåast på som ytterpunkt på ein skala av NOARK-5 baserte heil-elektroniske arkiv som kan forsvarast arkivfagleg. Mellomløysingar mellom desse kan eventuelt skisserast på eit seinare tidspunkt.

A. ULIKE SYSTEM MED FELLES NOARK-5 KJERNE.

Sterke sider:

• Ein felles kjerne gjer at alle fagsystem snakker eitt språk. (mot arkiv)
• Det blir enklare å ta utrekk frå databasane for avlevering til depot. (IKA)
• Same kompetanse kan brukast uavhengig av fagsystem.
• Ein kjerne vil gjera dette til ei billigare løysing. Dersom dei forskjellige leverandørane av fagsystem skal utvikla sin eigen kjerne vil dette auka prisen på fagsystemet.
• Det vil bli meir effektivt reint driftsmessig med bare ein kjerne.

Svake sider:

• Systemet kan bli for stort, og det blir ei stor kjelde til feil. Stoppar kjernen, stoppar alt.
• Me kan med denne løysinga fort bli avhengige av dei store leverandørane.

B. ULIKE SYSTEM MED SEPARATE NOARK-5 KJERNAR

Sterke sider:

• Dokumentsenteret og ikt får meir kompetanse på kvart enkelt system
• Me kan nytta fleire leverandørar, som har spesialsydde kjernar mot dei fagsystema me brukar.

Svake sider:

• Dokumentsenteret og ikt må kunna meir om kvart enkelt system. Detaljkunnskapen om kvart enkelt system må bli mykje større.
• Det kan bli vanskelegare med utrekk for lagring/deponering.

Det ønskjelege og ideelle er alt A, medan alt B er det mest sannsynlige for Time kommune, dette pga leverandørar og fagsystema sine ulike spesifikasjonar mot vårt nett. På det nåverande tidspunktet, veit vi for lite om teknologien, databasane og plattformer som vil bli brukte når dette er ein realitet.

Me må skaffa oss meir kunnskap om Noark-5 kjernar og system, og følgja med på utviklinga av desse, før me kan seia noko meir konkret om kva modell me endar opp med.

Me ser og at her må det til eit sterkare samarbeid mellom IKT og Arkiv. Nokre andre kommunar, har felles IKT/Arkiv avdeling.

KAP. 3. INFORMASJONSTRYGGLEIK

Time Kommune har fleire dokument som er med på å styra informasjonstryggleiken; tryggleiksdokumentasjon for Time kommune del A-D, etiske retningslinjer for forvaltinga, og særlover med teiepliktbestemming.

Når eit nytt system skal innførast, er det viktig at me legg alle desse dokumenta til grunn, og at det nye systemet ikkje går på tvers av retningslinene i kommunen.

Dersom denne planen blir sett i verk, må tryggleikssutvalet revidera alle tryggleiksdokument, og gjera dei oppdateringane som er nødvendige.

Ein viktig gevinst når det gjeld informasjonstryggleik er omdømme. Ein liten glipp kan gjera at me misser truverdet, og det krev mykje ressursar og lang tid å retta opp feilen.

Eit eksempel på korleis filsystem/arkiv er i dag, er til dømes eit flatt filsystem som gjer at alle tilsette innanfor eit område (for eksempel oppvekst) kan sjå kvarandre sine dokument. Dette bryt med reglar og direktiv for informasjonstryggleik, difor er det viktig med ein revisjon av filsystemet i samband med innføring av fullelektronisk arkiv.

Det bør òg vera kontrollorgan som sikrar at rutinane blir fylgde

For å gjera organisasjonen i stand til å oppnå dette, krevst det ei omfattande grunnopplæring i korleis systema verkar.

Det må òg tenkjast på autensiteten, dvs gjenkjenning over tid. Dette er eit heilt essensielt punkt i arbeidet med nytt fullelektronisk arkiv. Dette inneberer at me skal kunna lesa og vera sikre på autentisiteten til det som ligg i arkivet, også via framtidas system.

Reint teknisk er det enkelt å seia at eit system skal fylja offentlege og interne reglement, medan den største utfordringa ligg på det menneskelege planet. Då er det arbeidskultur og kompetanse det må leggjast vekt på.

