^{Foto: Adam Reed}

DIGITAL ARKIVPLAN FOR RISØR KOMMUNE

Arkivplanen er et planleggings- og styringsredskap for arkiv og dokumentasjonsforvaltning i offentlige organer. Det sentrale regelverket for offentlige arkiv er Arkivloven og Arkivforskriften, samt Riksarkivarens forskrift. I tillegg finnes det relevante bestemmelser i Offentlighetsloven, Forvaltningsloven m.fl. av betydning for forvaltning og bruk av arkiver.

En arkivplan dokumenterer hvordan et offentlig organ organiserer arkivfunksjonen og ivaretar arkivansvaret sitt. Den gir en samlet oversikt over arkivmaterialet, og hvilke regler og planer som gjelder for arkivarbeidet. Dette er nødvendig for å kunne forvalte arkivet i samsvar med arkivloven og forskriftene. Arkivforskriften § 4 sier at alle offentlige organer skal ha en arkivplan som er oppdatert og dekkende for arkivholdet slik det utføres i det enkelte organet. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i internkontroll med arkivarbeidet. Arkivplanen er først og fremst et redskap for organet selv. En god arkivplan gjør det enklere å planlegge periodiske oppgaver og beregne det framtidige ressursbehovet. Den vil også være et uvurderlig redskap for dem som skal finne fram i arkivmaterialet senere.

Fagleder på dokumentsenter har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste. Kommunedirektøren har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-2).

Arkivansvaret og arkiveringsplikten er svært viktig for kommunen som offentlig myndighet. Samfunnet forventer og krever gjennom lov at vi skal holde oversikt over vår virksomhet, dokumentere våre vedtak og arbeid for ettertiden og for å sjekke vår forvaltningspraksis. Publikum har også rett til å få tilgang til hva forvaltningen gjør, og dette er viktig for rettsvernet. Gjennom arkiv har vi også en kilde til samfunnets kulturarv og også muligheter for kontroll, tilsyn og forskning.

Denne arkivplanen skal med andre ord være et nyttig verktøy for Risør kommune for kvalitetssikring og ivaretakelse av arkivansvaret sitt. Dette vil si at alle ledere, saksbehandlere og arkivmedarbeidere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer som planen inneholder.

_{For mer informasjon, vennligst kontakt Dokumentsenteret: arkivhjelp@risor.kommune.no} 

_{Adresse Furumoveien 1, Pb 158, 4952 Risør. Hoved orgnr. 964 977 402}