|
OPPBEVARING OG SIKRING - RETTLEIANDE RUTINER Arkivlokaler Utstyr Sikring av personell og dokument ARKIVLOKALER
Krav og fristar
Alle arkivskaparar har plikt til å sørge for tilfredsstillande oppbevaringstilhøve for sine arkiv. Rom som vert brukt til oppbevaring av arkivmateriale skal tilfredsstille krava til arkivrom i Forskrift om offentlege arkiv (kap. IV). Forskrifta har ikkje tilbakeverkande kraft. Arkivskaparar som ikkje tilfredsstiller krava ved det tidspunkt forskriftene låg føre, skal oppfylle krava så snart det er praktisk og økonomisk gjennomførbart. Alle arkivlokale i nybygg skal tilfredsstille krava. Alle arkivlokale skal oppfylle krava seinast innen 13 år etter at forskrifta tok til å gjelde (2012).
Utforming og dimensjonering
Ved planlegging av arkivrom skal ein ta rom for framtidig tilvekst. Golv og reolar i arkivlokale skal ha stor nok bereevne til å tåle belastninga av arkivmaterialet. Reolar og hyller skal vere lagd av ikkje-brennbart materiale (tilsvarande flammelakkert stål). Hyllene bør vere regulerbare i høgda og hyllelengda bør vere ein meter. I spesialrom for arkiv må reolar og hyller plasserast slik at materialet ikkje står inntil vegg, tak eller på golv. Nedste reolhylle skal ikkje plasserast nærare golvet enn 10 cm. Hylleavstand til vegg skal vere 5 cm. Lokala skal innreiast med fri golvplass til transport (min. 120 cm.) og reolgangar til framhenting av materialet (min. 70 cm.). Arkivlokala skal vere utstyrt med nødvendig arbeidsplass for arkivpersonalet. Dersom dette ikkje er teknisk mogleg, skal arbeidsplassen vere i umiddelbar nærleik av arkivlokalet. Arkivlokala skal vere utstyrt med tilstrekkeleg lys av godkjent kvalitet.
Sikring mot vatn og fukt
Arkivlokale skal generelt vere slik plassert og utforma at vatn og fukt ikkje trengjer inn. Lokale som kan trugast av overfløyming kan ikkje brukast til arkivrom. Spesialrom for arkiv skal ikkje innehalde vannførande rør eller radiatorar. For mellombelse løysingar som ikkje tilfredsstiller dette kravet, skal lokala utstyrast med fuktfølar, stengeventil og alarm.
Sikring mot brann og varme
Arkivlokale skal generelt vere sikra mot brann og skadar som følgje av sterk varmeutvikling. Det skal ikkje vere anna elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for drifta i lokalet. Det elektriske anlegget skal vere etter forskrifter om branntrygge lokaler. Røyking er ikkje tillate i noko arkivlokale. Alle arkivlokale skal utgjere eigne separate brannceller. Vanlege kontorrom som oppbevarar daglegarkiv skal ha brannmotstandsevne min. A30 eller B30.
Spesialrom for bortsettingsarkiv skal ha brannmotstandsevne min. A60 eller B60.
Arkivskap som blir nytta til bortsetting og eldre arkiv skal ha motstandsevne min. A 90. Spesialrom for arkiv skal ha motstandsevne min. A120. Måling, golvbelegg og anna må vere av ein slik art at det ikkje fremjar brannspreiing. Lokalet skal varmast opp med varmekablar i golv, alternativt med eigne vernekonstruksjonar eller varmluftsanlegg som ikkje medfører brannfåre. Alle spesialrom skal ha automatisk brannalarm tilknytt brannvesenet og det skal vere installert handsløkkingsapparat. Spesialrom skal ikkje ha vindauge og dei skal vere utstyrt med sjølvlukkande dør.
