Retningsliner for arkivering av personalsaker

 Definisjonar

- Med personalsak meiner ein all dokumentasjon som vedrører virksomheten sitt forhold til dei tilsette.

- Med personalarkiv meiner ein samling dokument/mapper som inneheld saker vedrørande den enkelte tilsett.

- Med personalmappe meiner ein ei samling dokument samla i mappe i personalarkivet på den enkelte tilsette.

- Med saksarkiv meiner ein samling dokument/mapper som er ordna etter emnebasert arkivnøkkel (K-kode).

Organisering av personaldokumentasjon

Forholdet saksarkiv - personalarkiv

Personaldokumentasjon fins både i saksarkivet og i personalarkivet.

Hovudreglar

• Saker av generell art, eller som angår grupper av tilsette skal i saksarkivet
• Saker som gjelder den enkelte tilsette oppbevarast i personalarkivet

Unntaksvis kan same dokumentasjon oppbevarast i begge arkiv (dobbelarkivering). Dette vil gjelde for saker som dannar presedens for liknande saker og disiplinærsaker.

 Forholdet personalarkiv - personalmappe

Personalarkivet vil bestå av dokumentasjon av ulik betydning for den enkelte og virksomheten. All dokumentasjon av betydning for den enkelte sitt arbeidsforhold skal oppbevarast i personalmappa Dokument med meir tidsbegrensa informasjon (personalinformasjon) skal oppbevarast i eigne permar hos Fagleiar for lønn.

Avdelinger kan ha kopiarkiv. Ved opphør av arbeidsforhold skal mappene tilintetgjerast ved å pakke i sekkar og sende til brenning.

Personalregister

Skodje kommune har eit personalregister/personalsystem med ajourførte opplysningar om alle tilsette. Ved endringar i personalsituasjonen skal det takast utskrift som arkiverast i personalmappa. Både elektroniske og manuelt førte register er unnteke frå konsesjons- og meldeplikt, forutsatt at dei ikkje inneheld opplysningar som er nevnt i forskrift til personopplysningsloven § 7-16. Det er bevaringspåbod for personalregister/personalkort.

Ordning av personalsaker 

TILSETJINGSSAKER

Innhald

Tilsetjingssaker arkiverast i saksarkivet. Dokumenta klasserast med kode "Tilsetjingar, engasjement" i arkivnøkkelen (kode 41 i K-kodene).

Tilsetjingssaker inneheld normalt følgjande dokument:

• Eventuell førebuande korrespondanse/vedtak jfr. hovudavtalen
• Eventuell korrespondanse med konsulentfirma
• Stillingsannonse
• Søknadar og CV'ar
• Bekreftelse på motteken søknad
• Enkel (offentleg) søkjarliste
• Utvida søkjarliste
• Oversendingsbrev til uttaleinstansar
• Innkalling til intervju
• Eventuelt notat frå intervju/referansar/konsulentvurderingar
• Innstilling
• Eventuelt brev til uttaleinstansar og korrespondanse vedrørande innstilling
• Eventuelt tilsetjingsvedtak
• Brev om stillingstilbod
• Aksept/avslag frå søkjar
• Tilsetjingsbrev

Journalføring

Kvar tilsetjingssak er eiga arkivsak i journalen. I tilfelle ein person søkjer på to (eller fleire) stillingar, registrerast søknaden som eige dokument i begge/alle tilsetjingssakene.

Søknadar på ei stilling kan unntakast offentlegheit inntil søknadsfristen er gått ut. Opplysingar om ein søkjar kan likevel unntakast offentlegheit dersom søkjaren sjølv anmoder om dette (jfr Offentlighetsloven § 6 pkt 4). Dette må vurderast i kvart enkelt tilfelle. Vert ikkje søknaden unnteke, må søkjaren få skriftleg beskjed om det.

Overføring til personalmappe

Når det er komt positivt svar på stillingstilbod skal det skrivast arbeidsavtale i personalmappa. Den tilsette skal og sende inn teiepliktskjema, databehandleravtale, grunnlag for ansiennitetsberekning og andre aktuelle skjema for nytilsette. Den som tilsett nokon er ansvarleg for å påsjå at den enkelte leverer inn dei skjema dei skal.

PERSONALMAPPER

Med personalmapper meinast mapper i personalarkivet på den enkelte tilsette. Det skal opprettast personalmapper på kvar ansatt, uavhengig av varighet, stillingsstørrelse og type arbeidsforhold.

Innhald

Dokumenta ordnast som ei mappe på kvar enkelt tilsett. Mappene ordnast etter fødsels- og personnummer i arkivdel personal. I vårt sak-/arkivsystem har vi malsak på personalmapper som sikrer at sakene som opprettast er korrekte. Personalmappa dokumenterer den tilsette sitt arbeidsforhold og skal innehalde følgjande dokument:

• Dokumentasjon som krevst for stillinga (vandels-/legeattest) - ein skriv eit notat i personalmappa om at politiattest er framlagt, og om den er godkjent eller ikkje godkjent. Deretter skal politiattesten makulerast.
• Arbeidsavtale
• Teieplikt
• Databehandleravtale
• Innmelding/korrespondanse med NAV
• Pensjonsforhold
• Dokument vedrørande ansiennitets- og lønnsplassering, -opprykk
• Dokumentasjon av permisjonar med ansiennitetstap - søknad og vedtak
• Dokument vedrørande eventuelle særavtalar, godtgjersler, stipend
• Dokumentasjon av kompetansegjevande kurs og opplæring
• Eventuelle AKAN-tiltak
• Eventuelle særskilte arbeidsavtalar (til dømes tilpassa arbeid og attføring)
• Eventuelle disiplinærtiltak
• Dokument vedrørande eventuelt tildelt hedersteikn
• Diverse korrespondanse til og frå den tilsette som berører tilsetjingsforholdet
• Oppseiingsbrev/avskjedigelsesbrev/eventuell korrespondanse
• Tenestetidsattest

Avgjerd som gjeld tilsetjing, oppseiing, suspensjon, avskjed eller forflytting reknast som enkeltvedtak. Det same gjeld vedtak om å ilegge offentleg tenestemann ordensstraff eller tilstå vedkomande pensjon (Forvaltningslovens § 2 - 2) Permisjonssøknadar reknast ikkje som enkeltvedtak.

