FØREMÅL OG OPPGÅVER FOR ARKIVTENESTA

Kommunen har ansvaret for å ta vare på innbyggjarane si historie. Dette skal kommunen gjera ved å dokumentera sine handlingar i forhold til innbyggjarane. Dokumentasjonen blir ikkje produsert og teke vare på for arkivet si skuld, men skal bidra til å realisera planane, strategiane, oppgåvene og ideane til verksemda. I seg sjølv er arkivtenesta og dokumenthandsaminga eit verkty for strategisk bruk av dokumentasjon som ressurs. Arkivtenesta og organiseringa av arkivtenesta er ikkje eit mål i seg sjølv, men må reknast som ei integrert del av den totale informasjonshandsaminga i verksemda. Dette må koma til uttrykk i den overordna målsettinga for arkivtenesta, og må vera retningsgivande for organiseringa av arkivfunksjonen. Ved å ta stilling til formål, oppgåver og strategisk plassering av arkivtenesta, vil ein samtidig bidra til bevisstgjering rundt dokumenthandsaminga.

Forskrift om offentlege arkiv krev at arkivarbeidet skal gjerast av arkivtenesta. Dersom ein skal følgja opp dette, og dersom arkivtenesta skal fungera i si primære rolle som aktiv støttefunksjon for sakshandsaming og utføring av oppgåver, blir det naturleg at arkivtenesta både har ansvaret for planlegging, styring og gjennomføring av den praktiske dokumenthandsaminga (arkivdanninga), og forvaltinga av dokumentasjonen (bevaring). Arkivtenesta integrerer bevisst og målretta funksjonane som kunnskapsbank, hukommelse og informasjonsvaktmeistar for verksemda. Dette blir gjort ved å skapa oversikt, ved å skapa samanheng mellom enkeltdokument og saker, ved å skapa samanheng mellom tidlegare avgjerder og dagens sakshandsaming, og ved å sørga for at dokumentasjonen til ei kvar tid er aktuell, oppdatert, tilgjengeleg og sikker. Det er forutsett at tilgang, oppbevaring, og bruk av informasjonen er kontrollert. Arkivarbeid er informasjonshandsaming og slagorda som går att med mindre variasjonar i profesjonelle informasjonsmiljø, « rett informasjon med rett omfang, til rett person, i rett tid og til rett kostnad», kan godt stå som overordna retningslinjer for dokumenthandsaminga og organiseringa av arkivfunksjonen.

Ut frå dette vil det faglege ansvaret for arkivtenesta omfatta:

Styra dokumenthandsaminga ved å ha ansvaret for funksjonar og arbeidsoppgåver som er sentrale i arkivdanninga og bevaringa, slik som mottak, avgrensing, koding, distribusjon, tilgjengeleggjering og lagring av informasjon. Dette omfattar all dokumentasjon, både den eigenproduserte og den mottekne, papirdokument, elektronisk dokumentasjon, foto, filmar, video og band.

Dette inneber oppgåver som:

• Oppfanga og registrera alle relevante dokument med sikte på rasjonell gjenfinning
• Sjå til at dokumentasjonen til ei kvar tid er:

• Styra dokumentdistribusjonen slik at relevant dokumentasjon når rett person til rett tid
• Initiera og utarbeida rutinar for arkivarbeidet
• Vera fageining for klassifikasjonssystem, både manuelle arkivnøklar og fagsystem og elektroniske dokumenthandsamingssystem
• Ansvar og betjening og vedlikehald av fysiske arkiv og dokumentsamlingar
• Ansvar for fysisk arkivutstyr, oppbevaringslokale og magasin
• Yta fagleg støtte til arkivmedarbeidarar, sakshandsamarar og publikum
• Følgja med i den arkivfaglege utviklinga og initiera nye mogelegheiter
• Ansvar for klargjering og overføring av materialet til depot

Dokument- og arkivarbeid blir svært ofte nedprioritert, både i offentleg forvalting og i private verksemder. Mangel på formell fagutdanning knyta til desse oppgåvene, har gjerne gjort at arkivarbeid blir sett på som reine kontortekniske rutinar. Følgjene har vore lite medvit og diskusjon rundt dei dokumentadministrative oppgåvene. Til dømes har svært få utarbeida overordna formål for arkivtenesta, eller vurdert organiseringa av arkivtenesta og arkivtenesta i seg sjølv i strategisk samanheng i verksemda. Til tross for at dokumenthandsaming og arkiv er sentrale ledd i informasjonstenesta til ei verksemd.