Arkivplan.no – Framdrift/ tidsplan for arkivplanarbeidet i …………………… kommune

Ca. 1 år anbefales - arbeidet skal avklares, kartlegges, bearbeides, struktureres, omarbeides og registreres på nettstedet.Arbeidet fordeles gruppens medlemmer, andre berørte i organisasjonen og de som skal registrere i Arkivplan.no

Generelt:

1. Fastlegge prosjektorganisasjon Deltakere i arkivplangruppen / hvilken funksjon de tildeles.
Frist:……/……- 200…Ansvarlig: Rådmannen

2. Fastlegge mandat for prosjektorganisasjonen Hvilket ansvar og mandat gruppen og deltakerne skal ha.
Frist:……/……- 200…Ansvarlig: Rådmannen

3. Avgrensninger/omfang i planen Hvilke etater/ organisasjonsenheter skal med i første fase og evt. hvor mange faser/ hvilke enheter skal med i neste runde. Hvilke deler av arkivplanen som skal prioriteres og hvor detaljert planen skal være.
Frist:……/……- 200…Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

4. Fastlegge opplegg for opplæring og informasjon Kurs og informasjonsopplegg for gruppedeltakere og øvrige brukere
Frist:……/……- 200…Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

5. Kartlegge planer med betydning for arkivplanarbeidet F.eks. innkjøp av nytt arkivsystem, omorganiseringer o.l.
Frist:……/……- 200…Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

6. Vedlikehold av arkivplanen Fastsetting av ansvar for ajourhold framover
Frist:……/……- 200…Bestemmes av: Rådmannen Ajouransvarlig:…………………..

Politisk og administrativ organisering:

7. Definere organ i kommunen Er kommunen et organ eller skal det være flere?
Frist:……/……- 200…Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

8. Politisk struktur Hvilke utvalg/styrer og råd finnes i kommunen og hva er deres ansvar og oppgaver? (Samt litt historikk – om ønskelig).
Frist:……/……- 200…Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

9. Organisasjonsstruktur/etatsstrukturHvilke organ/etater/avdelinger/enheter finnes i kommunen og hva er deres ansvar og oppgaver? (Samt litt historikk – om ønskelig).
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

10. Arkivorganisasjon Hvilke arkivskapere, arkiv/delarkiv og journalførende enheter finnes i kommunen? Hvordan er arkivtjenesten organisert? Struktur, myndighet og ansvar (formelt og daglig arkivansvar).
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

Arkivoversikt inneværende periode:

11. De enkelte etatenes arkiv og arkivserier. Sakarkiver, møtebøker, protokoller, registre, spesialarkiver, foto, mikrofilm og elektronisk arkiv. Tidsrom, arkivnøkler og hvor arkivene fysisk oppbevares skal oppgis.
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

12. Kartlegge de ytre enhetenes arkiv og arkivserier. Samme som for etatene.
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

Arkivoversikt tidligere perioder:

13. Oversikt over depotordning og arkivbestand. Herunder bortsettings- og fjernarkiv. Oversikt over arkiv/delarkiv og serier. Tidsrom, arkivnøkler og hvor arkivene fysisk oppbevares skal oppgis.
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

Reglement for arkiv og saksbehandling:

14. Felles reglement for kommunen, instrukser og retningslinjer.
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………

15. Avdelings-/sektorvise reglement, instrukser og retningslinjer.
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: ……………………….

Rutiner/prosedyrer:

16. Felles post- og arkivrutiner for kommunen.
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………

17. Egen etats rutiner.
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

18. Rutiner for de ytre enhetene.
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

19. Felles sikkerhetsrutiner rundt dokumentsikring, datasikkerhet og fysisk sikring.
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

20. Avdelings-/sektorvise sikkerhetsrutiner rundt dokumentsikring, datasikkerhet og fysisk sikring.
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

Vedlegg:

I Riksarkivarens mal finnes et kapittel med vedlegg. Her er vedleggene lagt i de kapitlene de tilhører Arkivnøkler ligger under Arkivoversikt eldre perioder eller under ordningssystemer for inneværende periode.

Godkjenning og iverksetting av arkivplanen:

21. Godkjenning i arkivplangruppen
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

22. Høringsrunde i (styringsgruppen) avdelingene og evt. bearbeiding
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

23. Vedtas av rådmannen (evt. av styringsgruppen/ ledergruppen)
Frist:……/……- 200… Ansvarlig:………………………………Utføres av: …………………………..

24. Iverksetting av arkivplanen f.o.m. ..…/……-200…

……………………………kommune,/- 200…

NN
Rådmann