|
PERSONALARKIV - JOURNALFØRING, INNSYN OG ARKIVERING
Tilsettingssaker Kodast under gruppe 41 i K-kodane (Tilsetjingar og engasjement) og plasserast i saksarkivet. Personalsaker Kodast avhengig av kva saka dreier seg om og plasserast i personalarkivet. Konsesjonsplikt Alle virksomheiter plikter å ha eit personalregister med ajourførte opplysningar om dei tilsette. Både elektroniske og manuelt førte registre er unnteke frå konsesjonsplikt, men det finnes begrensningar for kva registrene kan innehalde. Ordning Personalmappene ordnast alfabetisk og eiga gruppe for lærarar i det fysisk plasserte arkivet. I det elektroniske personalarkivet(ESA) ordnes personalmappene etter forskjellige tilgangsgrupper for kvar etat. Betjening
Postppning og betjening av personalarkivet skjer av dokumentsenteret. (Forvaltningslovens § 13 b pkt. 3). Tilgangen skal begrensast til eit nærare antall personer. Innsyn
Ansatte kan kreva å få innsyn i deler av eiga personalmappe, (interne dokumenter er unnteke), men dei kan ikkje kreva å få den utlevert. Ta eventuelt kopi (jfr. Person- opplysningslova § 18 og forvaltningslovas § 18). Alle har rett til å veta kva slags type opplysningar som er teke inn i personalmappa etter pers.oppl. § 18 2. ledd. Politikere
Politikere har rett til å gjere seg kjent med dokument knytta til ein konkret sak som er til behandling, men dei kan ikkje kreva å få utlevert heile personalmappar. Unnteke offentlighet/heimelhenvisning
I tilfelle krav om innsyn fra offentlighet henviser man til korrekt paragraf i offentleglova med tilhøyrande bestemmelse. Eks. på paragrafer: § 14 ledd interne dokumenter § 13 opplysningar som er undergitt teieplikt i lov eller i medhald av lov § 23 forsvarlig lønns- og personalpolitikk ( lønnsforhandlingar/krav) § 25 pkt dokument som gjelder tilsetjingar eller forfremmelse Eksterne konsulentar
Offentleglova og forvaltningslovas bestemmelser gjeld uavkorta ved bruk av eksterne konsulentar . Fullmakt
Dei tilsette kan gi andre fullmakt til innsyn i personalmappa, dette skal gjerast skriftleg. Innsynsretten gjeld då på samme vilkår som for den tilsette sjøv, dvs. interne dokument er unnteke for innsyn. Utlån
Heile personalmappar skal ikkje lånast ut, kun dei dokument som det er behov for kan lånast ut, eventuelt kan kopi av dokumenta utleveres (Jfr. Forvaltningslovas § 13). Disiplinærsaker
Disiplinærsakar krever spesiell aktsomhet. Normalt blir dei berre arkivert i personalmappa(i lukka konvolutt eller særskilt omslag). Dersom det ut i frå saksbehandlingen kreves at saka må leggjast i saksarkivet skal den anonymiserast. Dersom det er fare for bevisforspillelse i ei disiplinærsak, skal slike opplysningar oppbevarast i særskild fortrulig arkiv så lenge dei er aktuelle. Deretter overførast dei til personalarkivet. Sikkerhet
Personalopplysningar skal oppbevarast på ein betryggjande måte jmfr. Forvaltningslovens § 13 c. Fysisk plassert personalarkiv skal som eit minimum oppbevarast i særskild låsbart arkivskap. Dokumenta skal også oppbevarast nedlåst hjå saksbehandlar. Slutta tilsette
Mapper på slutta tilsette skilles ut og settes bort når det foretas ordinær periodisering. Personalarkivet er knytta til den enkelte virksomhet og skal ikkje overførast. Ved tilsetting eller overføring til andre avdelingar eller etater endres tilgangsgruppa i personalmappa. Bevaring/kassasjon
Personalmapper for ansatte skal bevarest. Brevjournal/postliste
Brevjournal/postliste blir ført i lag med den offentlege postjournalen for Klepp kommune og innbindast kvart år. tilbake |