Eit nytt fullelektronisk arkiv fordrar nye lagringsløysingar og backuprutinar. Skal alle arkiv verta fullelektroniske, må me ha større, raskare og meir stabile løysingar enn me har i dag.

Det må også vurderast om me skal implementera fullelektronisk arkiv også i lukka sone, eller om andre metodar kan brukast for å styra tilgangen til informasjonen.

KAP. 4. ADMINISTRATIVE OG ØKONOMISKE KONSEKVENSAR

Innføring av fullelektronisk arkiv vil føra til endringar i organisasjonen, utvikla kompetansen til personalet og endra systema/teknologien vår.

Ein plan for fullelektronisk arkiv har både administrative og økonomiske konsekvensar. Mange tiltak i denne planen har administrative konsekvensar, fordi dei vil gje nye og endra arbeidsoppgåver over tid. Dei økonomiske konsekvensane av desse blir i ein slik samanheng indirekte.

I administrative konsekvensar legg me den meir ”usynlege” verknaden tiltaka har for organisasjonen. Når innføringa blir starta gradvis, vil førebuing ta personalressursar frå daglege arbeidsoppgåver, noko som vil føra til redusert tenesteyting. Det ”kostar” å gå gjennom rutinar, avklara ansvarsforhold, utarbeida rutinar for samhandling og samspel, omarbeida rapporteringsrutinar i kommunen og mellom forvaltingsnivå (arbeidsflyt). Oppgåvene er ”usynlege” for brukaren, men likevel heilt nødvendige for at kommunen i neste omgang skal kunna utføra sine oppgåver meir effektivt.

Med dei direkte økonomiske konsekvensane, tenkjer me på dei direkte nettokostnadene som tiltaka i planen legg opp til og som må finansierast i langtidsperioden 2011 – 2014.

Satsinga krev økonomiske investeringar for å få på plass eit overordna rammeverk, som til dømes databasar og arkiveringsstandarar (Noark 5). Gjennom å konstruera eit rammeverk blir utføringa av saksbehandlingsoppgåvene styrt inn mot eit felles dokumentarkiv. Eit fullelektronisk arkiv fører dermed til at papirdokumentasjon forsvinn, og at kostnader og kontroll med behandling av dokument blir meir effektive og standardiserte. Det sikrar langtidsbevaring av bevaringsverdig materiale, og gjer bruken av systema enklare.

Innsparingseffekten og inntektssida ved å gå over til fullelektronisk arkiv ligg i det vesentlegaste i organisasjonen, som vist i kap. 1 og 5. Utfordringa blir å styra målretta, for å realisera gevinstar i samsvar med nedbetalingstida for investeringsvedtaket og gevinstplanen. For at investeringa ikkje berre skal dreia seg om ny teknologi åleine, som vidarefører forelda arbeidsformer, må organisasjonsendringar tilpassast over tid.

Endra arbeidsmåte kan flytta kostnader og gevinstar mellom organisasjonsledd i kommunen. Medarbeidarar som blir berørte, må vera delaktige i endringsprosessen. Endring og nytenking krev deltaking som fremjar gode endringsidear, utan frykt for raske og lite gjennomtenkte ”gevinstrealiseringar”, der det einaste formålet er å spara kortsiktig i form av budsjett-/ressursinnsparingar på ”neste års budsjett”. God kommunikasjon om føremål og konsekvensar av endringar er viktig etter kvart som planen blir sett ut i livet.

Dei økonomiske og administrative konsekvensane i planen blir difor å sjå i samanheng med prioriteringane i økonomiplanen kvart år, på lik linje med andre planar. Tiltak saman med administrative og økonomiske konsekvensar av desse, blir og å vurdera kvart år i takt med teknologiske nyvinningar og nye oppdateringar av fagprogramvare.

