|
Dette dokumentet inneheld rutinar for sakshandsaming i det elektroniske sakshandsamarsystemet ESA. Rutinane er tilpassa Tysnes kommune si sakshandsaming og skal gje sakshandsamarane, leiarane og fellestenesta ei generell rettleiing i det daglege arbeidet med saks- og dokumenthandsaming. Rutinane handlar om ansvar og oppgåver knytt til dei ulike rollane i kommunen. Desse rutinane gjeld for alle tilsette i Tysnes kommune som utfører sakshandsaming. Sakshandsamarar mottar elektronisk journalført post frå fellestenesta, og produserer eigne dokument, slik som utgåande brev, notat, saksframlegg osb. Sakshandsamar vil vanlegvis berre kunna oppdatera eigne dokument. Han/ho handterer den vidare prosessen etter at journalposten er journalført av fellestenesta. og er ansvarleg for saksførebuinga og vidare fram til saka vert avslutta, enten ved politisk- eller administrativ handsaming. Alle sakshandsamarane har i utgangspunktet lik tilgang på ESA, men einingsleiarane har utvida tilgang. Det er berre sakshandsamarar som jobbar med personalsaker, som har tilgang til personalarkivet. Ingen rutinar for sakshandsaming av personalsaker vert omtala i dette dokumentet. Det er laga eine rutinar for arbeid med personalsaker. Det er laga eigne rutinar for fellestenesta i Tysnes kommune. DEFINISJON Ofte brukte forkortingar i rutinen: SH – Sakshandsamar FEL – Fellestenesta MS – Møtesekretær RÅD – Rådmann Begrep bruk i dokumentet: ESA er kommunen sitt elektroniske sak- og arkivsystem. Journalføring – registrering av opplysningar til eit dokument. Eksp tittel – avs/mot osv. Sak – I forvaltninga vert begrepet «sak» brukt om ei samanhengande, administrativt hending som oppstår på grunn av ei vending som kjem utanfrå, eller på initiativ frå verksemda sjølv. «Sak» vert også bruk om enkeltdokument som naturleg høyrer saman, og som difor har same saksnummer. Dersom eit nytt dokument ikkje høyrer til ei eksisterande sak, skal fellestenesta oppretta ny sak. Korrekte saksopplysingar skal fyllast ut, og nye dokument skal knytast til saka. Arkivsak i ESA omfattar ein eller fleire journalpostar med tilhøyrande dokument som er knytt saman under eit felles saksnummer. Journalpost er registering av opplysingar om eit dokument med eventuelle vedlegg. I ESA er ein journalpost alltid knytt til ei (arkiv) sak. Dokument er brev, notat eller anna medium der det er lagra informasjon som er relevant for ei sak. Dokumentet med tilhøyrande vedlegg er knytt til ein journalpost. Saksdokument er eit dokument som inneheld saksførebuing og innstilling og blir oppretta i samband med politisk handsaming. Saksdokumentet med tilhøyrande vedlegg er knytt til ein journalpost. Avskriving på oppgåvelista er å registera opplysingar knytte til ein journalpost der det går fram kva tid og korleis handsaminga av innhaldet i journalposten er avslutta. Avskriving av ein journalpost medfører at journalposten forsvinn frå oppgåvelista. Sakshandsamarar er i ESA eit samleord for alle som mottek post, skriv brev, notater, saksframlegg m.m. Part er ein person, gruppe, organisasjon eller andre som har skriftleg og munnleg kontakt med kommunen, og som er del av ein saksprosess. Saksrutinar Klagesak Klage på vedtak – klagen vert handsama i same arkivsaka som tidlegare. Høyringsuttale Kvar enkel uttale skal vera eit dokument (ein journalpost). Eksempel på arkivsaker Kulturmidlar til allment kulturarbeid – Tilskotet vert delt ut årleg med søknadsfrist. Utgangspunktet er lysing, og søknadene vert handsama samla. Kulturmidlar til allment kulturarbeidar 2014 Lysing Søknad Søknad Søknad Mellombels svar Mellombels svar Mellombels svar Søknadene vert handsama i formannskapet Brev med melding om vedtak Søknader som kjem inn etter søknadsfristen og saka er avslutta, vert ev. handsama året etter. Sak med felles handsaming og like svarbrev til fleire mottakarar - Handsamast i same arkivsaka Sak med ulike handsamingar - Handsamast som ei sak pr hending DOKUMENTTYPE I ESA er følgjande dokumenttypar brukte ved registrering av nye journalpostar. I – Inngåande: Med inngåande dokument meiner me alle dokumenta med eventuelle vedlegg, som kommunen mottek, som er arkivverdig og er grunnlag for