Opp ett nivå

Arkivorganisering

De kommunale arkivene er viktige fordi de rommer dokumentasjon som er av vital betydning for samfunnet, den enkelte kommune og innbygger.
Dette har nær sammenheng med at kommunen har ansvaret for en rekke grunnleggende tjenester, blant annet barnehage, skole, sosialomsorg, barnevern, legevakt og hjemmesykepleie.
Kommunen forvalter dermed mye rettighetsdokumentasjon som det er et stort behov for å bevare. For kommunalforvaltningen er arkivene viktige fordi de dokumenterer forvaltningens virksomhet og
vedtak.

Våre arkiv må være organisert på en slik måte at det blir enkelt å finne fram i senere.

Lovhjemmel

Riksarkivarens forskrift omhandler krav til organisering og rutiner

Journalenhet
Felles postmottak
Postmottak i de ytre enheter
Elektronisk saksarkiv
Arkivdeler
Fagsystemer
Interkommunalt samarbeid og kommunalt eierskap

Journalenhet

Orkdal kommune har to journalenheter

Arkiv: J-OK
Betegnelse: Journal Orkdal kommune
Fra dato: 06.06.2016
Til dato:

Arkiv: J-OB
Betegnesle: Journal Orklandbadet KF (reg. i Brønnøysundreg. som Orkdalbadet KF)
Fra dato: 11.01.2018
Til dato:

Felles postmottak

Orkdal kommune har felles postmottak for alle enheter. Post- og arkivtjenesten ved rådhuset registrerer og journalfører posten som kommer inn til felles postmottak. Dette gjelder også epost.

Postmottak i de ytre enheter

I de fleste tilfeller vil det være hensiktsmessig at ytre enheter registrerer og journalføre mottatt post selv. Eller de kan levere posten til felles postmottak på rådhuset for registrering.

Elektronisk saksarkiv

Orkdal kommune innførte 6.6.2006 elektronisk arkiv for generell saksbehandling med sak- og arkivsystemet ePhorte, med journalenhet J-OK Orkdal kommune

11.01.2018 ble det opprettet en ny journalførende enhet - Orklandbadet KF (reg. i Brønnøysundreg. som Orkdalbadet KF)

Arkivdeler

Ledetekst	Forklaring	Ordningsprinsipp
Emne	Saksarkiv basert på K-koder (en arkivdel for hele kommunen) fra 06.06.2006 er emnearkivet fullelektronisk	K-koder
Personal	Personalarkiv (en arkivdel - med tilgang for alle som har behov) fra 06.06.2006 er personalarkivet fullelektronisk	Personnummer
GBNR	Felles gbnr-register for kommunale eiendommer, landbruykseiendommer og (Byggesaker/delingssaker, egen modul)	Gårds- og bruksnr.
Barnemapper	Barnehagene	Personnummer
Elevmapper	SFO/Skole	Personnummer
Klient	Klientarkiv	Personnummer
Skatt	Kemner - privatpersoner og bedrifter	Person- eller org.nummer
Orkland	Saksarkiv basert på K-koder (En arkivdel som skal benyttes i prosessen før kommunesammenslåing)	K-koder

Fagsystemer

Personopplysninger som er regulert i personopplysningsloven, helseregeisterloven og andre særlover behandles i egne fagsystemer. Fagsystemene har lagring av data i sikret sone.

Enheter som har fagsystemer som ikke er godkjent som elektronisk arkiv - må ha papirarkiv.

Pasient- og personopplysninger som registreres i egne fagsystem

En kommunes behandlinger av personopplysninger er regulert i personopplysningsloven og helseregisterloven, hvor henholdsvis § 13 og § 16 stiller krav til sikring av personopplysningene. De to bestemmelsene er relativt likelydende.

Forskriften til personopplysningsloven sier at det skal treffes tiltak mot uautorisert innsyn i personopplysninger hvor konfidensialitet er nødvendig, Forskrift om personopplysninger. §2-11.

Datatilsynet har gitt ut en veiledning i informasjonssikkerhet som bla. Omhandler hvordan personopplysninger skal lagres, klassifikasjon v hvorvidt personopplysninger er sensitive eller ikke osv.

