ÅNDALSNES UNGDOMSSKOLE

Inngående post

E-post.: All e-post til skolens hovedadresse kommer direkte til rektor,undervisningsinspektør, og forkontor. Rektor ønsker å ta seg av den, og ordner med kopier og distribusjon/oppfølging. Denne posten blir vanligvis ikke registrert. Noe e-post kommer bare til rektor og/eller uinsp.

Papirpost: Kommer i postkassa på skolen ca kl 12 -13. Blir tatt inn av uinsp. eller meg, avhenger av om jeg er på skolen 2. halvdel av dagen eller ikke. Posten blir da liggende på mitt skrivebord til jeg er tilbake neste dag. Fra morgenen av eller etter mat. Det medfører at post ikke blir distribuert før etter mat hvis jeg først kommer på ungdomsskolen da. Det kan lage problemer særlig når møteinnkallinger er sendt i seneste laget. Selv om jeg prøver å prioritere posten, er det slett ikke uvanlig at jeg blir pålagt å prioritere andre ting, og jeg får ikke åpnet posten før sist på dagen. Jeg jobber 2 formiddager og 3 ettermiddager på ungdomsskolen, og må ordne mine rutiner etter det. (ca 52 % stilling).
Jeg åpner posten og sorterer det som skal reg. og ikke. Det som skal registreres stemples/registreres på data.
Med reg,nr. Fra. Dato. Mottatt dato. Innhold/tekst. Arkivnr.
Vi har mye post som er konfidensiell. Det meste gjelder ansatte og elevene. På postlista blir disse anonymisert.
Disse listene skrives ut med jevne mellomrom og legges kronologisk i Post/Inn-perm sortert på år. Dataregistreringen fungerer veldig fint til å søke etter innkommet post.
Er det flere mottakere/gjelder flere ansatte, blir det skrevet ved stempelet og haket ved kopiering. Da ser en hvem som har fått kopi. Orginalen blir så lagt i dagens postmappe. Denne går på sirkulasjon til: rektor, uinsp. rådgiver og så tilbake til meg. Dersom det er behov, har disse ført opp andre som skal ha kopi, evt. andre beskjeder. Dette ordner så jeg når mappa er tilbake i min posthylle. Orginalen blir så lagt i arkivet eller til videre behandling. Vi har egne elevarkiv med mappe til hver elev. Sortert på klassetrinn. Og eget arkiv som gjelder ansatte. Fag- og personarkivene er således adskilt.

Pakkepost: Vi får pakkevarsel i posten. Ingen gode rutiner for henting. Hvem har tid og bil i dag eller denne uka?. Velvillig hjelp fra vaktmester når denne har kunnet hjelpe. Pakkene kan av og til være for tunge å hente for meg. Ofte er det papirmateriell/brosjyrer til alle elevene og lignende.

Utgående post

E-post: Utgående e-post blir bare i enkelte tilfeller registrert.

Papirpost: Det føres maken system på utgående post som på inngående, med nummerregistrerte postlister. Kopier legges i nr.rekkefølge i UT-bok og kopi til arkivet. Postlister i egen perm for utgående post.
Vi har ikke et ”100%” –system, men prøver å bli flinkere, og ser viktigheten av å kunne dokumentere sending av viktige papirer.

Pakkepost: Ingen gode rutiner. Hvem har tid og bil i dag? Vaktmester er ofte redningen.

Det blir mange flytende overganger når det gjelder ”post” fra/til lærerne og administrasjonen.

Kontakt som gjelder undervisningen blir ikke registrert.