Virkeområde

Retningslinene gjeld for elektronisk informasjonsflyt og informasjonsutveksling med Sund kommune og som har med forvaltningsverksemda, innhenting og vurdering av informasjon, vedtak og utsending av vedtak.

Retningslinene omfattar elektronisk kommunikasjon med einskildpersonar og verksemder, andre eksterne offentlege forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan.

Definisjon

Med elektronisk kommunikasjon forstår ein bruk av t.d. Internett, eller liknande kommunikasjonssystem.

Heimelsgrunnlag

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningslova)
Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskrifta)

Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i Sund kommune

Einkvar som vender seg til Sund kommune kan nytte elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her

E-post til kommunen skal sendast til sentral e-post adresse. Adresse til sentralt e-postmottak er postmottak@sund.kommune.no

Adressa skal vere lett tilgjengeleg på kommunen sine heimesider og på dokument som går ut frå Sund kommune.
På følgjande fagområde/saker er det lagt til rette for elektronisk kommunikasjon på eigne elektroniske skjema:

• Søknad om barnehageplass
• Redusert foreldrebetaling og gratis kjernetid
• Søknad om ny plass, endring eller oppseiing i SFO
• Søknad SFO - feriepåmelding
• Søknad om skulefri
• Søknad på stillingar
• Høyringsuttale
• Utleige kommunale bygg
• Søknad om kulturmidlar
• Søknad om skjenkeløyve

Gjeldande retningslinjer for journalføring i Sund komune skal følgjast.

Avgrensingar i bruk av elektronisk kommunikasjon

Ved bruk av elektronisk informasjon skal avsendar identifisere seg med namn og adresse/e-postadresse dersom slike førespurnader skal verte handsama.

I enkelte saker kan Sund kommune be om opplysningar som stadfestar avsendar sin identitet eller fullmakter.

Følgjande opplysningar skal ikkje utvekslast elektronisk frå Sund kommune med mindre det er nytta tryggleiksstenester og produkt som på ein tilfredstillande måte sikrar mot urettmessig innsyn:

• Opplysningar unntatt offentlegheit med heimel i offentleglov og forvaltningslov
• Sensitive personopplysningar

Melding om og tilgjengeliggjering av vedtak

Melding om vedtak kan skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon dersom parten uttrykkelig har godtatt dette og oppgitt den elektroniske adressa kommunen skal nytte for å sende varsel om vedtak. Vedtaket skal gjerast tilgjengelig frå egna informasjonssystem og risiko for at uvedkommande skal få innsyn skal vere tilfredsstilande førebygd.

Klage

Klage over enkeltvedtak kan framsettast i elektronisk form. Kommunen bestemmer framgangsmåte og metode for autentisering.

Innsyn i dokument og opplysningar ved elektronisk kommunikasjon

Krav om innsyn kan sendast organet elektronisk. Dersom kommunen har elektronisk arkiv kan det gis tilgang til opplysningar og dokument i elektronisk form viss den som krev innsyn samtykkar eller ber om det, og dersom risikoen for urettmessig innsyn i opplysningar og dokument i systemet er tilfredsstillande førebygd.

Dersom den som krev innsyn i dokument som er signert med avansert elektronisk signatur ber om det, skal sertifikat og andre opplysningar naudsynte for å stadfeste signaturen utleverast saman med dokumentet.

Kommunen skal legge til rette for at dokumenta kan leggjast fram slik at innhaldet kan dokumenterast for ein tredjepart