| Saksarkivet skal dokumentere saksbehandling og oppfølging av administrative og politiske vedtak. Alle arkivskapere i fylkeskommunen skal ha saksarkiv og det skal være ordnet etter samme arkivnøkkel for hele fylkeskommunen. Alle saker som er til behandling skal arkiveres i saksarkivet, med de unntakene som går frem av arkivserieoversikten.
|
SpesialarkivSpesialarkivene samler saker om spesielle saksområder, som blir skilt ut fra saksarkivet når ett av tre vilkår er til stede:
- sakene har en lengre aktiv periode enn det som er vanlig
- sakene krever spesielt trygg oppbevaring
- når mengden av disse sakene er blitt så stor at det er upraktisk å oppbevare dem i saksarkivet.
Opprettelse av nye spesialarkiver skal godkjennes av arkivleder. Fylkeskommunens arkivleder skal uttale seg om spørsmålet. Følgende saksområder skal arkiveres i spesialarkiv:
- Personalsaker med varig virkning for ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold skal arkiveres i sentralt personalarkiv. Saker som dokumenterer forhold som bare har kortvarig virkning (f.eks. velferdspermisjoner, kursdeltakelse o.l.) skal arkiveres i saksarkiv eller i lokalt personalarkiv der dette finnes.
- Saker som inneholder sensitive opplysninger om enkeltpersoner skal arkiveres som egne serier. Dette gjelder bl.a. elevarkiv.
Fullstendig oversikt over spesialarkivene, se: Arkivserier
ProtokollerMøtebøker, kopibøker og postjournaler bindes inn før bortsetting. For mer detaljer om hver protokoll som produseres, se: Arkivserier |