KAP. 5. KOST/NYTTE OG GEVINSTPLANLEGGING

Om kost-/nytteanalyse og gevinstplanlegging

Ein kost-/nytteanalyse skal greia ut og gi eit estimat over i kva grad eit IKT-tiltak eller ei IKT-investering er rekningssvarande, målt i kroner og øre. Berekninga si nytteside (framtidige inntekter/innbetalingar og reduserte kostnader) blir å vurdera opp mot kostnader/utbetalingar. Investeringa i ny teknologi er lønsam viss nytta er større enn kostnadene. Utfordringa er å synleggjera og kostnadsrekna komponentar som inngår i konklusjonen.

Utgiftssida er ofte relativt enkel å berekna i form av investeringar i t.d. utstyr og programvare, opplæring og drifts- og vedlikehaldskostnader. Men i tillegg er det ofte skjulte utgifter i form av produksjonstap i implementeringsfasen. Det oppstår nesten alltid uventa utfordringar som forseinkar innføring av ny teknologi. Dette har òg ein ”pris”.

Inntektssida er mindre veldefinert. Ambisjonen bør likevel vera at forventa effektar og forventa nytteverdi av investeringsvedtak i IKT-utstyr og –programvare bør konkretiserast som nettogevinstar i ein kost-/nytteanalyse.

Analysen må likevel erkjenna at det for IKT - investeringar er fleire ulike typar gevinstar som ikkje alltid er like målbare og økonomisk kvantifiserbare. Der kalkylar ikkje strekk til, kan likevel forventa nytteverdi formulerast.

Føljande forventa effektar av ei IKT-investering, som grad av nytteverdi, kan illustrera vanskegraden, viss krava til måleindikatorar for gevinst blir for høge:

• Kommunen sitt omdømme blir betre
• Arbeidsprosessar blir meir strømlinjeforma
• Saksbehandlinga blir raskare og meir konsistent
• Det lovpålagde servicenivået blir betre
• Brukarane av tenestene blir meir nøgde
• Kommunen blir meir attraktiv som arbeidsplass
• Mindre feil oppstår i skjema som kommunen mottar
• Tilsette kan frigjerast til andre oppgåver.

Prosessmodellering som metode har som føremål å beskriva og visualisera organisasjonen sine arbeidsprosessar med å dokumentera, kvalitetssikra, omorganisera eller prosessforbetra. Prosesskartet nedanfor kan inngå som eit grunnlag til å vurdera kostnader og nytteeffektar, fordi det viser kva aktivitetar som er nødvendige for å produsera ei teneste til ein brukar.

Ei enkel kost-/nytte utrekning kan rett og slett vera å visa forskjellen i arbeidsprosessar mellom nå - situasjon (As is) før IKT - investering og ny situasjon (To be) med forventa nye arbeidsprosessar på grunn av anna IKT-programvare og -utstyr som verktøy (jf. forskjellen mellom figur 1 og 2).

Bruk av arbeidsmetoden prosessmodellering synleggjer aktivitetar i ein saksbehandlingsprosess (jf. fig. 1 og 2), som så kan tidfestast og omreknast til målbare storleikar i kroner og øre. Det er ein føresetnad at medarbeidarar som kjenner dagens rutinar tar del i prosessmodelleringa.

Handlingsrom til å gjera endringar er der når dei tekniske føresetnadene ligg til rette for det.

Figur 1 viser saksbehandlingsprosessen og arbeidsfordelinga i dag i samband med søknad om fri frå skulen. Figur 2 viser ny søknadsprosedyre med bruk av elektronisk søknad, ei alternativ arbeidsfordeling ved gjennomføring av fullelektronisk arkiv med WebSak som saksbehandlingssystem. Modellane vil inngå i gevinstplanen og tydeleggjera kva som er mogeleg å endra. Illustrasjonane eksemplifiserer at ny programvare og nytt utstyr kan leggja til rette for å endra arbeidsdelinga mellom to roller (sekretær og rektor).

Konsekvensar og dilemmasituasjonar ved å gå frå ein før-situasjon til ein ny nå-situasjon må vurderast i ein heilskap ut frå fleire vurderingsmoment. Nokre omsyn vil tala for å gjennomføra endringar i arbeidsrutine og arbeidsfordeling mellom roller i rutinen.

Poenget i denne samanhengen er å peika på at målsetjingar og omsyn i motstrid til kvarandre i størst mogeleg grad må avvegast tidleg, sidan konklusjonane kan påverka utrekninga av nettogevinsten i investeringsvedtaket og fasen etterpå når gevinsten skal realiserast.

