Daglig oppfølgingskontroll og kvalitetssikring for arkivpersonell

• Arkivpersonellet søker frem alle journalposter med status F eldre enn 5 dager for endelig journalføring. Dokumentstatus settes til J for journalført. Påse at det blir pdf/a-format.
• Arkivpersonellet søker frem alle inngående journalposter med status S for endelig journalføring eller for kontroll av offentlighetsvurderte journalposter. Kontroller evt. tilgangskode som er benyttet.Dokumentstatus settes så til J for journalført.
• Arkivpersonellet søker frem alle saker med status Reservert sak for å sette disse til status " Under behandling". Påfør korrekt arkivkode, sjekk evt. offentlighetsvurdering.
• Arkivpersonellet søker frem alle journalposter med status E for ekspedert av saksbehandler og journalfører med status J.
• Arkivpersonellet skal journalføre og kvalitetssikre alle innskannede dokumenter
• 2 stk. av arkivpersonellet skal kvalitetssikre offentlig journal før utlegging på nettet, jfr egen punkt nedenfor.
• Arkivpersonellet søker frem "Ferdigmeldte saker" (status F- Kan avluttes) og setter status til A (sak avsluttet ).
• Arkivtjenesten skal alltid forsikre seg om at saksbehandler/leder har ekspedert riktig versjon av dokumentet.
• Arkivpersonellet søker frem alle "utsjekkede dokumenter" og undersøker med saksbehandler om dokumentene kan sjekkes inn i ePhorte igjen. Søkets navn: Utsjekkede dokumenter.
• Sjekk alltid: selve tekstdokumentet (at evt vedlegg faktisk forefinnes)
• Sjekk alltid at dokumentet forefinnes i arkivformat (pdf/a)

Kvalitetssikring av journalen ifb med ferdigstilling

Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres 4 dager etter at et dokument er ferdigstilt for utsendelse eller at et inngående dokument er blitt registrert av saksbehandlere/ledere. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:

• at journalposten er knyttet til riktig sak
• at evt avskrivning er utført
• at offentlighetsvurdering er gjennomført
• at evt tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
• hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må det spesielt kontrolleres at arkivkode og sakstittel er riktig, samt at det faktisk skal opprettes en ny sak

Kontroll med reserverte saker

Arkivtjenesten skal daglig utføre søk på saker med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen.

Arkivtjenesten skal se til

• at offentlighetsvurdering er gjennomført, og riktig skjerming av avsender/mottaker, arkivkode, saksnummer, tittel og innhold er gjort
• at arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak opprettes
• at saken er knyttet til riktig arkivdel
• at saken har fått riktig arkivkode

Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange "tomme" reserverte saker eller journalposter. Evt. i samråd med saksbehandler sørge for sletting hvis det er nødvendig.

Kontroll med reserverte journalposter (konsept).

Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på journalposter med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen.

Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange uaktuelle reserverte dokumenter.

Alle skal utøve restansekontroll ved daglig å utføre søket "Egne restanser"

I tillegg skal arkivet skrive ut og fordele restanselister 4 ganger pr år (mars, juni, september og desember), Jfr Arkivloven med forskrifter § 3-7 .

Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

NB! Alle brukere av ePhorte skal utføre søket "Mottatte journalposter"