Generelt om elevmapper

Elevmapper er ei samling med mapper på den enkelte elev ved skulen. Denne dokumentasjonen er spesielt viktig for å kunna ta vare på den enkelte elev sine rettar, føra oversikt over kva for tiltak som er gjennomført og i ettertid kunna gje innsyn, og etterprøva dei vedtak som er gjort.

Opprettelse av elevmapper

Når nye elevar får elevmapper skal det, frå 01.08/01.10.2020, kun opprettast elektroniske elevmapper.

Mappene (arkivsakene i WebSak) blir registrert med "Elevmappe" på linje 1 og "Fødselsår - fornamn mellomnamn etternamn - fødselsdato" på linje 2. (Fødselsåret, fire siffer, er med for å kunna søka opp årskull). Arkivsakene skal graderast med "E3" (ofl. § 13 jf. fvl. § 13). Rektor skal leggjast inn som saksansvarleg. Inspektør og rådgjevar skal leggjast inn med tilgang i arkivsakene som gjeld ungdomsskuleelevar. Inspektør skal ha tilgang til barneskuleelevane. Spes.ped. ansvarleg skal ha tilgang til alle elevmappene.

Dei fysiske mappene som alt finst på elevar (merka med etternamn, fornamn og fødselsdato) blir avslutta, men vidareført som elektroniske på same arkivsaknummer. I alle fysiske elevmapper blir det lagt inn eit ark med forklaring om at elevmappa har blitt fullelektronisk.

Bjerkreim skule sine elevmapper for 7. trinn blir overførte elektronisk til Vikeså skule, slik at kun ei arkivsak/elevmappe følgjer kvar elev gjennom grunnskulen i Bjerkreim kommune (innført august 2017, f.o.m. årskull født 2004).

Fullelektroniske elevmapper og lesetilgang for lærarar

Våren 2020 blei Visma Flyt Skole innført på Bjerkreim skule og Vikeså skule, og kobla til kommunen sitt sak-/arkivsystem WebSak. Bestemte elevdokument frå VFS blir då automatisk arkiverte i elevmappene i WebSak. Frå 01.08.2020 (Bjerkreim skule) og frå 01.10.2020 (Vikeså skule) har også lærarar og andre aktuelle tilsette fått lesetilgang til aktuelle elevmapper i WebSak. Frå desse datoane er elevmappene fullelektroniske, og ev. dokument mottatt på papir og skanna inn skal bare leggjast i samleøskje i arkivet (serviceavdelinga).

Aktuelle lærarar og miljørettleiarar er lagt inn i lesetilgangsgrupper for kvart årskull, utfrå lister frå rektor. For kvart nye skuleår må listene oppdaterast av rektor og lesetilgangsgruppene oppdaterast av systemansvarleg i WebSak. Det er då bare lesetilgangsgruppene (i Admin) som må oppdaterast (ikkje kvar enkelt elevmappe). Når det kjem nye elevar må aktuell lesetilgangsgruppe leggjast inn i dei nye elevmappene.

Dokumentasjon i elevmappa

• Korrespondanse om utsett/fremskunda skulestart, overgang frå barnehage til skule og flytting til ny skule.
• Dokument (til/frå f.eks. PPT-kontor) om spesialundervisning/individuell opplæring (f.eks. sakkyndig vurdering, halvårsrapport, evaluering, enkeltvedtak, kartlegging, referat, klage o.l.).
• Søknader om hjelpemidler og tilrettelegging.
• Henvisingar til og utgreingar frå spesialistar.
• Testresultat.
• Notat vedrørande eleven, dersom desse har betydning for eleven sin skulegang.
• Dokument om fråver, orden og oppførsel (men ikkje skjemaet; Dokumentasjon på fråvær/eigenmelding for elevar, for ungdomstrinnet)
• Bekymringsmelding m.m. til barnevernet.
• Søknad om fritak - enkeltfag og skuleundervisning.
• Klage på karakter.
• Skademeldingar.
• Legeerklæring.
• Permisjonssøknader og svarbrev.
• Dokument om særskilt norskundervisning.
• Dokument om mobbing (elevens psykososiale miljø)
• Oppsummering heim-skule samtalar (aktuelt når kommunen har elevmapper på alle elevane)

Overføring av elevmapper

Elevmapper skal ikkje sendast ut av kommunen eller til private skular. Dersom det er behov for at dokumentasjon blir overført til ny kommune, skal det kun sendast kopiar.

Dokument i saksarkivet

• Innkallingar og referat FAU, SU og elevråd
• Årsmeldingar og planar
• Dokument om fag- og timefordeling, klassedeling, timeplanar, klasselister
• Generell informasjon til heimen som ikkje gjeld enkeltelevar
• Anmeldte forhold
• Avviksmeldingar (eventuelt kopi til elev- eller personalmappe)
• Klager (f.eks. om det fysisike miljøet)
• Informasjon til foreldre/føresette om skulestart i 1. klasse
• Bruk av skulen sine ressursar/lokale til private formål
• Dokument om leirskule
• Generelle tiltak mot mobbing
• Søknader om innsyn
• Korrespondanse om SFO-plass
• Skuleskyss
• Dokument om skuletid, ferie- og fridagar (skuleruter)
• Alternativ opplæring
• Yrkespraksis/arbeidsveke
• Informasjon om klagerett på karakterer
• Refusjonskrav til/frå kommunen
• Ressurskartlegging av spesialundervisning

Andre arkivseriar

• Møtebøker
• Karakterprotokollar
• Dagbøker

Innsyn

Krav om innsyn i ei elevmappe skal behandlast etter reglane om partsinnsyn i forvaltningsloven §§ 18-20, og etter personopplysningsloven § 18. Eleven (må vera fylt 15 år) har som hovedregel rett til innsyn i si elevmappe, dette gjeld også for føresette. Ved vurdering av innsyn bør skulen motta skriftleg spørsmål frå elev/føresette/fullmektig. Innsyn bør skje under oppsyn, evnetuelt bør ein nytta kopiar. Der ein instans ber om opplysningar til intern saksførebuing kan det vera dokument som parten ikkje skal gjerast kjent med jf. forvl. § 18a og 18c. Når eleven har fylt 15 år har føresette ikkje rett til innsyn i elevmappa utan elevens samtykke til det, jf. forvl. § 13 a 1. ledd og oppl. § 15.1.

Interne notat gjort av lærar kan unntas frå innsyn, jf. offl. § 14, med referanse til Utdanningsdirektoratet.

Bevaring og kassasjon

Møtebøker, karakterprotokollar, dagbøker og elevmapper skal bevarast. Elles viser ein til gjeldande bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunal sektor.

Bortsetting

Møtebøker skal bindast inn, karakterprotokollar og dagbøker kan leggjast kronologisk i arkivboks.

Elevmappene blir avslutta og lagt alfabetisk i arkivboksar. Arkivboksane må merkast med kommunenavn, skulen sitt namn, "Mapper på elevar født år XX" og boksnummer. For kvart kull må det også tas ut ei liste som blir lagt i første arkivboks.

Det må førast liste over samtlige arkivstykker og materialet skal overførast til kommunen sitt bortsettingsarkiv etter avtale med arkivansvarleg. Overføringa skal dokumenterast i WebSak.