Uvisse og uavklarte løysingar svekkar både vilje og evne til å gjennomføra nødvendige organisatoriske endringar. Å peika på kva omsyn som skal vega tyngst ved endringar i arbeidsrutinar, er eit leiaransvar.

Skular og barnehagar har i dag papirarkiv med manuell journalføring av dokument. Får dei for eksempel ein e-post, må den skrivast ut, journalførast og leggjast i det fysiske arkivet. Ein overgang til fullelektronisk arkiv vil gje gevinstar i form av enklare saksbehandling både i forhold til foreldre og andre. Ikkje minst vil det også gje meir effektiv saksbehandling internt i kommunen, mellom skulen og den sentrale administrasjonen (spesielt i personalsaker). Det vil også vera ein stor gevinst i at skulane (og kommunen) sparer lagringsplass for det fysiske arkivmaterialet.

Samhandling i omsorgssektoren – Eit døme

I prosjektet er modellert to rutinar frå omsorgssektoren som viser samhandlingskjeda mellom heimesjukepleie, rehabiliteringsavdeling, andrelinjeteneste og dokumentsenter. Den eine rutinen viser situasjonen i dag (As is) opp mot forventa endringar (To be) ved overgang til fullelektronisk arkiv og elektronisk overføring av helseopplysningar (helsenett).

Figur 3 viser ein rutine i dag som både er IKT - basert og papirbasert. Det er viktig å ha i mente at ”gevinst” er like mykje at ein omsorgsmedarbeidar er trygg på at han eller ho brukar rett resept for medisinar og oppdaterte helseopplysningar, som at kommunen får gevinst ved meir effektiv økonomi-rapportering.

Dømet viser at innanfor omsorgssektoren er det fleire kvalitative gevinstar som dominerer:

• Sikker dokumentasjon av pasientopplysningar i elektronisk pasientjournal og elektroniske medisinkort
• Sikker og rask overføring av informasjon mellom sjukehus og sjukeheim
• Høve til betre samhandling mellom alle aktørar i omsorgskjeda, inkl. brukar og pårørande.
• Treng ikkje fysisk lagringsplass for journalmapper, verken i det daglige eller for framtida.

Som meir målbare gevinstar inngår mindre tid brukt til registrering av helseopplysningar og mindre manuelle oppgåver i samband med utsending og arkivering av brev. Dessutan treng me ikkje skriva ut journalopplysningane og arkivera dei manuelt, slik me gjer to gonger i året.

Frå gevinstplan til gevinstrealisering

Behovet for endringar kan ha mange kjelder, frå endra rammevilkår, nye krav til dokumentasjon og gjenfinning til forelda teknologi med meir. Endringane kan vera små og del av ein kontinuerleg forbetringsprosess, eller omfattande, radikale og gjennomgripande.

Innføring av fullelektronisk arkiv i heile Time kommune som organisasjon er eit stort endringsprosjekt. Prosessen byrjar med eit definert endringsbehov omtalt i mandatet. Om innføringa skal vera rekningssvarande må organisasjonen synleggjera effektar som resultat av organisatoriske endringar og endringar i arbeidsmåtar, som deretter må tas ut over tid. I gjennomføringsfasen kan likevel meir detaljerte studiar av arbeidsprosessane i organisasjonen føra til ny kunnskap, som kan endra på føresetnadene for investeringa.

Gevinstrealisering fører med seg populære avgjerder og endringar, men òg det motsette, sidan realiseringa av gevinstar ofte grip inn i måten arbeid blir utført på i og mellom organisasjonsledd i kommunen. I dette perspektivet er IKT - systema eit verktøy, ein tilretteleggjar, som gjer det mogleg å få til endringar i måten å utføra oppgåver på (jf. fig. 1 og fig. 2 som illustrasjonar).

Kompetanse i organisasjonen blir ofte undervurdert. Kompetanse er ein kritisk suksessfaktor, både for å kunna ta i bruk nye verktøy, og for å setja opp gode gevinstplanar for seinare gevinstrealisering.

