|
FØREMÅL: Føremålet med desse retningslinene er å sikra at vi har eit regelverk og ein felles praksis for handsaming av papirbasert og elektronisk lagra klientmapper i barneverntenesta, og at desse er innanfor ramma av gjeldande lovar, forskirfter og retningsliner. DEFINISJONAR: Henlagt sak: Melding som ikkje blir følgt opp i ei undersøking etter lova § 4-3 skal definerast som ein ”henlagt sak”. Avslutta sak : Saker der barneverntenesta ikkje lenger har eit lovpålagd ansvar for å følgja opp barnet skal definerast som ei avslutta sak. Dvs. når eit tiltak opphøyrer, familien flyttar til ein annan kommune, eller ei undersøking blir henlagt. Barnevernmappe (klientmappe): Dvs. mappe i barnevernarkivet på enkelt barn. Ordna etter eit objektkriteritum (personnr). Desse prinsippa gjeld både for papirarkiv og digitalt arkiv i Visma Samhandling Arkiv. Tilsynsmapper : Dvs. fysiske mappen i barnevernsarkivet på barn som er under omsorg av andre kommunar som Klepp kommune har tilsynsansvar for. PERSONREGISTER: Barnevern- og tilsynsmapper er personregister og kjem dermed inn under reglane i personopplysningslova. REGISTRERING AV MELDINGAR: Meldingar til barneverntenesta om barn sin omsorgsituasjon skal registrerast i fagsystemet Familia. Henlagte meldingar skal oppbevarast hos barnverntenesta i eit år, deretter skal meldingar på papir makulerast. Slike meldingar i fagsystemet skal avsluttast. Meldingar som er klart ubegrunna td. framsatt for å driva sjikane, og meldingar som har å gjera med forhold som fell utanfor barnevernlova sitt ansvarsområde som td. Meldingar som gjeld personar over 18 år, skal avsluttast/makulerast. OPPRETTING AV BARNEVERNMAPPE (klientmappe): Overordna prinsipp er at all dokumentasjon om eit barn primært skal arkiverast ein stad. Det skal opprettast ei klientmappe for kvart barn som har ei sak til handsaming hjå barneverntenesta. Det same gjeld for tilsynsmapper. Henlagte meldingar skal avsluttast i fagsystemet Familia og evt. papirversjonar skal makulerast etter eit år. Desse skal oppbevarast samla utanfor klientmappa. For innhald i barnevernmapper (klientmapper) sjå arkivsere. InnsynKrav om innsyn skal handsamast etter reglane om partsinnsyn i forvaltningslova §§ 18-21, personopplysningsloven § 18 og aktuelle paragrafar i offentleglova §§ 3-27 (link til lovar). Dersom vilkåra for partsinnsyn er tilstede kan klient, advokat eller fullmektig (etter forvaltningslova § 12) be om å få tilsendt dokument i kopi. For å vurdera krav om innsyn skal Barneverntenesta motta skriftleg førespurnad om dette. Svar frå Barneverntenesta skal vera skriftleg. Innsynsaker er enkeltsaker etter offentleglova og skal ikkje arkiverast på klientmappa viss klienforholdet er avslutta. Td. om klienten er vaksen og ønsker innsyn i mappa si eller vil klage på det barnevernet gjorde i klienten sin barndom. Da skal saka i kommunen sitt sakarkivsystem. Viss klientforholdet fortsatt er aktivt kan arkiveringa skje i klientmappa. Når ein klient ønsker innsyn (partsinnsyn) skal dette primært skje ved at vedkommende eller denne sin fullmektig/advokat, saman med saksbehandlar hos barneverntenesta, gjennomgår mappa i barneverntenesta sine lokaler. Alternativt kan barneverntenesta senda ei dokumentliste kor klient, fullmektig eller advokat kan kryssa av for nokre dokument dei vil ha kopi av. Ved flytting til annan kommune Original dokument skal ikkje avhendast ved flytting til anna kommune. Nye kommune kan på førespurnad få kopi av