sakshandsaming og har verdi som dokumentasjon. Inngåande dokument vert journalført av fellestenesta. U – Utgåande: Med utgåande dokument meiner me alle dokumenta med eventuelle vedlegg, som vert produserte av kommunen for utsending til eksterne mottakarar; det kan vera innbyggjarar, departement, samarbeidspartnarar, leverandørar osb. N-notat: Utgåande internt dokument som skal følgjanst opp. N-notat skal brukast som korrespondanse internt i kommunen. Mottakaren skal ikkje journalføra notatet. X-notat: Utgåande internt dokument som ikkje skal følgjast opp. X-notat skal brukast som korrespondanse internt i kommunen. Notat skal ikkje brukast til korrespondanse der mottakaren er ekstern. S-Sakspapir: Sakspapir er saksframlegg, saksprotokoll og melding om vedtak. Sakspapira er grunnlaget for ei politisk eller administrativ handsaming. STATUSKODAR Status arkivsak B – Arkivsaka er under handsaming U – Saka går ut V – Ventearkiv X – Saka vert ikkje følgt opp F - Ferdighandsama – saka kan avsluttast A – Arkivsaka er avslutta - fellestenesta kan opna ho att. Status dokument (journalpost) Status inngåande dokument: M - Mellombels journalført av fellestenesta (skanning er ikkje utført) J - Journalført og kontrollert av fellestenesta. Statusen viser at dette er ein ferdig registrert journalpost i fellestenesta. Journalposten er inkludert i den offentlege journalen. I ESA vil journalpostar med status J, fortløpande koma på sakshandsamar si oppgåveliste. Det vert automatisk oppretta arkivverdig dokument i pdf-format når status vert sett til J. Status andre dokument Eigenproduserte dokument U-utgåande dokument, N- og X-dokument og S-sakspapir: R – Reservert. Dokumentet er registrert og under arbeid F – Ferdig frå sakshandsamar. Dokumentet er sendt til elektronisk godkjenning hos leiar/rådmann EF – Klar for elektronisk forsendelse. Dokument ligg og venter på å bli ekspedert elektronisk FF – Forsending feilet. Dokumentet er ikkje blitt ekspedert elektronisk. Sjekk kva som er galt G – godkjent av leiar – Leiar har godkjent NF – ferdig frå sakshandsamar – Sakshandsamar er ferdig med dokumentet S – mellombels journalført av sakshandsamar – Sakshandsamar har journalført e-poster E – Ekspedert. Dokumentet er ferdig ekspedert og det er oppretta arkiverdig dokument i pfd-format A – Avslutta. Dokumentet er ferdig ekspedert og avslutta. Dokumentet kjem inn i den samla postjournalen i kommunen. Tilgangar i ESA Alle brukarar i ESA vil kunna lesa alle dokument som er offentlege og er registrerte med journalpostnummer. Opplysingar som er unnatekne frå offentlegheitvil berre vera tilgjengeleg for sakshandsamarane journalposten er knytta til eller dei som har utvida tilgang i systemet. I Tysnes kommune vert det bruk U som graderingskode på journalposten, men påfølgjande paragraf i offentleglova. DOKUMENTFLYT I ESA Mottak og registering av dokument: - Dokument, dvs. all post til kommunen, som fellestenesta registrerer og skannar i ESA, vil fortløpande vera elektronisk tilgjengelege. - Dokument som sakshandsamarane sjølve opprettar i ei arkivsak, vil vera elektronisk tilgjengeleg for brukarar når statuskoden gjev tilgang til det. - Alle dokument som sakshandsamarane tek i mot direkte, for eksempel e-post, telefax, SMS, skal vidaresendast til fellestenesta for registrering og skanning. Utsending og ekspedering av dokumen t: - Når sakshandsamaren produserer eit dokument som krev godkjenning, vert det sendt til næraste overordna for godkjenning. Rådmannen/einingsleiaren kan gjera rettingar og koma med kommentarar, og returnerer dei godkjende dokumenta elektronisk til sakshandsamaren. - Når sakshandsamaren produserer eit dokument som krev godkjenning, vert det sendt til næraste overordna for godkjenning. Rådmannen/einingsleiaren godkjenner og eksepderer dokumentet elektronisk. Dokumentet blir sendt gjennom SvarUt eller e-post. - Etter utsending frå dokumentet status E, og legg seg i journalen. (og postlista) RUTINAR FOR LEIARAR/SAKSHANDSAMARAR Kontrollrutinar og ansvar ved inngåande brev Oppgåve: Lesa og kontrollera nye inngåande brev som er registrerte av fellestenesta. Ansvar og tidpunkt: Sakshandsamar: Dagleg Framgangsmåte:
| 1.
