OPPSETT - BRUKEN AV ARKIVNØKLAR OG ANDRE SYSTEM FOR OPPBEVARING AV DOKUMENT

GENERELT

ORDNINGSPRINSIPP FOR DOKUMENTASJON

OPPSUMMERING ORDNINGSPRINSIPP

PRIMÆRE OG SEKUNDÆRE SYSTEM

PRINSIPP FOR ORDNING OG OPPSTILLING

DESIMALSYSTEMET SOM REKKEORDNING

BRUK GODKJENT ARKIVNØKKEL

TILPASS NØKKELEN TIL EIGA VERKSEMD

OPPSETT I FYSISK ARKIV

OPPSETT I FAGSYSTEM OG SPESIALARKIV

GENERELT (Tilbake)

Det er eit krav at saksarkivet i eit offentleg organ skal vera oppstilt etter ein godkjent emnebasert arkivnøkkel og at det skal utarbeidast systematisk ordna oppstillingsplanar for alle register og dokument som ikkje inngår i saksarkivet (Forskrift om offentlege arkiv §§2-3, 2-5). Desse oversiktene samlast i arkivplanen, slik at ein får ein samla oppstillingsplan over materialet i dei ulike arkiva.

Oppsett vil innehalda oversikt over:

• Arkivnøkkel for saksarkivet, som spesifiserer bruken av arkivnøkkelen
• Oppstillingsplanar for fagsystem og spesialarkiv som gir ei oversikt over oppstillinga av materialet i desse arkiva og dokumentasjon over elektroniske databasar som gjer det mogeleg å nytte dette materialet ved bortsetting og fjernarkivering etter ordinær bruk.

Dei ulike systema som brukast for arkivering kallast også for ordningssystem. Ordningssystema som deler dokumentasjonen inn i fornuftige grupper eller klassar med namn eller nummerering av dei ulike klassane, kallast for klassifiserings- eller klassifikasjonssystem. Trass i visse retningslinjer er det ikkje alltid gitt etter kva for prinsipp og system dokument skal arkiverast og det kan vera fleire aktuelle alternativ. Det kan derfor vera nyttig med ein gjennomgang av ulike ordningssystem for dokumentasjon.

ORDNINGSPRINSIPP FOR DOKUMENTASJON (Tilbake)

Inndeling og rekkeordning av dokument

Saksdokument arkiverast etter forskjellige prinsipp og det kan ofte vera tvil om kva for system som er det beste med tanke på rask og enkel gjenfinning av dokumentasjonen. Utgangspunktet for all arkivering er at gjenfinninga, og med det ordning og oppstilling, må basera seg på eit eller fleire kjenneteikn ved kvart enkelt dokument. Både faste opplysningar i brevhovudet som finnast på dei fleste dokument, og det enkelte dokumentets innhald og form kan brukast som prinsipp for arkivering.

Kjenneteikn ved dokument som gir grunnlag for arkivering:

Alle desse opplysningane kan brukast som val av ordningsprinsipp, og dei gir grunnlag for å dela dokumentasjonen inn i ulike arkiv med ulik ordning og oppstilling. Opp gjennom historia har det vore mange ulike system, og fleire endå i bruk. Kvar verksemd må sjølv finna ut kva for ordningsmåte som er mest praktisk for ulike typar arkivmateriale. Når ein har bestemt seg for kva kjenneteikn som er mest nyttige å bruka som arkiveringsgrunnlag på ulike typar dokumentasjon, er ein kome fram til ei hovudinndeling av materialet. Deretter gjeld det å finna fram til ei fornuftig oppstillingsplan eller rekkeordning av dokumenta i arkivet. For at arkiveringa skal vera personuavhengig, bør ein basera seg på velkjende system for arkivering, og bruka offisielle standardar der det finnast.

Fast opplysningar i eit dokument som kan gi grunnlag for ordning:

• Korrespondansepartnar er anten avsendar eller mottakar av dokument. Desse opplysningane kan gi grunnlag for å samla all brevveksling med kvar korrespondansepartnar for seg, uansett kva for tema breva handlar om. Dette er eit av dei tidlege ordningsprinsippa for arkivering av brevpost, og mykje brukt på korrespondanse med forretningssamarbeidspartnarar. Prinsippet kallast gjerne for objektarkivering fordi domkumentasjonen blir lagt på korrespondanseobjektet. Rekkeordninga (oppstillinga) vil som oftast vera etter alfabetsystemet (namnet på korrespondansepartnar). Noregs Standardiseringsforbund har utgitt ein standard for alfabetiseringsreglar, NS 4103. Nokre større kundearkiv kan også ha ei geografisk inndeling av korrespondansepartnarar, til dømes fylke og kommunar.
• Datonummerering. Datoen på dokumentet kan gi grunnlag for kronologisk arkivering av dokumentasjonen etterkvart som han blir skapt. Alt på 1500-talet vart kopi av utgåande korrespondanse i det dansk-norske embetsverket ført kronologisk i inn i kopibøker, og dokument arkivlagt etter ekspedisjonsdato. Kronologi eller datoarkivering, er strengt tatt ei slags for kontinuerleg nummersystem, og meir eit rekkeordningsprinsipp enn eit ordningssystem. Datoarkivering blir i dag som regel brukt i kombinasjon med andre system, og egnar seg best for indre ordning i kopibøker og saksmapper.
• Journalnummer har vore mykje brukt som utgangspunkt for arkivering. Så tidleg som i 1740-åra kom det retningslinjer for journalføring i statsforvaltninga, med det resultatet at korrespondansen blei arkivert etter journalnummer på det enkelte brev innanfor kvart år. Prinsippet var altså ein kombinasjon av to fortløpande nummersystem: Dato og løpenummer i journalen. Hovudinndelinga var kronologisk (år), medan rekkefølgja, eller rekkeordninga for arkiveringa, var journalnummer.

Etter kvart er det kome fleire andre nummersystem i bruk i tillegg til dato og journalnummer. Nokre av dei mest vanlege som identifikasjonsnummer og hierarkiske nummersystem er knyta til objekt eller emne som framgår av innhaldet i dokumenta.

Innhald i eit dokument som kan gi grunnlag for ordning:

• Objektet som dokumentet gjeld er grunnlaget for eit ordningssystem. I ein del samanhengar kan det vera nyttig å samla all informasjon om eit objekt for seg, uavhengig av emne. Det sentrale er « kven» dokumentet omhandlar, ikkje kva for sak det gjeld. Objektet kan vera person, bygning, stad, anlegg, utstyr, prosjekt m.m., og dokumentasjonen om kvart enkelt objekt det dreier seg om blir arkivert samla. Rekkeordninga ved slik objektarkivering vil variera etter kva for objekt det dreier seg om, men prinsippet er at kvart objekt vil ha ein unik identifikasjon. Dokumenta kan vera arkiverte etter alfabet, etter ulike nummersystem, eller ved ein kombinasjon av desse. Kodane kan vera sjølvkonstruerte som prosjektkodar, eller basert på offisielle standardar og system for identifikasjonsnummer, som fødselsnummer (NS 4059:1973), personnummer, foretaksnummer, registreringsnummer på køyrety og gards- og bruksnummer på bygningar m.m. Innafor mappene for kvart objekt blir dokumenta gjerne lagt etter dato eller journalnummer.

I kommunalforvaltinga blei objektarkivering vanleg rundt århundreskiftet (1800-1900), og prinsippet er i dag svært utbreidd i fagsystem og spesialarkiv , som i mange offentlege verksemder er dei store arkivseriane. Pasientarkiv, klientarkiv, eigedomsarkiv og personalarkiv er døme på slike spesialarkiv.

Å arkivera etter eining eller objekt uansett emne, kallast gjerne dossierprinsippet.

• Eit av dei viktigaste grunnlaga for inndeling og arkivering av korrespondanse har etterkvart vorte emnet eller temaet som dokumentet omhandlar. Prinsippet med emnearkivering er at dokument som omhandlar same dokument arkiverast samla. Kva innhaldet dreier seg om er utgangspunktet for arkiveringa.
• Etter som arkivnøklar vart hovudsystemet for ordning av korrespondansen, vart tidelinga i desimalsystemet norma for emnenummerering og rekkeordning. Prinsippet vart lagt til grunn for ein norsk standard for arkivnøkkel som vart utarbeida av Noregs Standardiseringsforbund. Sjølv om standarden fyrst vart utarbeida for handels- og industribedrifter, vart han også lagt til grunn for utarbeiding av arkivnøklar til bruk i det offentlege. I fylgje desimalsystemet skulle oppgåver og saksområde delast i ti klassar, kvar klasse i ti hovudgrupper, kvar hovudgruppe i ti grupper osv. Arkivkodane for dei ulike emnene kom fram av inndelinga. Den siste reviderte utgåva NS 4138:1997, har fire faste klassar for eigen administrasjon og seks ledige klassar som kan brukast etter behov for fagområda.

