Oversikt over hva som skal bevares / kasseres.
Personalmappene inndeles i henhold til oppsett/anbefaling fra IKA Trøndelag (inntil 13 forskjellige mapper pr.person) i tillegg til evt. historisk mappe.
Her listes de 13 mappene opp
Bevares:
Kopi av stillingsannonse – Søknaden med CV/vitnemål/attester– Ansettelsesbrev, bekreftelse på stilling og arbeidskontrakt (fornyelser)– Lønnsmelding / ansiennitet / forhandlinger– Attester: Legeattest, politiattest (makuleres; Med hjemmel i § 9 i lov 04.12.1992 nr 126 om arkiv fastsetter Riksarkivaren at slik attest kan kasseres når det ikke lenger foreligger et adminstrativt behov for å ha den tilgjengelig)– Taushetserklæring, sikkerhetsklarering, m.m.– Pensjonsforhold – Vedtak om redusert arbeidstid– Særskilte avtaler om godtgjørelser og stipend– Permisjoner med ansiennitetstap / uten lønn– Bekreftelser kompetansegivende opplæring / kurs– Helseforhold, tilpasset arbeid, attføring, m.m.– Tildelte hederstegn– Anmeldelser, disiplinærtiltak, avskjed – Oppsigelse og sluttattest – Eventuell korrespondanse vedrørende fratredelsen – Disiplinærsaker finnes både i personalmappen og i sakarkivet til organet. Dersom den ansatte måtte fratre sin stilling på grunn av disiplinærsaken, skal dokumentene angående dette være å finne i personalmappen i ettertid.

Kasseres (da papirarkiv ble benyttet):
Dersom følgende dokumenter legges i personalmappen, kan de kasseres ved avsluttet tjenesteforhold (etter regnskapsforskriften og Riksarkivarens retningslinjer):
• Korrespondanse ang. sykemeldinger
• Korrespondanse vedrørende godtgjørelser (stedfortreder/overtid)
• Permisjoner uten ansiennitetstap (med lønn)
• Permisjoner ved sykdom, fødsel, velferd (følger reglementet)
• Militærtjeneste

Visma HRM tar vare på flg. informasjon, og dette legges ikke inn i den elektroniske personalmappa i ESA :
• Fravær
• Lønnsutbetaling, lønnstrekk, forskudd på lønn, timelister, skattekort
• Lån, stipendier
• Meldinger til pensjon, punchegrunnlag m.m.