Overordna arkivansvar

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.

Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Rådmannen har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivleiar. Arkivleiar har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Arkivleiar rapporterer til rådmannen

Arkivleiar sine oppgåver

Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og skal gje rettleiing og føra tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleiar har rett og plikt til:

• å rapportera til rådmannen om verksemda til arkivtenesta og leggja fram framlegg om tiltak som skal heva kvaliteten på arkivarbeidet
• å uttala seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
• å utarbeida verksemdsplanar for arkivtenesta
• å føra tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
• å føra kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
• å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
• å bli tatt med på råd når kommunen skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
• å vera kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS

Arkivleiar skal elles leggja vekt på desse oppgåvene:

• å halda seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
• å gje fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgja for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikla sin faglege kompetanse
• å gje nytilsette nødvendig opplæring

Arkivtenesta sine oppgåver

I arkivforskrifta § 2-1, blir det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast av ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg.

Arkivtenesta i Osterøy er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikra dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeida etter denne målsetjinga:

• Arkivtenesta registrerer inngåande brev, e-postar, elektroniske skjema og andre førespurnadar utanfrå og kontrollerer at det blir svart på dei (journalføring og restansekontroll).
• Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
• Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungera som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
• Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Arkivdepotet sine oppgåver

Kommunen er etter § 5-1 i arkivforskrifta forplikta til å opprette eige arkivdepot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid.

Sjå meir om depotordning og oppgåver eit depot har i «Organisering av depot i Osterøy kommune» under «Arkivdepot» 

IKA Hordaland sine oppgåver

Kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen:

• Ordna og katalogisera  kommunen sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963-65
• Utvikla rutinar for å bevara elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
• Ta imot avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
• Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
• Ta imot personregister som har gått ut av aktiv bruk
• Utarbeida lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
• Rettleia i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk