Opp ett nivå

Skanning i elektronisk system

Når posten kommer inn skal den skannes i det aktuelle systemet. Dette gjelder for øvrig ikke arkivuverdig post (også unntak for større innbundne kontrakter).
Framgangsmåte for bunkeskanning fra leverandøren skal følges.
Post som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skannes ikke.
Når arkivtjenesten registrer den innkomne posten i arkivsystemet, kontrolleres følgende:
a) at alle mottatte dokument er skannet og arkivert
b) at alle sider er kommet med i hvert dokument
c) at skanningen er kvalitetsmessig god nok
d) at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
Ved fullelektronisk arkiv skal man dagen etter at dokumentene er skannet og arkivert elektronisk, kontrollere at back-up er utført og godkjent. Skannet post legges i postmappe som oppbevares i låst arkivskap. Det skal gjøres en gjennomgang minimum årlig, for å sortere ut det som kan makuleres.