I IKT-strategien for Time kommune under fokusområdet 10 (Realisera gevinstar) ønskjer kommunen å få innført verktøy og metodar for å ta ut relevant gevinst, etablera rutinar for gevinstrealisering i forkant av alle IKT – prosjekt, og gjennomføra systematisk erfaringslæring med omsyn til måloppnåing ved alle større IKT - prosjekt. Prosessmodellering og bruk av Peng-modellen oppfyller langt på veg behovet for verktøy og metodar omtalt under fokusområde 10.

Det handlar ikkje om å måla nytteverdi med 100 % presisjon, men å koma med overslag over nyttenivået som er dokumentertert gjennom ein prosess der tilsette som kjenner kvardagen medverkar. Modellen viser såleis også til ein stegvis metodisk framgangsmåte for å utarbeida gevinstplanar med måleindikatorar som får fram effektane av å gjennomføra organisasjonsendringar ved hjelp av IKT.

KAP. 6. TILRÅDDE KONKLUSJONAR

Innleiingsvis er det sagt at denne planen byggjer på ikt-stragien vår, Timeplanen og KS sin strategiplan e-kommune 2012.

Ikt-strategien sitt fokusområde 5 om arkiv og saksbehandling seier blant anna at kommunen ønskjer å innføra fullelektronisk arkiv, system godkjent etter Noark 5, sikra bevaring av elektronisk bevaringsverdig materiale, og sørgja for integrasjon mellom sms, mms, e-skjema og e-post til fagsystem og sak/arkivsystem.

I fokusområde 10 i ikt-strategien står det at me ønskjer å innføra verktøy og metodar for å ta ut relevant gevinst, etablera rutinar for gevinstrealiseringsplanar i forkant av alle IKT-prosjekt, og systematisk driva erfaringslæring med omsyn til måloppnåing. Dette er viktig i prosessen med gradvis innføring av fullelektronisk arkiv.

Det er eit stort problem at informasjonstryggleiken i dag ikkje er ivaretatt når det gjeld behandling og lagring av elev- og barnedokumentasjon i skular og barnehagar. Det er difor dette området som må prioriterast først. Me må sikra at informasjonen vert lagra sikkert for nåtida og ettertida. Filsystemet må revurderast, slik at informasjonstryggleiken både i oppvekst og andre område vert ivareteken.

Dei arkivseriane som lett kan innlemmast i sak/arkivsystemet bør difor prioriterast, dette for å gjera dokumentbehandling meir effektiv.

Me vil gradvis gå mot fullelektronisk arkiv også på andre fagsystem, og me må ikkje innføra nye fagsystem som ikkje er godkjende etter Noark 5 standarden.

Grunngjeven prioritering av arkivdelar – Gradvis innføring innanfor tidshorisonten 2009-2011

Arkivseriar som kan og bør gjerast fullelektroniske ved rutineendring:

Eigedomsarkivet og landbruksarkivet er to arkivseriar av same slag. Dei ligg alt i websak, og vert pr. i dag ”dobbeltarkivert”. Dobbeltarkivert betyr at dei både ligg i elektronisk form i eit godkjent system, og i papirversjon. Desse arkivseriane bør kunna gjerast fullelektroniske innan kort tid. Det er bare snakk om å leggja om nokre rutinar og få på plass gode nok skanneverktøy. Det må også vurderast om desse to seriane kan slåast i saman til ein felles serie då det er dei same eigedomane som ligg både i landbruksarkivet og i eigedomsarkivet. Plangruppa tilrår at denne arkivserien vert gjort fullelektronisk innan første halvdel av 2010.

Arkivseriar som er i papirform, men lett kan leggjast inn i websak med rutineendringar:

Støttekontaktar/treningskontaktar og avlastningsheim er arkivseriar som i dag ligg bare på papir, og det er ikkje nokon god rutine for journalføring av desse dokumenta. Dei kan nærast samanliknast med personalmapper, dei er ikkje akkurat tilsette i kommunen, men dei har oppdrag for kommunen som dei får betalt for. Det er sett saman ei gruppe som har sett på desse seriane, og dei har funne ut at seriane kan leggjast til websak. Dette vil verta innført 1.1.10.

