Sektor - enhet

JA

JA

Nøkkel

Beskrivelse

Pleie-, rehabilitering og omsorg

 Jfr. prosedyre - Dokumentasjon av nødvendig helsehjelp i pasientjournal.

 Fysisk arkiv og plassering

Låsbart

Skap

Låsbart

Rom 

Ordnet etter

Personopplysningsloven §§ 8 og 9 og pasientrettighetsloven §3.6

 Jotunhaugen sykehjem

x

x

Etternavn, fornavn

Dagarkiv pr avdeling, paisentjournal – beboere

  Hjemmesykepleien

x

x

Etternavn, fornavn

Dagarkiv pr sone for mottakere av tjenter    fra hjemmesykepleien,  pasientjournal

Jotunhaugen sykehjem – eget rom i kjelleren, bortsettingsarkiv,  for Sykehjemmene Jotunhaugen og Lyngholtet, i tillegg til Bofellesskapene.

Journalmapper for døde personer som har fått vedtak om tjenester fra kommunen(tjenestekontoret).

Mapper/arkiv for personer som ikke lenger har tjenester/hjelpemidler fra Ergoterapitjenesten.   

x

Etternavn,

Fornavn

Bortsetting av journalmapper for personer som er døde og som har fått tjenester fra kommunen.

Samlet i avlåst rom i kjelleren inntil oversendelse til IKA Opplandene

Tiltak:

Sortering og pakking    for overføring til fjernarkiv IKA Opplandene.

Fjerning/makulering av    det som i utgangspunktet har vært (saksbehandler dokumenter og som finnes i    andre arkiver)

Lyngholtet sykehjem

X

X

Etternavn, fornavn

Dagarkiv pr avdeling for   pasientjournaler til beboere.

Moen Sykehjem

x

x

Etternavn, fornavn

Dagarkiv pr avdeling for   pasientjournaler til  beboere.

Moen Sykehjem – korttidspasienter -

x

x

Etternavn, fornavn

Dagarkiv i resepsjonen for korttidspasienter -   pasientjournaler

Moen Sykehjem - eget rom   i kjelleren for bortsetting inntil oversendelse til IKA Opplandene

x

Etternavn, fornavn

Bortsetting   pasientjournaler for personer som er døde.    Avlåst rom i kjeller inntil oversendelse til IKA Opplandene.

Tiltak:

Må ryddes, gamle   saksbehandlingarkiver (dokumenter som er lagret i annet hovedarkiv), må   makuleres fjernes.

System for oppbevaring   av vederlagsberegning.  Sjekke loven   krav til oppbevaring.

Moen Sykehjem – merkantile kontorer

X

X

Etternavn, fornavn

Saksbehandlerarkiv for   arbeidsavtaler/oppfølging av ansatte. 

Dagarkiv for   vederlagsberegninger 2014 – 2016.

Tiltak:

Mappene skal makuleres   når ansatte slutter.  Dokumentene skal   være skannet og ligger i websak/personalmappe.

Arkivkrav til   vederlagsberegning må sjekkes.  Gjelder   både dagarkiv og bortsettingsarkiv i kjeller.

Sætre Sykehjem

x

x

Etternavn, fornavn

Dagarkiv pr avdeling for   beboere, pasientjournal

Sætre Sykehjem - eget   rom i kjelleren for bortsetting inntil oversendelse til IKA Opplandene

x

Etternavn, fornavn

Bortsetting   pasientjournaler for personer som er døde.    Avlåst rom i kjeller inntil oversendelse til fjernarkiv IKA Opplandene

Tjenestekontoret    saksbehandling

x

x

Etternavn, fornavn

Dagarkiv alle vedtak om   tjenester fra Pleie-, rehabilitering og omsorg.

Journalmapper for   personer som er døde blir samlet i kjelleren på Jotunhaugen sykehjem inntil   oversendelse til IKA Opplandene.

