Generelt

I henhold til § 3-1 og 3-2 i forskrift til arkivloven skal all inngående post leveres til arkivtjenesten for videre behandling. Personlig adressert post, dvs. brev der personnavnet er nevnt før navnet på organet, skal leveres uåpnet til adressaten, med mindre organet har inngått avtale med adressaten om at arkivtjenesten kan åpne slik post. Dersom brevet viser seg å være et saksdokument for organet, skal det straks returneres til arkivtjenesten og behandles som post til organet.

Dokument som blir sendt eller mottatt via SMS og e-post, og som må regnes som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandles som andre saksdokument.

Rutine i Molde kommune

I Molde kommune har vi følgende rutine: 

• Post til kommunen kommer til Dokumentsenteret en gang daglig.
• Posten sorteres, og personlig adressert post åpnes ikke og legges direkte i posthyllene til hvert enkelt team/virksomhet.
• Post adressert til kommunen vurderes og åpnes.
• Inngående post sorteres, påføres saksnr. og avd. navn, skanne og føres i ePhorte.
• Molde kommunes elektroniske postmottak (postmottak@molde.kommune.no) åpnes av Dokumentsenteret, som vurderer om meldingen skal registreres i ePhorte:
  • Hvis ja registreres e-posten i ePhorte.
  • Hvis nei, videresendes meldingen til rett mottager/avdeling
• For e-post som kommer direkte til leder/saksbehandler, er vedkommende ansvarlig for å vurdere om meldingen er saksdokument eller ikke. Hvis e-posten er et saksdokument, skal den straks:
  • Importeres inn i ePhorte fra e-post systemet (se egen dokumentasjon).
  • Dokumentsenteret kontrollerer og journalfører e-posten setter status J.
• Rekommandert post åpnes og registreres på lik linje med annen post.
• Post som mottas i møter skal umiddelbart leveres til Dokumentsenteret.
• Tilbud som følge av Anbudsrunde skal ikke åpnes før tilbudsfristen er gått ut, men konvolutten skal stemples med dagens dato og klokkeslett, og leveres direkte til ansvarlig instans.
  • Det er viktig at tilbydere gjøres oppmerksom på at tilbudskonvolutten skal merkes med ”Tilbud» og til hvilken avdeling, slik at det ikke åpnes ved et uhell. Ansvarlig instans påser at forskriftene i forbindelse med anbud følges.
  • Når tilbudene er åpnet, skal de registreres i Mercell og videre til ePhorte. Tilbudsdokumentet unntas fra offentlighet etter offentleglova § 23.3 og § 13, forskrift LOA § 3-6.
• Arkivverdig post legges til registrering i ePhorte.
• Arkivverdig post som legges direkte i posthyllene til hver enkelt avdeling/enhet:
  • Personlig adressert post hvis det ikke foreligger fullmakt fra medarbeidere som ønsker dette (avhengig av dokumentets innhold).
  • Regninger og pakker.
  • Post som er adressert til foreninger og interesseorganisasjoner.
  • Meldinger til lønningskontoret: Egenmeldinger, sykemeldinger, timelister, turnuslister osv.
  • Bilag som kvitteringer, kopier, rapporter, meldinger og andre dokumenter som ikke er viktig bakgrunnsmateriale for en arkivsak.
  • Forespørsler om informasjonsmateriale så lenge disse ikke krever offisielle svar.
  • Invitasjon til møter, kurs og seminar.
  • Melding om adresseforandringer.
  • Reklame og produktopplysninger - sendes rette vedkommende eller kastes.
  • Pressemeldinger, rundskriv, informasjonsmateriell – kan registreres etter behov