Målsetting
Rauma kommune skal utføre arkivarbeidet i samsvar med lover og regler som gjelder for området.
Arkivplanen skal klarlegge delmål og arbeidsmål, som gjør at Rauma kommune når det overordnede målsettingen.
Planen skal resultere i effektiv dokumentbehandling, som tilfredsstiller kravene til både interne og eksterne brukere.
Juridiske krav
Arkivloven med forskrifter er et rammeverk rundt alle arkivrelaterte spørsmål i kommunal forvaltning; fra dokumentene oppstår som ledd i den daglige virksomheten, til de blir plassert i fjernarkiv og gjort tilgjengelig for ettertiden. Arkivplanen for Rauma kommune skal til enhver tid fremme denne loven sine intensjoner.
Forvaltningsloven setter krav til effektiv og sikker saksbehandling i offentlig forvaltning. Loven setter krav til arkivene i forhold til:
- tilgjengelighet (oversiktlige og ryddige arkiv)
- trygghet (sikker oppbevaring av opplysninger underlagt taushetsplikt).
Arkivplan for Rauma kommune skal sørge for at arkivene tilfredsstiller disse kravene.
Offentlighetsloven sier at forvaltningen sine saksdokumenter er offentlige, så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Arkivplanen skal sørge for at Rauma kommune praktiserer rutiner som samsvarer med kravene i denne loven.
Funksjonell og rasjonell saksbehandling
- informasjonen skal være lett tilgjengelig
- dokumentasjonen skal være ordnet på en slik måte at det sikrer en forsvarlig saksbehandling
- godt utbygde arkivrutiner skal lette den daglige saksbehandlingen.
Bevaring og historikk
Etterhvert som arkivene mister sin administrative verdi, øker den historiske verdien. Ingen andre steder vil lokalsamfunnet være bedre dokumentert enn i kommunearkivene.
Arkivplanen gir påbud om rutiner som gjør at dagens materiale vært oversiktlig og lett tilgjengelig for ettertiden. Den skal også gi klare retningslinjer for den dokumentmengden som alt er av historisk verdi.
Det samlede antall arkivplaner vil speile administrative og arkivorganisatoriske endringer i kommunen opp igjennom historien.
