1. Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling, på grunnlag av en forespørsel utenfra eller på initiativ fra organet selv (jf forvaltningsloven og offentlighetsloven). Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet.

2. Konkret: En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter etc. som oppstår og/eller inngår i behandlingen.

3. I Noark: En sak inneholder en eller flere journalposter med tilhørende dokument, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer), og som er beskrevet gjennom en del opplysninger som er felles (saksopplysninger). Sak er en egen tabell i arkivstyringsmodulen.

4. Avklaring i forhold til Forvaltningslova: Arkivering og journalføring vil ikke være avgjørende for hva som er "saken" sine dokument og som partene har krav på etter § 18 i Forvaltningslova. Den administrative registreringen og oppdelingen av saken vil avhenge av praktiske hensyn som ikke nødvendigvis fører til samme resultat som loven (Ref: Norsk Lovkommentar 2002, note 442 til forvaltningsloven)

I arkivsammenheng skiller man mellom enkeltsaker og samlesaker.

Enkeltsak omhandler i regelen en konkret problemstilling initiert eksternt eller internt.

Samlesak omhandler i regelen flere enkeltsaker av beslektet karakter, som det av praktiske eller juridiske årsaker er naturlig å behandle samlet, eksempelvis søknader om kulturstøtte og inntak til skoler og barnehager.

Kommunen bør ha klart definert hva man regner som en administrativ sak. I tillegg må kommunen også definere hvordan man binder sammen beslektede saker eller mindre saker som er knyttet til et overordnet prosjekt, eller en overordnet sak. Man må også å ha referanser til eventuelle tidligere saker dersom man foretar skarpt periodeskille.