Overformynderiet sitt materiale kan leggjast til websak. Her er saksbehandlarane godt kjende med websak, og det vil bare vera snakk om å laga rutinar og oppretta ein eigen arkivdel for klientane i overformynderiet, før ein kan vera fullelektronisk med dette arkivet. Det er likevel ikkje sikkert at dette er ei oppgåve som framleis skal liggja til kommunen, ho skal kanskje overførast til fylkesmannen. Det vil dirfor vera upraktisk å oppretta eit nytt fullelektronisk system i websak for denne arkivdelen, dersom det er snakk om ein kort periode før han vert avslutta. Plangruppa tilrår at denne arkivserien vert sett på vent til ein veit om kommunen skal halda fram med denne oppgåva eller ikkje.

Arkivseriar som er i papirform, men kan leggjast inn i websak ved rutineendring, opplæring, tekniske endringar og ressursendring:

Skular og barnehagar sitt saksarkiv kan enkelt leggjast til websak, men det må gjerast ei periodisering i sentralarkivet. Derfor kan dette først kan skje 1.1.11. Det må påreknast ein heil del opplæring ved innføring av dette.

Skular sitt elevarkiv og barnehagane sitt barnemappearkiv bør kunna leggjast til ein eigen arkivserie i websak. Det må vurderast om dette bør liggja på lukka nett. Det bør også sjåast på om det kan finnast eit eige fagsystem for elevarkiv som kan integrerast mot websak eller tilfredsstilla Noark 5 på eigenhand. Å læra opp, og følgja opp alle lærarar i websak vil krevja mykje ressursar, difor ville eit enkelt fagsystem vera betre for dei. Dersom det ikkje finst eit slikt system må ein få elevarkivet inn i websak, for å sikra behandlinga av denne dokumentasjonen. Det er ikkje tilfredsstillande informasjonstryggleik slik det vert lagra pr. i dag, der mykje sensitiv dokumentasjon ligg i filsystemet til oppvekst, tilgjengeleg for alle som arbeider der. Dersom ein går for løysinga med websak kan dette innførast snarleg, men då først etter at ein har laga klare rutinar og gitt opplæring til det personellet som treng det. Dersom gjennomgang av rutinar fører til at dokumentsenteret overtek føring og skanning av all dokumentasjon i skular og barnehagar, må det tilførast litt meir ressursar på dokumentsenteret. Plangruppa tilrår at både saksarkiv og elevarkiv vert prioritert på grunn av sikkerhet, og at det vert arbeidd fram mot implementering i sak/arkivsystemet frå 1.1.11. Det vert sett ned ei gruppe som skal ta stilling til om me skal venta på eit Noark 5 basert system for elev- og barnemapper, eller leggja desse inn i websak så snart det lar seg gjera.

Private barnehagar sine barnemapper må framleis arkiverast og avleverast i papirform på grunn av at dei ikkje kan ta del i vårt arkivsystem/it system. Dei er private, og skal ikkje ha tilgang til vårt datasystem. Det er likevel viktig at kommunen tek imot desse mappene for å sikra oppbevaring for framtida.

Arkivseriar som må venta, men som kan få ein delvis løysing:

Alle andre klientarkiv vert i dag journalførte og arkiverte i elektroniske system som ikkje er godkjende for fullelektronisk lagring. Me må venta til Noark 5 kjerne er klar, og leverandørane gjer systema klare for Noark-5 arkivering, før desse vert gjort fullelektroniske. Ein kan likevel i nokre system starta med skanning. Dette vil kosta litt i investering, men vil gjera det enklare for både saksbehandlarar og arkivarane, sidan saksbehandlarane då ikkje vil trenga mappene, men at mappene kan leggjast rett i arkivet.

På grunn av at Noark 5 kjerne og system ikkje er klare ennå, må denne planen takast opp att for vurdering når me veit noko meir. Prosjektgruppa vil sjå på planen att i august/september 2010. Inntil då vil alle i prosjektgruppa følgja med i kva som skjer, og informera kvarandre om kva som skjer på området. Arkivleiar har ansvar for å samla informasjonen.

VEDLEGG

(Til toppen av dokumentet)