|
Ta fram oppgavelista i ESA.
|
SH
|
| 2.
|
Kontroller at journalposten har den rette sakshandsamaren. Er du ikkje rett sakshandsamar for journalposten, kontakt straks fellestenesta.
|
SH
|
| 3.
|
Meknader som er ført av fellestenesta på sak eller journalpost, skal lesast
|
SH
|
| 4.
|
Kontroller at journalposten inneheld rette og fullstendige opplysningane og gjev tilbakemelding til fellestenesta dersom noko må endrast.
|
SH
|
| 5.
|
Tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe skal kontrollerast og ev. korrigerast. Det er viktig at du sjekkar nøye dei registreringane som er gjort. Er du usikker på gradering, ta kontakt med næraste overordna.
|
SH
|
| 6.
|
Svarfrist legg seg automatisk i ESA-kalender. Er det andre merknader, bruk kommentarfeltet til dette. Det kan vera juridiske tilhøve eller forslag til korleis saka skal handterast
|
SH
|
| 7.
|
Legg til andre sakshandsamarar/overordna i kommunen som kopimottakar av journalposten dersom dette er nødvendig, og dersom ikkje fellestenesta alt har gjort det.
|
SH
|
Mine oppgåver på ESA Føremål: Sikra at inngåande brev og notat vert ferdighandsama. Oppgåvelista er ein oversikt/kontroll over alle inngåande brev (I) og notat (N) som krev oppfølging og som ikkje er påført avskrivingsopplysningar. Ansvar og tidspunkt: Leiar har hovudansvaret. Sakshandsamarane har sjølve ansvar for si eiga oppgåveliste innanfor fristane. Framgangsmåte:
| 1.
|
Dokument som ikkje krev skriftleg svar, vert avskrive av sakshandsamaren sjølv i journalen med tilvising til kva måte journalposten er avslutta på. Hovudregel er at det skal nyttast avskriving med kode. Alternativt kan nyttast: «oppgåva er manuelt utført, fjern den». I så fall skal det liggja føre x-notat.
|
SH
|
| 2.
|
Sakshandsamar må dagleg følgja opp oppgåvelista si på ESA
|
SH
|
| 3.
|
Leiar er ansvarleg for å følja opp/gjennomføra tiltak for å hindra uønska mengder på oppgåvelista
|
LEI/SH
|
Handsaming og oppfølgjing av inngåande post Oppgåve: Svara på inngåande brev, ev først med mellombels svar. Sikra journalføring av utgåande dokument, sikra at dokumentet vert å finna igjen og ivareta krav til offentlegheit. Inngåande brev og N-Notat må alltid avskrivast slik at dei forsvinn frå oppgåve og forfallslister. Ansvar og tidspunkt: Sakshandsamar: Dagleg/ved behov Brev og notat som skal avskrivast, men som ikkje vert svart på skriftleg Framgangsmåte:
| 1.
|
Sakshandsamar er ansvarleg for at inngåande brev (I) og notat (N) vert avskrivne. Ta opp oppgåvelista i ESA.
|
SH
|
| 2.
