Posten skal åpnes av arkivtjenesten.

Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to tilsatte til stede.

Etter at posten er åpnet, skal den deles i informasjonspost og sakspost.

Som informasjonspost regner vi trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter og kopier fra andre virksomheter og annet mangfoldiggjort materiale som ikke fører til saksbehandling eller er viktige som dokumentasjon. Informasjonsposten skal ikke legges i arkivet, men direkte i posthylle til saksbehandler. Etter eventuell sirkulasjon kan vi samle den i ringpermer eller kassetter i kontorbiblioteket, fysisk skilt fra arkivet.

Sakspost er post som blir gjenstand for saksbehandling (saksdokument etter offentlighetsloven) og annen post som inneholder viktig dokumentasjon. Saksposten går til stempling og journalføring.

Regninger, fakturaer, lønnsbilag og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til saksbehandler uten journalføring.Fakturaene datostemples og legges til attestasjonsansvarlige, som igjen videresender til fakturasenteret etter attestasjon.