Familie og Helse

Psykisk helse

Samtaletjenesten, 2. etg. Helsehuset 

Helsestasjonen – ordinær

X

x

X

x

Etternavn, fornavn

Fødselsdato

Dagarkiv– avsluttes etter omorganisering    fra okt 2015.

Tiltak:   

Gjennomgås/ryddes og pakkes for    oversendelse til IKA Oplandene (2016)

Dagarkiv for Rustjenesten og prosjekter i    regi av rustjenesten

Dagarkiv for helsestasjonstjenesten – alt    fra

Øvre Sandbakken (digitalt arkiv fra 2010)

- Dagarkiv for    klientjournaler før 2010.

- Dagarkiv for    tidligere prosjekter (Arena/KART)

X

X

Klientnr i Gerica

Etternavn, Fornavn

Vedtak, klientjournaler og IP-planer.  Alt blir digitalisert og lagt i Gerica

Dagarkiv, fortsatt nødvenig for vedtak og    tjenester før digitalt arkiv 2010.

Tiltak:

Dagarkiv for avsluttede prosjekter må    gjennomgås i hht lov om oppbevaring/dokumentasjon for kommunale tjenester og    oppfølging av klienter.

Dagarkiv for klientjournaler for 2010 må    gjennomgås, journaler på klienter som ikke lenger har tjenester fra kommunen    skal fjernarkiveres sendes IKA Opplandene.

Barnevern

Dagarkiv – rom i 2 etg.    Helsehuset.

Det er adgangskontroll    inn til enheten og videre låst rom for oppbevaring av hengemapper i    karusell. I karusellen er alle aktive saker.

I samme rom blir alle    avsluttede/henlagte saker arkivert i bokser og satt i hyller, sortert etter    fødsels mnd/år.

Fjernarkiv IKA    Opplandene

X

Fødselsdato

Fødselsmnd/år

Fødselsmnd/år

Adgangskontroll i hele etasjen.  Kun navngitte personer har adgang.

Mappe blir som regel opprettet når    undersøkelse er ferdig og saken går videre til tiltak.

Mappene er sortert etter fødselsdato og    henger etter dato i mnd; altså alle som er født den 1., så den 2. osv.

Dersom undersøkelse henlegges blir    dokumentene lagt i arkiv.

Sendt til Fjernarkiv i uke 9/2016

Alle klientmapper på barn født før    31.12.92.  BV-loven åpner for    ettervern frem til barnet fyller 23.

Helsestasjon

Fulldigitalt arkiv i    HSPro fra 2011

Dagarkiv med journaler    for dokumenter innkommet før 2011.    

Fødselsdato

Fødtselsdato

Rutiner for skanning og journalføring av    all dokumentasjon rundt barna.

Rutiner som gjøres 1 gang pr år:

Journaler/mapper på barn som ikke lenger    følges opp av helsestasjon blir gjennomgått, plukket ut av dagarkivet og    satt i bokser , klare til oversendelse til IKA Opplandene for    fjernarkivering

Kultur

Objektarkiv fysisk plassering

Flyktningtjenesten

Dagarkiv med egen mappe   pr introdeltager

Kjeller rådhuset –   bortsettingsarkiv

X

Etternavn, fornavn

Rutiner for rydding/arkivering av mapper   når personen er ferdig med introperioden.   

Tiltak:

Pakkes og ordnes i arkivbokser før   oversendelse for fjernlagring til IKA Opplandene, 1 gang pr år.

Oppfølgende team – unge enslige flyktninger

Saksbehandler arkiv

Informasjon som er nødvendig for oppfølging   av den enkelte.  Mappene makuleres når oppfølging   er over.  Nødvendig dokumentasjon i   henhold til loven er lagt i Socio.

Tiltak:

Lage rutine for hvordan denne praksisen   håndtere og etterleves.