|
Journalpostar som inneheld brev som ikkje krev skriftleg svar, avskriv sakshandsamaren sjølv i journalposten under valet: ALL – Alle adressatar er avskrivne, SP – Svart med påteikning, TE- Dokumentet er teke til etterretning. Dokumentet kan også avskrivast med: Oppgåva er manuelt utført, fjern ho. Når journalpostar er avskrivne, forsvinn dei frå oppgåvelista
|
SH
|
| 3.
|
Dersom det ikkje er forventa fleire dokument i saka, gjev sakshandsamar melding til fellestenesta om at saka kan avsluttast
|
SH/FEL
|
Brev og notat som vert svart med utgåande brev Framgangsmåte:
| 1.
|
Hent fram journalposten frå oppgåvelista. Gjennomfør kontrollrutinane etter: Kontrollrutinar og ansvar etter gjennomgang av inngåande post.
|
SH
|
| 2.
|
Trykk på pil, og vel: Vel journalpost. Du får følgjande val: For inngåande brev: (dokument I) Lag svar – fjerner den inngåande journalposten frå oppgåvelista og vert brukt ved utsending av svar Lag førebels svar: - den inngåande journalposten vil framleis liggja på oppgåvelista, men det vert påført informasjon på journalposten som viser at førebels svar er sendt
|
SH
|
| 3.
|
Før på nødvendige journalpostopplysingar, eventuell intern kopi og gradering. Vél lagre og produser dokument
|
SH
|
| 4.
|
Produser eller legg til vedlegg til journalposten der det er naudsynt.
|
SH
|
| 5.
|
Dersom næraste overordna skal godkjenna brevet før det vert sendt, bruker sakshandsamar statuskode når ein lagrer: Ferdig, send til leiar/rådmann for godkjenning
|
SH
|
| 6.
|
Når dokumentet er godkjent frå næraste overordna, vert dokumentet sendt ut elektronisk, og skrivet legg seg på ufordelte oppgåver hos fellestenesta
|
SH
|
| 7.
|
Fellestenesta endrar status til A – avslutta
|
FEL
|
| 8
|
Dersom det ikkje er forventa fleire dokument i saka, gjev sakshandsamaren melding til fellestenesta om at saka kan avsluttast
|
SH/
|
Utgåande brev (ekstern mottakar) FØREMÅL: Sikra journalføring og arkivering av utgåande dokument, sikra at me finn igjen dokumentet og ivareta krav til offentlegheit. Ansvar og tidpunkt: Sakshandsamar: Ved behov Utgåande brev i ny sak Framgangsmåte:
| 1.
|
Dersom det skal lagast utgåande brev i ny sak, gje melding til fellestenesta med nødvendige opplysningar for å oppretta ny sak. Alle saker skal opprettast av fellestenesta. Stå på sida mine oppgåver – vél sak i frå meny – egne saker
|
FEL/SH
|
| 2.
|
Vél sak – og vél Ny journalpost. Vel BR1 – Brevmal for utgåande journalpost
|
SH
|
| 3.
|
Før på nødvendige journalpostopplysningar. Intern kopi, gradering må ev påførast. Legg til ev vedlegg. Vel lagre og produsér
|
SH
|
| 4.
|
Dersom næraste overordna skal godkjenna brevet før det vert sendt, bruker sakshandsamar statuskode når ein lagrer: Ferdig, send til leiar/rådmann for godkjenning
|
|
| 5.
|
Når dokumentet er godkjent frå næraste overordna, vert dokumentet sendt ut elektronisk, og skrivet legg seg på ufordelte oppgåver hos fellestenesta
|
SH
|
| 6.
|
Fellestenesta sjekkear om skrivet har rett arkivformat og seinare endrar til status A – avslutta.
|
FEL
|
| 7.
|
Dersom det ikkje er forventa fleire dokument i saka, gjev sakshandsamaren melding til fellestenesta om at saka kan avsluttast
|
SH
|
Senda dokument til godkjenning. Føremål: Senda dokument elektronisk til rådmann/einingsleiar for godkjenning. Ansvar og tidpunkt: Sakshandsamar: Ved behov Framgangsmåte:
| 1.
|
Ta fram mine oppgåver for journalpost og klikk på rada til journalposten som skal godkjennast
|
SH
|
| 2.
|
Vel aktivitet – «Alle dokumenter er ferdig. Send til leiar for godkjenning»
|
SH
|
| 3.
|
Journalposten legg seg på oppgåvelista når leiar har godkjent
|
SH
|
Når eit dokument ikkje vert godkjent Føremål: Endre i eit dokument som ikkje vart godkjent Ansvar og tidspunkt: Sakshandsamar: Ved behov Framgangsmåte:
| 1.
|
Hent fram journalposten som ikkje vart godkjent
|
SH
|
| 2.
|
Gå på endre tekstdokument og rediger. Arkiver og send journalposten til godkjenning: sjå 8.4. Senda dokument til godkjenning.
|
SH
|
Vedlegg som ikkje er lagra elektronisk Føremål: Koble til eit dokument som ikkje er elektronisk lagra. Ansvar og tidpunkt: Sakshandsamar/arkiv: ved behov Framgangsmåte:
| 1.
|
Vedlegg til utgåande skriv som ikkje er elektronisk lagra, kan knytast på journalposten frå fil
|
SH
|
| 2.
|
Fellestenesta kan skanna direkte til journalposten i ESA
|
FEL
|
Inn og utgåande telefaks Føremål: Sikra at arkivverdig telefaks vert journalført i ESA. Sikra at dokumentet vert funne igjen og ivareta krav til offentlegheit. Ansvar og tidspunkt: Sakshandsamar: Ved behov Framgangsmåte:
| 1.
|
Dersom sakshandsamar tek i mot telefaks direkte, må denne leverast til fellestenesta for journalføring og skanning
|
SH
|
| 2.
|
Ved sending av telefaks, skal rutinar for utgåande brev følgjast. Markér at dokumentet er ekspedert som telefaks ved å velja rett kode.
|
FEL
|
Handtering av e-post i ESA Føremål: Sikra at arkivverdig e-post vert journalført i ESA. Sikra at dokument vert funne igjen og ivareta krav til offentleghet. Ansvar og tidspunkt: Sakshandsamar: Ved behov Inngåande e-post Dei som sender e-post til kommunen forventar gjerne rask respons. For ulike meldingar som ikkje skal journalførast, er dette uproblematisk. E-post som vert rekna som arkivverdig post, skal journalførast og handsamast på lik line med anna post. Ved fråvær over heile dagar skal «fråværsmelding» i e-postsystemet aktiverast slik at dei som tek kontakt vert varsla om at e-posten ikkje vert lesen før vedkomande er tilbake. Fråværsmeldinga skal innehalda informasjon om anna e-post adresse e-posten skal sendast til. Framgangsmåte:
| 1.
|
Dersom sakshandsamar tek i mot e-post direkte, må denne journalførast i ESA. Er ein usikker om det er arkivverdig, ta kontakt med fellestensta. Det skal påførast stempel når e-posten er journalført.
|
SH
|
| 2.
|
Ved sending av e-post, skal rutinar for utgåande brev følgjast. Marker at dokumentet er ekspedert som e-post ved å velja rett kode.
|
FEL
|
Utgåande brev sendt som e-post
| 1.
|
Utgåande brev kan sendast pr. post eller som e-post. Dersom brevet skal sendast som e-post, skriv inn e-post som sendingsmåte i journalpostregistreringa.
|
SH
|
| 2.
|
Når det utgåande brevet er ferdigstilt, bruk send-knappen på journalpostbildet og send.
|
SH
|
Interne notat (intern mottakar) Føremål: Sikra journalføring og at me finn igjen arkivverdige notat. Det skal også gjevast full historikk i saka. Gje høve for oppfølging av interne dokument. All intern korrespondanse skal gå føre seg via notat. Det skal ikkje sendast brev internt i kommunen. Mottekne notat skal ikkje journalførast. Ansvar og tidspunkt: Sakshandsamar: Ved behov Notat i ny sak Framgangsmåte:
| 1.
|
Dersom det skal lagast notat i ny sak, gje melding til fellestenesta med dei naudsynte opplysningar for å oppretta ny sak. Når fellestenesta har oppretta ny sak: Stå på sida mine oppgåver – vel sak i frå meny – egne saker.
|
SH
|
| 2.
