Før systemet tas i bruk, skal det være utarbeidet en instruks for organet som beskriver oppbygningen og bruken av det elektroniske arkivet. For bruk av Noark-baserte systemer skal instruksen blant annet spesifisere følgende:

1. Hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir

Alle saker/saksdokumenter som journalføres i ePhorte skal som hovedregel kun lagres elektronisk.

Risør kommune oppbevarer i tillegg papirversjonen av alle undertegnede avtaler. Disse avtalene skal først skannes og journalføres i saksmappe hvor avtalen gjelder.

I tillegg skal avtalen skannes og journalføres i sak 2006/1096. Original papirversjon av avtale oppbevares i perm i fjernarkiv ved kommunehuset. Papirversjon av avtaler oppbevares kun så lenge de har en dokumentasjonsverdi for kommunen. Papirversjonen blir ikke avlevert til depot.

2. Hvilke(t) arkivformat(er) som skal brukes

Følgende filer godtas som arkivformat i ePhorte

Videofilmer og lydopptak må avtales direkte med depot (Aust-Agder Museum og arkiv).

3. Dersom dokumenter skal autentiseres med digital signatur: hvilke typer dokumenter som skal autentiseres

Det legges ikke opp til digital signatur i ePhorte. Dersom dette skal tas i bruk må det utarbeides en oversikt over hvilke typer dokumenter som skal autentiseres. Det er mulig å foreta elektronisk godkjenning av egenprodusert dokumentasjon i ePhorte.

4. Retningslinjer for å verifisere at skanning av innkomne dokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før det foretas kassasjon av den originale papirversjonen

Dokumentsenteret kontrollerer at skanningen av innkomne journalførte dokumenter i ePhorte er utført korrekt, dvs. at dokumentet har god kvalitet, er komplett og lesbart.

Saksbehandler kontrollerer at det skannede dokumentet er av god kvalitet, komplett og lesbart så snart som mulig og senest når dokumentet avskrives.

5. Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk

Journalførte og skannede papirdokumenter oppbevares i minimum 1 år før de kasseres. Før kassasjon av de originale papirdokumentene kan foretas skal det kontrolleres i ePhorte for den aktuelle perioden at alle JP/dokumenter er avskrevet av saksbehandler.

Dersom det er papirdokumenter som ikke er avskrevet når kassasjon skal utføres må en kontrollere at aktuelt dokument er korrekt skannet. Dersom skanning er korrekt kan de og kasseres.

Papirdokumentene leveres i lukket makuleringsdunk til profesjonell leverandør av makuleringstjenester. Papirdokumentene skal tilintetgjøres slik at det ikke er mulig å gjenskape det opprinnelige innholdet

6. En plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot.

Risør kommune tok i bruk ePhorte som fullelektronisk arkiv i 2006. Det ble foretatt skarpt periodeskille i forbindelse med overgangen fra papir til fullelektronisk arkiv.

6.1 Periodisering av saksarkiv

I ePhorte periodiserer vi arkivdelen SAK, altså arkivet ordna etter K-koder, hvert fjerde år med 1 års overlappingsperiode. Ny arkivdel får samme navn, men med rekkefølgetall bak (SAK2, SAK3 osv).

Når overlappingsperioden er slutt deles arkivmaterialet etter følgende kriterier:

Saker som ikke har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden, avsluttes og blir liggende igjen i arkivperioden som blir stengt for nye saker og blir historisk database

Saker som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden, regnes som aktive og blir automatisk flytta over i ny arkivperiode.

Presedenssaker og saker som arkivskaperen ønsker å ha tilgjengelig i produksjonsdatabasen, kan overføres til den nye perioden, selv om de ikke har vært aktive i overlappingsperioden.

6.2 Periodisering av objektarkiv

• Arkivdelen ELEV blir periodisert ved at en ved behov setter bort elevsaker på elever som har sluttet på skolen. Disse blir overført egen arkivdel.
• Arkivdelen PERS blir periodisert ved at en ved behov setter bort personalsaker på personer som ikke lenger er ansatt i kommunen. Disse blir overført egen arkivdel.
• Andre arkivdeler som ordnes etter objekt blir ikke periodisert.

 Periodisering av sak-/arkivsystemet skal ellers gjennomføres i samsvar med de reglene som er fastsatt i NOARK

6.3 Avleveringsuttrekk

Fra elektroniske journal- og arkivsystemer skal en arkivversjon deponeres straks en arkivperiode er avsluttet, jf. arkivforskriften § 3-17. Elektroniske dokumenter som er tilknyttet, skal følge med deponeringen. Tilhørende dokumenter på papir skal følge som ledd i den ordinære avleveringen når materialet er ca. 25-30 år gammelt.

Ved avlevering eller deponering skal data eksporteres fra vedkommende system, og konverteres til et standardisert format i samsvar med § 8-10 til § 8-20 i "Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver".

Dette datauttrekket skal overføres sammen med nødvendig dokumentasjon i samsvar med § 8-26 til § 8-30, og bevares uavhengig av det opprinnelige systemet som systemets arkivversjon.