aktuelle dokument. Saksbehandlar er ansvarleg for å gjera dei aktuelle vurderingane her. Bruk av telefaks ved overføring av opplysningarDet skal som hovudregel aldri sendast personsensitive opplysningar over telenett eller Internett. Dette fordi telefaks benytter åpne linjer som det er enkelt å tappe eller avlytte, og fordi avsender lett kan sende opplysningene til feil mottakar.Viss telenett eller Internett brukast til å senda dokument skal ein som hovudregel nytta krypteringsverktøy hjå avsendar og mottakar.Dersom det er av vital betydning for barnet eller saka er slike at opplysningar må utleverast straks og ein må bruka opne linjer skal hovudregelen fravikast slik:
- Lag ein arbeidskopi av originaldokument
- Personopplysningar om barnet skal sladdast frå arbeidskopi
- Arbeidskopi kan sendast over telefaks
- Mottaker må stadfesta telefonisk at opplysningane er kommet fram
- Arbeidskopi skal makuleres etter overføringa
Bruk av e-post ved overføring av opplysningar:Det skal ikkje oversendast eller utarbeidast dokumenter via e-post. Føresatte, samarbeispartnarar evt. andre må gjøres merksame på dette. ARKIVERING AV BARNEVERNSMAPPER
Frå 1. februar 2014 er hovudregelen at barneverntenesta i Klepp kommune har heilelektronisk klientarkiv i Visma Samhandling Arkiv (Noark5). Dette systemet har relasjonar til fagsystemet Visma Familia. Alle dokument skal produserast i Familia og via ein automatisert dokumentfangst arkiverast i Visma Samhandling Arkiv.For klientforhold som fortsatt er på papir og som skal avsluttast på papir for å vera komplette. Gjeld følgande: Barnevernsmapper skal arkiverast som ein eigen arkivserie. Mappene skal vera ordna alfabetisk. Krav til arkivlokaler følgje arkivforskrifta §§ 4-1 og 4-3. Adgang til arkivlokalet gis av arkivansvarleg. Dersom saksbehandlar har aktive saksmapper på kontoret sitt skal desse oppbevarast nedlåst. Nøkkelen til skuffer/skap skal vera innelåst i arkivet.
Bortsettingsarkiv/arkivdepotAlle klientsaker på papir som ikkje har vært aktive de siste 12 månader etter at klientforholdet er slutt, skal overførast til kommunen sitt bortsettingsarkiv og overførast til arkivdepot hjå Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS etter 25-30 år.Digitalt klientarkiv:Frå Visma Samhandling Arkiv skal det regelmessig kjørast avleveringar til arkivdepot hjå Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS på avslutta klientforhold. Kommunen si sentrale arkivteneste er ansvarleg for dette. Avlevering til arkivdepot må berre gjerast på klientforhold som er heil avslutta (ved. død, 25 år eller har flytta frå Klepp og kjem aldri tilbake). Barneverntenesta skal ein gang i året senda over informasjon til kommunen si sentrale arkivteneste over klientforhold som er heilt avslutta. BEVARING, ARKIVAVGRENSING OG KASSASJON Arkiv i barneverntenesta skal handsamast etter minimumskrava i bevarings- og kassasjonsbestemmingane til Riksarkivaren av 1. februar 2014 § 4-12 pkt. 9. Dei forholda som blir lista opp i pkt. 9 er minimumskrav knyttast til dokumentasjon som skal bevarast. Ut over dette kan barneverntenesta saman med arkivtenesta i kommunen (gjerne i samråd med IKA) gjera vedtak om at også andre dokumenttypar som ein ser det formålstnleg å ha skal bevarast. Slike kommunale bevaringsbestemmingar må dokumenterast i arkivplanen. Dette er ikkje til hinder for at ein som ein del av post- og ekspedisjonsrutinane til barneverntenesta kan gjera arkivavgrensing etter § 3-19 i arkivforskrifta. |