|
Opprett notatet ved å velja ny journalpost, Dokumentmal: NOT-notatmal. Vel type: N – Utgåande internt dokument som skal følgjast opp, eller X – Utgåande internt dokument som ikkje skal følgjast opp.
|
SH
|
| 3.
|
Påfør dei nødvendige journalpostopplysningar, mottakar av notatet, ev kopiar, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe. Produser dokumentet ved å velja rett tekstmal.
|
SH
|
| 4.
|
Produser eventuelle vedlegg til journalposten
|
SH
|
| 5.
|
Notatet legg seg på oppgåvelista til mottakarar når notat frå statuskode E.
|
SH
|
Notat i eksisterande sak Framgangsmåte:
| 1.
|
Søk fram saka som notatet skal knytast til
|
SH
|
| 2.
|
Opprett notatet ved å velja ny journalpost, Dokumentmal: NOT-notatmal. Vel type: N – Utgåande internt dokument som skal følgjast opp, eller X – Utgåande internt dokument som ikkje skal følgjast opp.
|
SH
|
| 3.
|
Påfør dei nødvendige journalpostopplysningar, mottakar av notatet, ev kopiar, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe. Produser dokumentet ved å velja rett tekstmal.
|
SH
|
| 4.
|
Produser eventuelle vedlegg til journalposten
|
SH
|
| 5.
|
Notatet legg seg på oppgåvelista til mottakarar når notat frå statuskode E.
|
SH
|
Avslutta ei arkivsak Dersom det ikkje er forventa fleire dokument i saka, bruk statuskode F – Ferdighandsama, kan avsluttast Då går det automatisk melding til fellestenesta om at saka kan avsluttast. Saka vil då få status A. Ho kan søkjast fram igjen, f. eks. ved å søkja på saker som har status A. Fellestenesta kan opna saka att.
| 1.
|
Fellestenesta sine rutinar trer i verk når sakshandsamar gjev melding om at saka skal avsluttast
|
SH/FEL
|
Skriva saksframlegg, melding om vedtak og referera i utval Sakshandsaming av delegerte saker og melding om vedtak Føremål: Sikra at handsaming av delegerte saker følgjer kommunen sitt delegasjonsreglement. Ansvar og tidspunkt: Sakshandsamar: Ved behov Framgongsmåte: Alle saker som er handsama etter delegasjon, kan refererast i utval. Framgangsmåte:
| 1.
|
Saka kjem til fellestenesta og blir journalført
|
FEL
|
| 2.
|
Sakshandsamaren kontrollerer at at alle saksopplysningane er i samsvar med aktuelle planar og regelverk. Dersom det er naudsynt med uttale/godkjenning få ytre mynde, eller det manglar opplysningar må dette innhentast. I påvente av manglande opplysningar/uttaler blir saka arkivert i eit «ventearkiv» hos fellestenesta.
|
SH
|
| 3.
|
Når alle naudsynte opplysningar er mottekne og journalførte, og alle sider ved saka er opplyste, registrerer sakshandsamaren ei utvalshandsaming i saka og produserer eit delegert vedtak med grunngjeving av vedtaket.
|
SH
|
| 4.
|
Sakshandsamaren produserer melding om vedtak og ekspederer elektronisk.
|
SH
|
| 5.
|
Det vert produsert rapport over alle delegerte vedtak mellom møta. Rapporten vert sendt til utvalet sine medlemmer i samband med innkalling til utvalsmøte.
|
FEL
|
Saksframlegg til politiske saker Føremål: Sikra at handsaming av saker som skal behandlast politisk, vert gjennomført på best mulig måte. Ansvar og tidspunkt: Sakshandsamar: ved behov Framgangsmåte:
| 1.
|
Finn saka som skal handsamast, gje melding til fellestenesta med dei nødvendige opplysingar for å oppretta ny sak
|
SH/FEL
|
| 2.
|
Vel utvalsbehandling og ny behandling. Legg inn i kva for utval saka skal opp og dato. Skriv inn tittel. Tittel på arkivsaka kjem automatisk opp. Vel runde. OBS. Dersom saka er oppe til politisk handsaming for første gong, vel Runde 1. Dersom det skal brukast fullført sakshandsaming, bruk same runde. Dersom det er eit nytt saksframlegg, bruk Ny runde
|
SH
|
| 3.