Klimatisk sikring
Arkivlokale skal generelt vere sikra mot skadar på materialet valda av temperatur, fukt, forureining og støv. Alle arkivlokale skal ha fast reingjering. Temperaturen og klima skal vere mest mogleg konstant. I kontorlokale som inneheld papirmateriale skal temperaturen vere mellom 18-20 grader. I spesialrom for arkiv som inneheld papirmateriale og elektroniske materiale skal temperaturen vere stabil rundt 15 grader. Den relative fukt skal vere stabil mellom 40-60% for papir og 50% for elektronisk materiale. I spesialrom for oppbevaring av foto og film skal temperaturen vere stabil mellom 6-8 grader. Fargenegativer og lysbilder skal oppbevarast under temperatur på minus 5 grader. Den relative luftfukta i rom for oppbevaring av foto skal vere stabil mellom 25-30%, medan det for nitratfilm og våtplater krevst luftfukt mellom 30-40%.
Sikring mot innbrot og ulovleg tilgang til materiale.
Alle arkivlokale skal vere sikra mot innbrot og mot at uvedkomande kan få tilgjenge til materialet. Alle arkivlokale skal ha reglar for tilgangen til lokale. Spesialrom for arkiv skal sikrast med særskilt innbrotsalarm.
Ettersyn
Alle arkivlokale skal ha fast tilsyn og skal kontrollerast med jamne mellomrom med omsyn til sikringstiltaka. UTSTYR
Innkjøp
Ved innkjøp av utstyr skal ein så langt råd nytte seg av inngåtte rammeavtaler. Arkivtenesta gir råd om godkjente kvaliteter o.a.
Bestandighet
For alt materiale som skal oppbevarast for ettertid skal det nyttast godkjent lagringsmedium. Foto, film og elektronisk materiale skal konverterast over til anna lagringsbestandig medium i den grad det er nødvendig for bevaringa.
Papirkvalitet
Papir som lagringsmedium skal vere arkivhaldbart (permanent papir) etter internasjonal standard ISO 9706.
Elektroniske dokument
Elektronisk lagringsmedium kan berre nyttast dersom dei er basert på system, rutiner og format godkjente av Riksarkivaren til dette bruk.
Mikrofilm
Mikrofilm kan berre erstatte originaldokument på papir dersom dei følgjer Riksarkivarens krav til rutiner og kvalitetssikring for dette bruk.
Foto
For oppbevaring av fotografi skal det brukast syrefrie konvolutter o.a. utstyr som tilfredsstiller Riksarkivarens krav til oppbevaring av slikt materiale.
Skrivemateriell
Merking av omslag, mapper, boksar o.a. som skal takast vare på, skal skje med lysbestandig blekk.
Arkivskap
Arkivskap skal vere låsbart. Arkivskap til daglegarkiv skal ha brannmotstandsevne A30 eller høgare. Arkivskap som brukast til oppbevaring av bortsettingsarkiv og eldre arkiv skal ha brannmotstandsevne A 90 eller høgare.
Boksar og anna oppbevaringsutstyr
Arkivboksar og oppbevaringsutstyr skal vere syrefrie, tette, med fast lokk og utan metall. Pappen skal tilfredsstille internasjonal standard for dette.
Hyller og reolar
Hyller og reolar skal vere av flammelakkert stål, eller materiale med tilsvarende brannmotstand og bereevne. SIKRING AV PERSONELL OG DOKUMENT
Teieplikt Alle arbeidstakarar har teieplikt etter forvaltningslova og dei særlover deira arbeidsområde kjem inn under. Tilgjenge Fysisk arkivmateriale skal oppbevarast i avlåste skap så langt det er tenleg. Kun arkivtenesta har tilgjenge til arkivskapa. Sakshandsamarar skal ha tilgang til materiale som er nødvendig for at dei kan utføre sine arbeidsoppgåver. Fortruleg informasjon skal kun gjevast til den som har autorisasjon for dei aktuelle opplysningar. Tilgjenge til elektronisk materiale regulerast av datatryggleikstiltak for dette.
Kontortryggleik
Fortruleg materiale som er under sakshandsaming skal oppbevarast nedlåst etter arbeidstid. Datautstyr skal vere avslått / utlogga ved pausar og etter arbeidsslutt. Datatryggleik
Kvar dag skal det takast tryggleikskopi av all ny arkivverdig dokumentasjon.
Det skal vere utarbeidd rutiner for å hindre uautorisert tilgang gjennom passordbruk, gradert tilgang, loggesystemer o.a. Alle program skal vere utstyrt med automatisk viruskontroll. |