Delvis på bakgrunn av norsk standard er det i dag utvikla fleire arkivnøklar til bruk i offentleg forvalting. Meir om dette nedanfor.

Forma til dokumentet kan også gi grunnlag for ordning:

• Format kan vera eit praktisk utgangspunkt når ein skal arkivera dokument i enkelte samanhengar. Protokollar, kart, teikningar m.m. har til dømes ofte format som krev særskilde oppbevaringstilhøve, og det er tradisjon for å oppbevara kart og teikningar i spesialskap og rullar. Rekkeordninga for desse seriane kan variera, men det kan vera ulike kombinasjonar av målestokk, nummer, objekt og geografisk system.
• Redaksjonell form eller type dokumentasjon kan også vera viktig. I enkelte tilfelle kan det vera praktisk å samla enkeltsaker som er spesielt viktige eller som er emnemessig einsarta, som juridisk dokumentasjon (avtalar, kontraktar, polisar osv.) attestar, rekneskapsbilag, einsarta søknader m.m. og oppbevara desse for seg. Rekkeordninga for slike arkivseriar vil variera. Juridisk dokumentasjon kan leggast på avtalepartnar, rekneskapsbilag arkiverast etter fortløpande nummersystem innanfor rekneskapsåret, søknader kan arkiverast alfabetisk på personnamn osv.
• Lagringsmedium kan også vera viktig for utskilling i eigne seriar. Film, foto, lydband og til dels edb-materiale krev andre oppbevaringsforhold enn papirdokument. Det er derfor vanleg å skilja ut foto- og lydsamlingar i eigne arkiv, med sine særskilde ordningsmåtar.

Edb-registrering og elektronisk lagring av dokument har skapt ny debatt om framtidas ordningssystem. Bruk av saksnummer over dokumentnivå knyter dokument saman til saker utan bruk av arkivnøkkel og objektkodar. Førebels gjeld enno dei tradisjonelle ordningsprinsippa i dei fysiske arkiva. Men fleire hevdar at utvida søkekriterium i elektroniske journalar og databasar vil føra til at ein går tilbake til utgangspunktet med kronologisk arkivering av dokument etter løpenummer eller etter saksnummer innanfor året. Strekkodar er vist til som eit døme på framtidas arkivkoder.

OPPSUMMERING ORDNINGSPRINSIPP (Tilbake)

Det er mange ulike prinsipp og system som har vore brukte, og som kan brukast og kombinerast for arkivering av dokument. Dei einaste lovbestemte krava er at saksarkivet i alle offentlege organ skal bruka ein godkjend emnebasert arkivnøkkel, men elles står fritt til å bruka andre ordningssystem i register, i fagsystem og spesialarkiv. Formålet er å finna fram til den beste og mest praktiske arkiveringsmetoden. Ordningssystema må derfor vera tilpassa typen materiale dei blir brukt på, dei må vera personuavhengige, gi mest mogleg grunnlag for identifisering og gjenfinning av dokumentasjon, og vera enkle i bruk.

Dersom vi reknar datoarkivering som eit nummersystem, og korrespondanseprinsippet som objektarkivering, kan vi få følgjande enkle oversikt over ein del viktige ordningsmåtar for inndeling av arkiv og rekkeordning (oppstilling) av dei enkelte arkiva.

Eksempel på arkivdel, ordningsprinsipp og rekkeordning:

PRIMÆRE OG SEKUNDÆRE SYSTEM (Tilbake)

Det er ikkje alltid krav om strukturert arkivering gjer det naudsynt å dela inn arkivet i ulike arkivdelar. Ein kan ivareta dette omsynet innanfor eit emnebasert arkiv ved bruk av sekundære arkivkodar. Personalmapper kan til dømes oppbevarast i saksarkivet under emnekoden personalmapper. Mappene er likevel ordna og oppstilte etter objekt, i dette tilfellet fødselsnummer på person. Mappene vil difor vera knyta til to kodar. Emnekoden er den primære koden for personalmappa, og viser at mappa oppbevarast i emnearkivet. Objektkoden vil vera sekundærkode.

