|
Oppfølgingskontroll/kvalitetssikring - ledere
- Ledere skal daglig søke frem "Mottatte journalposter"
- Ledere skal daglig søke frem "Egne restanser"
- Ledere skal daglig søke frem "Forfallsliste"
- Ledere skal daglig søke fram under Ledersøk - "Ufordelte JP" og fordele disse riktig saksansvarlig/saksbehandler
- Ledere skal daglig søke fram alle journalposter som er midlertidig journalført og offentlighetsvurderer disse postene.
- Leder søker fram alle saker for godkjenning ved søket "Felles søk" - "Til godkjenning". Søkets navn"Til godkjenning". Ved godkjenning av JP (godkjenn/returner) skal alltid leder skrive en kommentar samt hake av for "varsle med e-post".
- NB! Alle brukere av ePhorte skal utføre søket "Mottatte journalposter".
Restansekontroll Alle skal utøve restansekontroll ved daglig å utføre søket "Egne restanser" Før en ansatt slutter plikter denne å kjøre ut sine restanser og informere sin leder om ubesvarte saksdokumenter. Saker som er ferdig behandlet skal settes med status "Marker som ferdig" slik at arkivet kan avslutte disse saksmappene. Leder har plikt til å sørge for at den ansatte som skal slutte gjennomfører sine oppgaver som beskrevet i rutinene. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.
Forfallskontroll Alle har ansvar for å registrere og følge opp eventuell forfallsdato som er angitt av avsender på mottatte dokumenter. Saksbehandlere og ledere kan selv registrere forfallsdato for å lette oppfølging av behandlingsfrister. Alle plikter selv å utføre søket "Forfallsliste". Søket viser alle mottatte journalposter hvor behandlingsfrist er utløpt eller kommer til å utløpe kommende 14 dager.
OBS-kontroll Alle har ansvar for å registrere og følge opp saker som er påført en OBS-dato. OBS-dato benyttes når en ønsker at saken skal fremhentes. OBS-kontroll utføres ved å utføre søke " Oppfølging av saker" som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene. |
