Digital utsending via SVAR UT:

Tysnes kommune skal bruka SvarUt ved utsendingar av brev. Dersom det ikkje skal/kan sendast med SvarUt er det eit unntak, og skal i minst mulig grad forekoma. 

 Når me nyttar SvarUt går sendinga digitalt til KS (kommunenes sentralforbund) som handterer det vidare. Sendinga kan då gå til Altinn, dersom mottakar ikkje har E-boks eller Digipost.

 Dersom brevet vert sendt til Altinn og brukaren ikkje opnar brevet, vert det printa og sendt til mottakaren etter 40 timar. (eks laurdag og søndag).

 Dersom mottakar av brevet har oppretta Eboks eller Digipost, vert brevet sendt til den. Då er det mottakar sjølv som er ansvarleg for brevet. Det blir ikkje sendt noko papirvariant av brevet.

Bruk av Digital postkasse er ei trygg sending, det betyr at me også kan senda sensitiv informasjon her.

-         Alle offentlege instansar

-         Private verksemder og organisasjonar

-         Brev til private ( eks. personalpost, løyver med vidare)

1. Dersom de søkjer fram frå enten folkeregisteret eller enhetsregisteret, må de huska at mottakar

   alltid må stå med full adresse

2. Dersom forsendingmåten er SvarUt, treng ein ikkje føreta seg meir, dersom adressen er henta inn gjennom folkeregisteret eller enhetsregisteret
3. Det er svært viktig at sakshandsamar føl opp punkta med å søkja opp og leggja inn adresse før oversending til godkjenning.
4. Når brevet er ferdig skal det sendast til leiar for digital godkjenning og ekspedering.
5. Dersom brevet skal tilbake til sakshandsamar skal det veljast godkjenn og returner sakshandsamar for ekspedering.
6. Dersom brevet er godkjent, skal det veljast: Godkjenn og ekspeder digitalt. Dette er viktig, for det uløyser ei oppgåve som går til arkivet for vidare tilretteleggjing til arkivet.
7. Brevet du har sendt digitalt, legg seg på oppgåvelista di under Andre oppgåver, med meldinga: Forsendelsen er blitt utført. Føl med på den lista.
8. Brevet skal ikkje ha signatur. Linja om at brevet er elektronisk godkjent må stå.

E-signering:

Dersom me nyttar oss av e-signering er det same framgangsmåte som ved SvarUt, men me nyttar ein annan forsendelsesmåte.

Når me nyttar e-signering har me to ulike måte me kan få signatur på:

I-signering = Individuelt på kvar sitt dokument

A-signering = Alle på same dokument

Me kan nytta e-signering på bl.a følgjande dokument:

I-signering:

-         Tilsetjingsskriv

-         Barnehageopptak

-         Singering av møteprotokoll

-         Alle avtaledokument

A-signering:

-         Barnehageopptak der mor og far skal signera kvar for seg

-         Signering av møteprotokoll etter kommunestyret der 3 representantar skal signera protokollen

Utsending per e-post

E-post er ein endeleg kommunikasjonsform, det betyr at skriv sendt per e-post går ikkje til print om dei ikkje vert lesne.

-         Utsendingar som ikkje innheld sensitiv informasjon

-         Ved utøving av forvaltningsmynde bør digital post nyttast føre e-post.

-         Masseutsendingar slik som t.d. møtereferat, møteinnkallingar med vidare.

Dersom dokumentet har ein unnatekeparagraf i ESA, dvs. er unnateke frå off, kan ein ikkje senda brevet ut gjennom e-post, og forsendinga vil feila. Dette er ein ekstra sikkerhet på at me ikkje kan senda unnateke dokument pr. e-post.

1. Legg inn e-post adresse®.
2. Når de har funne mottakar, husk å gå inn i mottakarbildet, og legg inn kva for forsendingsmåte de skal senda på. Mao de må alltid gå inn i mottakarfeltet, og bestemma forsendingsmåte.
3. Me skal nytta valet: E– E-post.
4. Det er svært viktig at sakshandsamar føl opp punkta med å søkja opp og leggja inn adresse før oversending til godkjenning.
5. Når brevet er ferdig skal det sendast til leiar for digital godkjenning og ekspedering.
6. Dersom brevet skal tilbake til sakshandsamar skal det veljast godkjenn og returner sakshandsamar for ekspedering.
7. Dersom brevet er godkjent, skal det veljast: Godkjenn og ekspeder digitalt. Dette er viktig, for det uløyser ei oppgåve som går til arkivet for vidare tilretteleggjing til arkivet.
8. Brevet du har sendt digitalt, legg seg på oppgåvelista di under Andre oppgåver, med meldinga: Forsendelsen er blitt utført. Føl med på den lista.
9. Brevet skal ikkje ha signatur. Linja om at brevet er elektronisk godkjent må stå.

Utsending per brev:

Brev kan framleis nyttast dersom SvarUt eller e-post ikkje er teneleg.

1. Legg inn post adresse.
2. Når de har funne mottakar, husk å gå inn i mottakarbildet, og legg inn kva for forsendingsmåte de skal senda på. Mao de må alltid gå inn i mottakarfeltet, og bestemma forsendingsmåte.
3. Me skal nytta valet: B– Brev.
4. Det er svært viktig at sakshandsamar føl opp punkta med å søkja opp og leggja inn adresse før oversending til godkjenning.
5. I brevmalen skal de sletta standardtekst: Dokumentet er elektronisk godkjent, og krev difor ingen signatur.
6. Når brevet er ferdig skal det skrivast ut og leggjast til leiar for godkjenning og signering.
7. Dersom brevet vert ekspedert direkte frå sakshandsamar skal brevet signerast av sakshandsamar.

Brevet skal leggjast vidare i papirformat til fellestenesta som ev. sender ut brevet, (det er ok om det er sakshandsamar som legg i konvolutt) og arkiverer brevet.

[1] Det er lov å bruka hovudet og lokalkunnskap.

[2] Dette er viktig dersom brevet går til manuell utsending om det ikkje vert lese digitalt.