|
Vel nytt saksframlegg, fyll ut registreringsbilde, legg til ev vedlegg og lagre og produser
|
SH
|
| 4.
|
Skriv saksutgreiing og innstilling etter kommunen sine retningsliner for fullført sakshandsaming. Det er viktig å følgja dei blå «kodane» som ligg i malen. Desse må ikkje flyttast på eller fjernast!. Lagre saksframlegget
|
SH
|
| 5.
|
Skal saka opp i fleire utval, legg til desse utvala
|
SH
|
| 6.
|
Du kan velja mellom Nytt vedlegg – det vert brukt når vedlegget ikkje ligg i ESA. Vedlegget må då skannast inn i saka – ta kontakt med fellestenesta. Du kan også henta vedlegg frå «filsysemet». Eller du kan velja Hent vedlegg - vert brukt når vedlegget er registert i ESA
|
SH
|
| 7.
|
Saksframlegget m/vedlegget skal godkjennast av leiar. Det vert gjort på same måten som ved godkjenning av brev: Sjå pkt. 8.4 i rutinar
|
SH
|
| 8.
|
Sakshandsamaren gjev melding til fellestenesta/politisk sekretariat om at saks er sett på sakskartet til politisk behandling
|
SH
|
Vedlegg til saksframlegg Føremål: Få fullstendig saksutgreiing av sak til politisk handsaming. Det gjev møtesekretær tilgang til fullstending saksførebuing. Ansvar og tidspunkt: Sakshandsamar: ved behov Framgangsmåte:
| 1.
|
Hent fram journalposten/saksframlegget som du skal leggja vedlegg til. Journalstatus må vera R
|
SH
|
| 2.
|
Du kan velja mellom Nytt vedlegg - vert brukt når vedlegget ikkje ligg i ESA. Vedlegget kan også skannast inn i saka – ta kontakt med fellestenesta. Du kan også henta vedlegg frå filkatalog. Eller du kan velja Hent vedlegg - vert brukt når vedlegget er registert i ESA
|
SH
|
| 3.
|
Nytt vedlegg som blir lagra i ESA: Fyll ut den nødvendige informasjonen, rett malnamn og lagre. Produser dokument. Nytt vedlegg som vert henta frå filkatalog: Fyll ut den nødvendige informasjonen, lagre. Gå på trekantpila og bruk tilknyt fil. Då kjem ein inn på filsystemet og kan henta fram det rette dokumentet. Lagre.
|
SH
|
| 4.
|
Hent vedlegg: Gjeldande arkivsak kjem automatisk opp som val. Trykk på søk, og du vil få fram alle journalpostar som er registrerte i saka. Dersom vedlegget er henta frå ei anna arkivsak, skriv inn nummer på arkivsaka og søk. Då vil alle dokumenta i gjeldande arkivsak koma fram.
|
SH
|
Referera sak til eit politisk utval Føremål: Sikra at politikarane vert orienterte om delegerte saker og førespurnader, invitasjonar eller liknande som er komen til kommunen. Ulik informasjon som er komen til kommunen, og som er av ein slik art at det ikkje skal handsamast. Ansvar og tidpunkt: Sakshandsamar: ved behov Framgangsmåte:
| 1.
|
Finn fram den journalposten som skal refererast til politikarane.
|
SH
|
| 2.
|
Vel: «Refereres i utval» og «ny utvalsreferanse».
|
SH
|
| 3.
|
Vel kva for utval (eit eller fleire) denne orienteringa skal gå til. Referatsaka er no meldt opp til utvalet.
|
SH
|
Fjerna feilregistrerte journalposter frå arkivsaker Føremål: Enten flytta eller sletta journalpost som er journalført i feil arkivsak eller som ikkje skal journaførast. Ansvar og tidspunkt: Sakshandsamar/arkiv: ved behov Framgangsmåte
| 1.
|
Dersom sakshandsamar oppdager at eit brev er journalført i feil arkivsak eller at brevet ikkje skal journalførast, skal sakshandsamaren ta kontakt med fellestenesta. Då er det rutinar for fellestenesta som trer i kraft.
|
SH/FEL
|
|