Bortsetting - Fjernarkivering - Avlevering

Når ein tilsett sluttar skal leiar sjå over personalmappa og sikre at den er komplett, så sende oppgave til arkiv om å avslutte personalmappa via sak-/arkivsystemet.

Når det gjeld fysisk arkiv skal mapper på personal som har slutta skiljast ut og settast bort til fjernarkiv.

• Bortsetting skal foregå i ordna stand etter retningsliner for arkivbegrensing og kassasjon.
• Ved bortsetting skal sikkerheit og personvern vere ivaretatt etter gjeldande bestemmelsar.
• Kun beordra personell skal ha adgang.

Overføring av opplysingar

Personalarkivet er knytt til Skodje kommune og personalmapper skal ikkje overførast til annan verksemd. Eventuell utveksling av informasjon skal skje i form av kopiar og etter avtale med den tilsette.

DOKUMENT AV TIDSAVGRENSA INTERESSE

Personalinformasjon om den enkelte, men som har tidsavgrensa interesse og som ikkje er naudsynt for å dokumentere den enkelte sitt arbeidsforhold, skal oppbevarast utanfor personalmappa. Den oppbevarast særskilt i perm hjå Fagleiar for lønn.

• Permisjonar utan ansennitetstap
• Ferie
• Tenestereiser, reiseforskot
• Gjenpart av rutinemessige meldingar til pensjonskasse og trygdekontor
• Eigenmeldingar og sjukmeldingar
• Skattekort
• Lønsutbetaling, lønskort, kopi av lønsslippar, løns- og trekkoppgåver
• Underbilag til løn: Timelister, stemplingskort, overtidslister, fråverslister
• Lønstrekk til fagforening
• Bilgodtgjersle, telefongodtgjersle
• Medlemslister til pensjonskassa

Denne type dokumentasjon skal ikkje registrerast i journalen, men stemplast ved mottak.

Denne type materiale kan kasserast etter 5 - 10 år i følgje rekneskapsforskriftene og kommuneforvaltninga sine kassasjonsreglar.

OPPBEVARING AV PERSONALARKIV

Sikkerheit

Personalopplysningar skal oppbevarast på ein betryggande måte, jfr. forvaltningsloven §13 c.

I sak-/arkivsystemet er tilgang til personalmapper underlagt tilgangskontroll. Ingen skal ha tilgang til meir enn dei må for å utføre jobben sin.

Fysiske personalmapper skal oppbevarast innelåst og adskilt frå saksarkivet. Dette gjeld også eldre bortsette personalmapper.

Innsyn

Tilsette kan kreve å få innsyn i deler av eiga personalmappe ( interne dokument er unnteke), men dei kan ikkje kreve den utlevert. Det same gjeld part som representerer den tilsette og har fullmakt frå vedkomande. (Jfr. personopplysningsloven § 18 og forvaltningsloven § 18 - 3). Førespurnad om innsyn rettast til næraste leiar eller til personalsjef. Arbeidsgjevar skal besvare skriftleg henvendinga innan 30 dagar.

Leiarar har rett til å få tilgang til personalmapper for underordna som har relevans for personaladministrativ sakshandsaming.

Politikarar har rett til å gjere seg kjend med dokument knytt til ei konkret sak som er til handsaming, men kan ikkje kreve å få utlevert heile personalmapper. Førespurnad om innsyn i dokument knytt til ei konkret sak som er til handsaming rettast til rådmannen.

Heimelhenvisning ved unnteke offentlegheit: I tilfelle krav om innsyn frå offentlegheit henviser ein til korrekt paragraf i offentleglova med tilhøyrande bestemmelse.

Retting og sletting frå personalmappe.

Arbeidsgjevar er pålagd å behandle ein del opplysingar om søkjarar, tilsette og tidlegare tilsette.

Ein tilsett som meiner at arbeidsgjevar behandlar uriktige, ufullstendige eller unødvendige opplysingar, kan kreve at disse rettast eller slettast. Krav om retting eller sletting skal fremjast skriftleg og handsamast i tråd med kommuna sine etablerte sakshandsamingsrutinar. Sakshandsamar skal vurdere og gi ei sakleg begrunning for si handtering og oppfølging av framsatt krav om retting/sletting.

Informasjonsplikt

Tilsette skal ha informasjon om kva type opplysingar som arbeidsgjevar lagrar i personalmappa. Tilsette har som hovudregel krav på å få gjere seg kjend med innhald og opplysingar som til ei kvar tid er registrert. Unntak frå denne regelen er heimla i personopplysningsloven §23.

Viss personopplysingar utleverast eller eksponerast urettmessig skal arbeidsgjevar umiddelbart iverksetje naudsynte tiltak herunder varsle den det angår.

Postliste

I Skodje kommune vert ikkje arkivdel personal lagt ut på postlistene.