NAV – kommunal sosialtjeneste

Låst skap

Låst rom

Dagarkiv – Klientarkiv   for alle aktive stønadsmottakere. NAV 2 etg. Amundsengården

Bortsettingarkiv i kjeller Amundsengården med   adgangskontroll. 

x

x

Fødsels dag/mnd

Adgangskontroll inn i bygg og enhet.   Elektronisk system med kort for å åpne klientarkivet fysisk.

Alle klientmapper før 2008 (endring av   organisering Nav reformen) er arkivert i skap med karuseller (brukt i   sosialtjenesten før 2008). I tillegg er klientmapper på avsluttede saker,   lagt i hyller, stablet i hauger, uten særlig orden for gjenfinning.  Det er også satt vekk endel ringpermer uten   at det er noe synlig system for gjenfinning.

Tiltak:

Ryddes, gjennomgås, kasseres det som   ikke skal arkiveres og få på plass et system for gjenfinning. 

Oppvekst

Låst skap

Låst rom

Elevarkiv ved alle skolene i kommunen

Dagarkiv med mapper pr   elev med dokumentasjon før 1.2.2013.

x

x

Fødselsdato

Fra 1.2. 2013 er alle elevmapper digitale   og ligger på lukket sone i websak.

I 2015 ble alle eldre elevmapper pakket og   sendt til IKA Opplandene

Kommunale barnehager.

Kopiarkiv for vedtak   gjort av gjort av PPT – Dagarkiv og fjernarkiv i PPT.

Kopiarkiv på vedtak og oppfølging blir   makulert når barnet er ferdig i BH

Fra 1.2. 2013 blir alle barnehage barn   opprettet med digitale mapper som følger barne hele veien frem til avsluttet   skolegang.

Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT)

- Dagarkiv Mapper på   alle elever i BH og skole som har oppfølging fra tjenesten

- Bortsettingsarkiv   (Oppsamling for overføring til IKA   Opplandene) i bomberom/arkivlokaler i kjeller på Kommunehuset Folkvang

x

X

Fødselsdato

Området har adgangskontroll.

I dagarkivet står alle elever med aktive   saker.

Samler mapper, pakker i bokser,  for elever som er ferdig med grunnskolen,   overføres iKA Opplandene ca 1 gang pr år.

Administrasjon

Objektarkiv fysisk plassering

Låst skap

Låst rom

Overformynderiet –

Avsluttet

Står i låst rom hos   arkivtjenesten.

X

Mynglings- nummer

Ved overgang til Fylkesvise overformynderi,   ble alle nødvendige dokumenter for de som fortsatt var under overformynderiet,   skannet og lagt i database os Fylkesmannen

Fysiske mapper er pakket og gjort klart for   oversendelse til IKA Opplandene.

Personalarkiv

Sentralt arkiv over alle   ansatte i kommunen frem til 2012. Fysisk papirarkiv er plassert i Lønningsenheten   i 4. etg. Amundsengården

Fra 1.9.2012 er alle   personalmappene digitale (se beskrivelse på innhold til mappa)

x

x

Fornavn, etternavn

Personalarkivet er ikke skannet og fortsatt   i daglig bruk.

Mapper for personer som slutter skal   sorteres ut og fjernarkiveres IKA Opplandene.

Landbruksenheten:

Gårds- og bruksnummerarkiv:

Dagarkiv, kompaktreoler   i arkivrom i kjeller på Folkvang. 

x

Gnr/Bnr

Eldre enn 10 år – fjernarkivert IKA   Opplandene.

Vei arkiv

Arkivskap i 2. etg.   G.fløy Folkvang

Byggesak, plan og delingsarkiv er skannet og alle   orginalene er sendt til IKA Opplandene.   

Full digitalisert etter skanning og   overgang ............

Eiendomsstaben

Låst skap

Låst rom

Eiendomsarkiv

- Verdipapirer pr eiendom som skjøter

FDV dokumentasjon for de ulike bygg

x

Gnr/Bnr

Adgangskontroll

Arkiv for alle kommunale eiendommer