Personopplysninger som behandles i Orkdal kommune

Informasjon Formål	Hjemmel	Klassifikasjon	Sikrings- tiltak	Lagring og kommunikasjon	System- navn
Lønn og personal - lønnsoppl.	Person-opplysningsloven § 8	Person- opplysninger	Krypterte linjer	Ekstern tilgang via web	Agresso
Barnevern - Vurdering og tiltak	Barnevernloven § 3-1	Sensitive opplysninger	Sikret sone	Felles datarom	Familia
Helseopplysninger - Pasientjournal	Helsepersonel-loven §39 flg.	Sensitive opplysninger	Sikret sone	Felles datarom	Gerica
Helsestasjons- virksomhet med skolehelsetjenesten og jordmortjenesten	Helsepersonel-loven §39 flg	Sensitive opplysninger	Sikret sone	Felles datarom	HSPro
Sosial omsorg - klient økonomi - sosiale ytelser	Sosialtjeneste-loven § 2-1	Sensitive opplysninger	Sikret sone	Felles datarom	Socio
Barn- og elevinformasjon: - elever/foresatte - personal	Opplærings- loven § 13	Person- opplysninger	Internt nettverk	Felles datarom	IST: Extens Hypernett
Voksenopplæring: - personopplysninger	Opplærings- loven kap. 4A	Person- opplysninger	Sikret sone	Felles datarom	Visma Flyktning
Ressursstyring: - helsepersonell - turnus - variabellønn - fravær	Person-opplysningsloven § 8	Person- opplysninger	Internett	Ekstern tilgang via web	GRS
Kulturskole-administrasjon: - elev-/foresatte- informasjon	Person-opplysningsloven § 8	Person- opplysninger	Internt nettverk	Felles datarom	Speedadmin
Pedagogisk psykologisk tjeneste: Barn- og elevinformasjon: - elever/foresatte	Person-opplysningsloven § 8	Person- opplysninger	Sikret sone	Felles datarom	FRIDA

Interkommunalt samarbeid og kommunalt eierskap

Barnevernstjenesten i Orkdal, Meldal, og Agdenes

Barneverntjenesten i Orkdal, Meldal, og Agdenes er samorganisert og holder til i Orkdal rådhus. Alle klientdata finnes i Orkdal kommunes fagsystem Familia, der det er mulig å skille klientdata for hver kommune. Saker som omfatter innbyggere i Meldal, og Agdenes kommune arkiveres i egne arkiv atskilt fra arkivet som omfatter saker fra Orkdal kommune. Orkdal kommune har ansvar for fellestjenesten.

Skaun kommune gikk ut av samarbeidet i barnevernstjenesten 01.01.2018

PPT Orkdal og Agdenes

Orkdal kommune har arkivansvaret. All saksbehandling foregår i Orkdal kommune sitt fagsystem.

Brann og redningstjeneste i Orkdal og Skaun

All saksbehandling ang. Skaun kommune foregår direkte i Skaun kommunes saks- og arkivsystem.

Sio (Samhandlingsenheten i Orkdalsregionen)

Kommunene Agdenes, Frøya, Halsa, Hemne, Hitra, Meldal, Orkdal, Rennebu, Rindal, Skaun, Snillfjord og Surnadal. Orkdal kommune er vertskommune og har arkivansvaret.

Landbruk. Samarbeid mellom Orkdal og Meldal

Type arkiv	Beskrivelse av oppgave/tema	Hvordan gjør vi det
Generelt	2 hovedtyper av arkiver: - eiendomarkiv landbruk - saksarkiv	Flytting/organisering av landbruksarkivene skjer slik at de enkelt kan flyttes tilbake til Orkdal kommune dersom samarbeidet opphører. Alle saker som gjelder forhold i Orkdal merkes med O. De settes for seg sjøl i arkivet, både i eiendomarkivet og fagarkivet. I saksbehandlingsprogrammet opprettes nye arkivkoder, O_GARD og O_FA til Orkdalssaker.
	Merking av arkiver	Alle arkivmapper, arkivbokser og ringpermer merkes med bokstav for Orkdal kommune ( O). Disse settes like over L eller event. annen fagbokstav på arkivmappene i eiendomsarkivet. På mappene i saksarkivet settes O øverst.
Landbruksarkiver	Medflytting av landbruksarkiver	Gardsarkiv Orkdal flyttes med. Meldal sitt blir iallfall inntil vi eventuelt finner ut at vi må flytte det, stående i sentralarkiv rådhuset
	Fjernarkiv	Gammelt arkivmateriell blir stående igjen i de respektive rådhus.
	Egenerklæring om konsesjonsfrihet	Settes i perm, en for hver kommune, arkiv V04
	Produksjonstilskudd og avløsertilskudd	Settes i perm, en for hver kommune, arkiv V13
	Skogfond	Brev som angår skogavgift føres i saksbehandlingsprogram og arkiveres i saksarkivet. Kopi av utbetalinger sorteres etter gnr/bnr og settes i perm for hver kommune (kan kastes etter 10 år).
	Motorferdsel	Mapper for hver kommune, arkiv K01.
	Viltsaker (generelt om vilt hører til i saksarkivet)	Tildeling og fellingsresultater knyttet til det enkelte vald oppbevares i mapper for hver enkelt kommune, arkiv K46.
	Skogsveger (generelt om skogsveger hører til i saksarkivet)	Arkiveres i saksarkiv (V83) med registrering som under generelt.
	Skogbruksplaner	En sjølstendig del av eiendomarkivet for den enkelte kommune.
Saksarkiv (K-koder)	Saker fra saksarkivet i Orkdal overføres ikke til Meldal. Saker som hører hjemme i saksarkivet, og som ikke er merket Orkdal (O) blir en del av Meldal kommunes arkiv etter sammenslåingen.	Originaldokumenter tas ikke ut av arkivet i Orkdal. Det tas kopier etter behov av saker som ikke er avsluttet. Saker som ikke er avsluttet registreres som ny sak i Meldal når det er behov for å registrere nye dokumenter. På linje 2 i sakstittel skrives merknad om saksnr. i Orkdal.

Laster...