Steg

Beskrivelse

Ansvarlig

Mottak av varsel om innbyggerforslag

• Når en ny sak opprettes på Minsak.no, mottar kommunen et e-postvarsel om dette via postmottak@sandnes.kommune.no.
• Det opprettes ny sak i Public 360 for hvert innbyggerforslag, med ordføreren som ansvarlig.
• E-postvarselet journalføres som første dokument i saken.

Dokumentsenteret

Videreformidling av innbyggerforslag

• Ordfører fordeler til rådmannen/direktør

Ordfører

Videreformidling av innbyggerforslag

• Rådmann/direktør viderefordeler til aktuelt tjenesteområde

Rådmann, Direktør

Ta varsel til orientering

• Saksbehandler ved aktuelt tjenesteområde får dette første varselet via Public 360 som ren informasjon, og trenger i utgangspunktet ikke foreta seg noe annet enn å ta varselet til orientering.

Saksbehandler

Mottak av innbyggerforslag

• Når saken har fått 300 eller flere underskrifter, må initiativtaker sende inn forslaget til kommunen. Dette gjøres fra minsak.no, og kommunen får denne gangen en litt fyldigere e-post med selve saken og alle underskriftene. Denne e-posten journalføres i samme sak som e-postvarselet
• Dersom minsak.no ikke benyttes, opprettes det sak når innbyggerforslaget mottas, som beskrevet under steget «Mottak av varsel om innbyggerforslag». Selve innbyggerforslaget registreres da som første dokument i saken

Dokumentsenteret

Kontroll av vilkår for innbyggerforslag

• Aktuelt tjenesteområde har ansvar for å kontrollere at innbyggerforslaget oppfyller vilkårene for å ha krav på behandling i bystyret.
  • Hvis forslaget ikke oppfylles vilkårene, skal forslagsstiller kontaktes og gis anledning til å rette opp forslaget, i samsvar med vilkårene i kommuneloven § 39 a.
  • Hvis forslaget fremdeles ikke oppfyller vilkårene, kan forslaget avvises. Bystyret skal gis melding om innbyggerforslaget som avvist.

Aktuelt tjenesteområde

Utarbeide sak til kommunestyret

• Når vilkårene for dette er til stede, har aktuelt tjenesteområde ansvar for å utarbeide sak til bystyret med forslag til vedtak i forhold til innbyggerforslaget. Aktuelt tjenesteområde kan velge å fremme et innbyggerforslag til behandling selv om vilkårene for slik behandling ikke er oppfylt.
• Kommunestyresak utformes for fremleggelse senest 6 måneder etter mottak av innbyggerforslaget

Aktuelt tjenesteområde

Oversikt over sakene om innbyggerforslag

• Politisk sekretariat lager oversikt over sakene som registreres på ordfører og følger opp underveis slik at blant annet tidsfrist holdes. Politisk sekretariat har også ansvar for å oppdatere disse rutinene.

Politisk sekretariat