RUTINER FOR BRUK OG LÅN

Internt bruk - hovedreglar

Intern bruk og lån frå aktivt arkiv

Ekstern bruk og lån

Internt bruk - hovedreglar

All bruk av aktivt arkiv skal gå via arkivtenesta og vere i samsvar med kommunens sine post og ekspedisjonsrutiner.

Arkivtenesta skal styre aktivt arkiv og på forespurnad hjelpe sakshandsamar med å finne dei nødvendige dokumenta. Berre heile saksmapper skal lånast ut frå arkivet.

All bruk av eldre avslutta materiale i kommunen sitt bortsettingsarkiv skal gå via arkivleiar i kommunen/verksemda som må sørge for å registrere utlånet på ein forsvarlig måte.

All bruk av eldre avslutta materiale i kommunen sitt  arkivdepot skal gå via den som er ansvarlig for depottenesta (arkivansvarleg).

Dersom kommunen/verksemda si  arkivdepot-teneste vert ivareteke av Interkommunalt Arkiv i Møre og Romsdal (IKA) bør ein sakshandsamar eller andre tilsette sin førespurnad om innsyn i avslutta arkivmateriale gå via arkivleiar som ein førespurnad til IKA. IKA vil då legge materialet fram til avtalt tidspunkt, ta nødvendige kopier og sende/levere desse eller formidle arkivopplysningane på  annan måte (t.d. via telefon eller som e-post med skanna vedlegg). Dersom det ut fra omsyn til  saksbhandsaminga er behov for tilbakelån av originalt arkivmateriale frå arkivdepot, skal dette skje iht. bestemmelsane i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner? kapittel 5.

Intern bruk og lån fra aktivt arkiv

Registrering/Utlånskort
Ingen saker må fjernast frå aktivt arkiv utan at utlånet vert registrert i den elektronisk journalen.  

Sakshandsamar
Sakshandsamar er ansvarleg for at dokumenta i saka vert haldne samla og at dokumenta ikkje vert påført nye notatar eller vert skada. Sakshandsamar er ansvarlig for at fristar for tilbakelevering vert haldne.

Utlånte dokumenter
Arkivtenesta kontrollerar at utlånte saksmapper vert levert tilbake i rett tid og at mappene er i rett stand. Arkivansvarlig / depotansvarlig set mappene tilbake på rett plass i arkivet.

Ekstern bruk og lån

Førespurnader
Tilgangen er i all hovedsak regulert av offentlighetslova, forvaltningslova og personopplysningslova sine føresegner.

Postjournalen er offentlig når registreringsopplysninger av fortruleg art er anonymisert, gjort uleselig eller sletta. Postjournalen er den naturlige innfalsvinkelen for  publikum til dokument i aktivt arkiv.

Alle førespurnader om nyere materiale skal gå via arkivtenesta. Arkivtenesta skal på førespurnad hjelpe publikum med å finne dei nødvendige dokument og opplysningar dersom desse er tilgjengelige for vedkomande.

Førespurnad om innsyn i eldre og avsluttet arkiv i kommunen sitt  bortsettingsarkiv skal gå via arkivleiar.

Førespurnad om innsyn i eldre og avsluttet arkiv i kommunen sitt  arkivdepot skal gå via kommunen sin depotansvarleg. Dersom IKA ivaretek depotansvaret for kommunen, tek arkivleiar kontakt med IKA.

I samsvar med offentleg lov og regelverk har IKA eigne reglar for korleis ein hjelper eksterne brukarar.

Førespurnader frå forskarar om bruk av klausulert materiale skal gå via vedkomomande departement.

Publikum
Tilhøva skal leggast til rette for at allmenenta kan gjere seg bruk av arkivmateriale i samsvar med lover og forskrifter. Brukar må gjerast kjent med reglane for utlån. Publikum som gjer seg nytte av  av materialet skal underskrive teieplikt, kvittere for utlevert materiale og skal bli tilvist plass under oppsyn.

Registrering/Utlånskort
Ingen saker må fjernast frå arkivet utan at utlånet vert  registrert. 

Utlånt materiale
Utlånt materiale skal ikkje ligge framme over natta. Originalt materiale kan ikkje lånast ut til eksterne brukarar, unnateke i heilt særskilde høve. I slike høve skal ein vere garantert sikre og trygge oppbevaringstilhøve i tråd med lovverket sine pålegg. Utlånet skal registreres etter vanlig prosedyre. All sending gjennom postverket skal vere rekommandert.

Kopiar
Ved førespurnad har berørte parter i ei sak krav på kopi av originalt materiale. Det kan krevjast betaling for kopi etter gjeldende retningsliner for dette.