Oppfølgingskontroll for saksbehandlere

• Saksbehandlere skal daglig søke fram "Mottatte journalposter"
• Saksbehandlere skal daglig søke fram "Egne restanser"
• Saksbehandlere skal daglig søke fram "Forfallsliste", hvor denne brukes.
• Saksbehandler skal alltid forsikre seg om at det er riktig versjon av dokumentet som blir ekspedert.
• Saksbehandler skal alltid sette status "F" på ferdigbehandlede journalposter når dokumentet er ekspedert.
• Saksbehandler skal jevnlig sjekke menyvalget "Utsjekkede dokumenter" for å sikre at ingen dokumenter ligger som konsept, og dermed ikke er sjekket inn i databasen.
• Saksbehandler skal sjekke at alle journalposter er korrekt avskrevet (flagg fjernet).
• Saksbehandler skal selv sørge for at mottatt e-post som blir ledd i saksbehandlingen, blir journalført i ephorte.

Restansekontroll

Alle skal utøve restansekontroll ved daglig å utføre søket "Egne restanser"

Før en ansatt slutter, plikter denne å kjøre ut sine restanser og informere leder om ubesvarte saksdokumenter samt merke saker som er ferdigbehandlet med status "Marker som ferdig" slik at arkivpersonalet kan avslutte saken.

Forfallskontroll

Alle har ansvar for å registrere og følge opp eventuell forfallsdato som er angitt av avsender på mottatte dokumenter.

Saksbehandlere og ledere kan selv registrere forfallsdato for å lette oppfølging av behandlingsfrister.

Alle plikter selv å utføre søket "Forfallsliste". Søket viser alle mottatte journalposter hvor behandlingsfrist er utløpt eller kommer til å utløpe kommende 14 dager.

OBS – kontroll

Alle har ansvar for å registrere og følge opp saker som er påført en OBS-dato.

OBS-dato kan benyttes når en ønsker at saken skal fremhentes.

OBS-kontroll utføres ved å utføre søket " Oppfølging av saker" som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene.