Sola kommunes sosialtjeneste samlokaliseres fra 25. februar 2008 med det lokale NAV-kontoret. Fra samme dato flytter avdelingen til nye kontorlokaler og personale og arkiver flyttes.

I dokumentsenteret sorteres post til sosialtjenesten fra denne dato til egen hylle for NAV. Posten hentes i dokumentsenteret av bud fra NAV.

All klientrelatert post / e-post etc registreres i journalen i `Socio´ av arkivansvarlig.

• Journalen i Socio er et register over inn- og utgående brev.
• Dokumentene påføres journalnummer og om nødvendig saksnummer fra Socio.
• Original legges i klientens saksmappe - kopi leveres saksbehandler.
• Originale søknader legges etter registrering til vedtaksbehandling. Disse arkiveres etter at vedtak er fattet.

Saksmappen for klientarkivet hos sosiale tjenester stilles opp etter fødselsdato, sortert på første dag i måneden, deretter på måned og så etter år (eks. 01.01., 01,02., 01.03., og etterfulgt av 02.01., 02.02., 03.03 osv med årstall innenfor hver dato).

Den enkelte saksmappe inneholder dokumenter og saker som angår enkeltklienter. Man finner i hovedsak følgende dokumenttyper:

• Søknad og vedtak om sosialstønad
• Klage på behandling
• Korrespondanse inkludert referater
• Kopi av vedtak fra andre (f.eks. NAV trygd / NAV arbeid)
• Rapporter
• Arbeidstrening
• Praksisplass
• Legeerklæring
• Introduksjonsprogram inkludert egenmeldinger / fravær (fra vedtak om bosettingskommune).

Klientmapper som ikke har vært aktive de siste 5 år, pakkes ned og settes i bortsettingsarkiv (midlertidig på Helsehuset).

Det skal føres egen kopibok for klientarkivet. Kopiboken skal inneholde kopi av all utgående korrespondanse.

Administrative saker som gjelder NAV sosiale tjenester skal behandles i kommunens saksbehandlerssystem (ESA) og arkiveres i kommunens sentralarkiv på Sola rådhus. Dette gjelder bl.a. budsjett, årsplaner, ansettelser, og andre saker som vedkommer drift av NAV sosiale tjenester. Dokumenter som kommer inn til NAV sosiale tjenester som gjelder administrative saker, skal oversendes sentralarkivet for registrering.

Avdeling NAV Sosiale tjenester vil ha følgende arkivserier:

• Vedtaksbok - delegerte vedtak
• Vedtaksbok - klagesaker til sosialutvalget
• Kopibok - kronologisk - klientsaker
• EDB-basert postjournal med endelig årlig journalutskrift på papir
• Klientarkivet

NAV sosiale tjenester har også en serie remitteringsbilag som gjelder utbetaling til klienter. Denne inneholder Klient ID, Dato, Utbetalt beløp, Klient / mottaker, Kontonummer og Batchnummer. Oppbevares i 10 år før kassasjon (Regnskapsloven).