Dersom personalmappa skiljast ut som eigen arkivdel, i form at eit sjølvstendig personalarkiv, vil objektkoden kunne reknast som primærkode, fordi koden viser at objektarkivet er oppbevaringsarkivet. Her kan dei enkelte sakene bli knyta til to hovud, objektkoden for mappa og emnekoden for saka. Emnekoden vil då vera sekundærkoden.

Organisering av elektroniske dokumentregister

(Denne teoridelen er ikkje ferdigskriven.)

PRINSIPP FOR ORDNING OG OPPSTILLING (Tilbake)

Emne som inndelingsprinsipp

I saksarkivet held ein alle dokument som omhandlar same emne (saksområde) samla, slik at ein har ei samla oversikt over saker og dokument innanfor det enkelte saksområde. Utgangspunktet for arkiveringa er kva (kva for saksområde) dokumentet handlar om, ikkje kven det kom frå (korrespondansepartnar), eller kven det handlar om (objekt). Den enklete saksmappa skal vera komplett og innehalda både inn- og utgåande dokument og interne notat som er viktige for saka.

Det er arkivnøkkelen som gir oversikt over emna og med det oppsettet i det fysiske saksarkivet. Emna har ei hierarkisk inndeling i overordna klassar med underordna hovudgrupper, grupper og eventuelt undergrupper. Arkivnøkkelen skal vera tilpassa behova til kvar enkelt verksemd, og klassar og grupper skal dekka alle oppgåver og saksområde. Emnedisposisjonen skil mellom dei interne oppgåvene (administrasjon, drift og forvalting) som samlast i eigne klassar som kallast fellesklassar, og fagområda som kallast fagklassar. Prinsippet er at dersom eit dokument gjeld ei sak innafor fellesklassane, skal det arkiverast på aktuelt emne i fellesklassedelen.

Desimalsystemet som rekkeordning (Tilbake)

Rekkeordninga i alle arkivnøklar er tidelinga i desimalsystemet (10=deci) frå 0 til 9. Saksområda på øvste nivå er dermed delt i ti klassar. Kvar klasse er delt i ti hovudgrupper, og kvar hovudgruppe er delt i ti grupper osv. Alle hovudgrupper og grupper er bundne til det overordna klassenivået:

Eksempel: 354= klasse 3, hovugruppe 5, gruppe 4

Den konkrete oppstillingsplanen for saksarkivet vil gå fram av den aktuelle arkivnøkkelen som blir brukt. For at den fysiske arkiveringa skal bli best mogeleg:

• Bruk godkjent arkivnøkkel
• Tilpass arkivnøkkelen til eiga verksemd
• Lag oppsett i fysisk arkiv i tråd med nøkkelen

BRUK GODKJENT ARKIVNØKKEL (Tilbake)

Det er fleire standard arkivnøklar i bruk i offentleg forvalting i dag.

• Felles arkivnøkkel for statsforvaltinga er basert på den eldre utgåva av Norsk standard arkivnøkkel, NS 4104:1972. Alle statlege verksemder er pålagde å bruka denne nøkkelen, som holdast ved like av Riksarkivet. Siste utgåva er frå 1989. Fellesnøkkelen har ei detaljert inndeling av tre fellesklassar 1-2, medan dei enkelte verksemdene sjølve er pålagde å utarbeida fagklassane.
• NKS arkivnøklar for kommunane og for fylkeskommunane. Desse arkivnøkkelstandardane vart utvikla av Norske kommunars sentralforbund (no KS). Kommunenøklane hadde to fellesklassar 0-1, fylkeskommunenøkkelen tre 0-2. Felles for begge nøklane var at fellesklassane og fagklassane var spesifiserte og utbygde på førehand. Sjølv om nøklane er gått ut av produksjon og KS ikkje held dei ved like, er det fleire kommunar og fylkeskommunar som bruker eigenreviderte utgåver av kommunenøklane, av større kommunar m.a. Oslo, Bergen, Trondheim og Stavanger.
• K-kodenøkkelen er utarbeida av Kommunanes Sentralforbund som erstatning for dei eldre NKS-arkivnøklane, og brukast i dag av mange kommunar og fylkeskommunar. K-kodane er ei blanding av alfa-desimalsystem, med desimalsystem for fellesklassar og bokstavklassar for fagområda. Dermed får ein 37 klassar mot norsk standard og desimalsystemets 10 klassar. Rekkeordninga av klassane i hovudgrupper og grupper bygger på desimalsystemet. Som NKS-nøklane er klassar, grupper og hovudgrupper definerte på førehand og må følgjast av alle som brukar nøkkelen. I tillegg til emnekodane er det eit sett av tilleggskodar som brukast i kombinasjon med felles- og fagklassar, som ei ekstra hjelp i klasseringa av dokument.
• Arkivnøkkel for energiverk er utarbeida av Noregs Energiverksforbund (no Energiforsyningas fellesorganisasjon, ENFO) i 1993.Nøkkelen følgjer delvis Norsk standard, med tre fellesklassar 0-2, men med to blandingsklassar av fag- og fellesklassar 3-4, i tillegg til fagklassane 5-9. Nøkkelen er i bruk i mange offentlege energiverk.
• Norsk standard NS 4138:1997, er den reviderte utgåva av norsk standard for arkivnøklar, og erstattar den tidlegare standarden NS 4104:1972. I den nye standarden er dei fire fyrste klassane 0-3 reserverte for fellesklassane. Desse er underoppdelte til og med hovudgruppenivå. Den vidare underoppdelinga av fellesklassane kan gjerast etter behov, og utbygging av dei seks tilgjengelege fagklassane tilpassast fagområda til den enkelte verksemda.

