Prosedyre for:

Innkjøp av nye fagsytem etc.

Formål:

Alle dokument som inngår i saksbehandling og har verdi som dokumentasjon må sjåast på som journalføringspliktige saksdokument som skal registrerast i postjournal i samsvar med dei krava som Riksarkivaren har fastsett i Noark-standarden. Alle dokument som blir skapt i Klepp kommune som er journalføringspliktige skal altså registrerast i eit Noark-system. Dvs. eit Noark-basert sakarkivsystem eller eit fagsystem som er integrert mot ein frittståande Noark-kjerne. Viss systemet ikkje er arkivgodkjent må dokumenta takast ut på papir. Alle system skal som hovudsak støtta Noark-standarden (Noark5).

Omfattar:

Alle som skal kjøpa inn nye fagsystem som skal brukast i saksbehandling. 

Ansvar:

It-sjef (i samråd med arkivleiar)

Aktivitet:

Kall inn alle aktuelle personar frå starten av slik som it-sjef, innkjøpssjef, systemansvarleg, arkivleiar etc. når du vurderer å kjøpe inn eit nytt system. Det er viktig å legga eit godt og breiast mogleg fagleg fundament for kjøpet.

Viss det nye systemet skal erstatta eit eldre system er det viktig å få laga ein bevaringsvurdering av det gamle systemet viss det ikkje ligg ein slik i kommunen sin arkivplan. Viss det gamle systemet er eit fagsystem som ikkje tilfredsstiller krava i Noark-standarden, skal det lagast eit elektronisk uttrekk/arkivuttrekk av data frå det gamle fagsystemet i SIARD-format. Det er viktig at dette blir gjort før kommunen seier opp avtalar og lisensar i tilknyting til det gamle systemet og etter at det gamle systemet har gått ut av produksjon. Arkivuttrekket skal deretter overførast til Interkommunal Arkiv i Rogaland (IKA) etter faste prosedyrar for godkjenning. Dette skal gjerast via kommunen si arkivteneste.

Fyll ut eit eArkivskjema om det nye systemet og send det til dokumentsenteret. Opplysningane blir deretter lagt inn i kommunen sin arkivplan under fana elektroniske system i samband med at det nye systemet blir satt i produksjon. Ta kontakt med arkivtenesta for å få eit eArkivskjema.

Vedlegg:

eArkivskjema for innsamling av data til arkivplanen. (Link her)

Kompetanse:

Arkivplanlegging, arkivkunnskap og Ikt-kunnskap.

Heimel:

• Forskrift om offentlege arkiv § 4. Arkivplan og internkontroll
• Forskrift om offentlege arkiv § 9. Journalføring
• Forskrift om offentlege arkiv § 11. Krav til system for elektronisk journal og arkiv
• Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglege bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift): § 1-1 og kapittel 3. Krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument (§§ 3-1 til 3-6).