TILPASS NØKKELEN TIL EIGA VERKSEMD (Tilbake)

Avhengig av arkivnøkkelstandard, må den enkelte verksemda sjølv tilpassa eit ferdig standardoppsett. Dersom det ikkje er ein eigen faginstans, som eit byarkiv eller eit IKA som leier arbeidet, bør det settast ned ei eiga arbeidsgruppe som består av arkivpersonale og sakshandsamarar som arbeider seg gjennom forslaget. Det er viktig at dei som arbeider med forslaga har den naudsynet opplæringa og kunnskapen om arkivnøklar, og at det blir gitt tilstrekkeleg opplæring til personalet når nøkkelen er ferdig til bruk.

Tilpassing av ferdige standardoppsett

Ved bruk av K-kodenøkkelen eller andre fullstendige nøkkeloppsett, er utgangspunktet ein nøkkel med klassar og grupper tilpassa heile den kommunale forvaltinga. Dei færrast vil ha bruk for alle desse emneområda. For å unngå mange ubrukte saksområde og tomme mappeoppsett:

• Merk av klassar, hovudgrupper og grupper i standardnøkkelen som verksemda har behov for. Hugs at nøkkelen skal spegla arbeidsområda til heile verksemda. Skriv ut eigen nøkkel og lag oppsettet i det fysiske arkivet i tråd med dette.

Lag gjerne utfyllande venstresidekommentarer. I mange tilfelle kan det til dømes vera aktuelt å presisera kva for dokumentasjon som skal arkiverast under enkelte arkivkodar.

OPPSETT I FYSISK ARKIV (Tilbake)

Oppsettet i det fysiske arkivet følgjer arkivnøkkelen. Ein må sjølv finna ut kor mange «overskrifter» i form av faner ein har behov for i oppsettet. Dette bør spesifiserast i arkivplanen, spesielt dersom det blir brukt fagkodar slik som dømet nedanfor viser. Kodane er henta frå K-kodenøkkelen.

OPPSETT I FAGSYSTEM OG SPESIALARKIV (Tilbake)

I mange høve er det meir praktisk å arkivera dokumentasjon på andre måtar enn etter emne. Dette gjeld spesielt for fysiske objekt som personar, bygningar m.m., kor ein ønskjer all dokumentasjon om objektet samla. Fleire av desse seriane er skilde ut som egne spesialarkiv. Etter ”Forskrift om offentlege arkiv” skal det lagast systematiske oppstillingsplanar for alle register og dokumenter som ikkje inngår i saksarkivet.

Det er mange ulike måtar slike oppstillingsplanar kan lagast på. Enkelte planar inneheld detaljerte krav til oppstilling som er langt meir omfattande enn t.d. arkivserieopplistingar. Nokre av desse er gitt ut som egne hefter, som t.d. retningsliner for arkivering av PPT-journalar, mapper i barnevernet, personalsaker, pasientjournalar, m.m. Nokre nøyer seg med å vise til arkivserieplanen, dersom oversikten her viser ordningsmåte for dei ulike seriene, mens andre vil utarbeide samlet oversikter for alt materialet i et eige oppsett i arkivplanen.

I det minste bør oppstillingsplanane for kvart arkiv med eigen ordningsmåte omfatta ordningsprinsippet og kva for type dokumentasjon som skal arkiverast etter det skisserte prinsippet.