Formål  

Skal sikre at viktig forvaltningsmessig dokumentasjon blir ivaretatt og behandlet på forskriftsmessig vis.  

Grunnlag  

Lov om barnehager (barnehageloven) 
Forskrift om saksbehandlingsregler ved opptak i barnehage 
Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) 
Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentleglova) 
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 

Lov om arkiv (arkivlova) 
Forskrift om offentlege arkiv 
Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) 

Systemløsning:  

Visma Flyt barnehage er en elektronisk barnejournal og et barnehagesystem som koordinerer og samordner saksbehandling og kommunikasjon barnehagene imellom og mellom barnehage og søker. Systemet inneholder alle sentrale funksjoner for saksbehandling og journalføring knyttet til barnehageopptak og søknad knyttet til redusert foreldrebetaling. Herunder registrering av søknad, tilbud om barnehageplass og svar på tilbud, registrering av søknad om redusert foreldrebetaling samt svar på søknaden. Systemet brukes også til å registrere oppsigelser av plass (fra foreldre) Visma Flyt barnehage brukes av alle barnehager i kommunen, både kommunale og private. 

I tillegg til barnehageopptak brukes systemet til å registrere fakturagrunnlaget til det enkelte barn, samt at fakturalistene brukes til generering av fakturaer og eksportering av fakturafil til økonomiavdelingen. -Dette knyttet til de kommunale barnehagene. 

Systemet brukes også på kommunenivå til å sende oversikt til NAV Forvaltning knyttet til kontantstøtteregister 

Visma Flyt barnehage samhandler og er integrert med SvarUt komponenten, det vil si at brev ut sendes digitalt sikker digital forsendelse. 

Systemadministrator for systemet Visma Flyt barnehage er organisert under oppvekstavdelingen, på rådgivernivå. 
 

Acos WebSak (tidligere ESA) er Lunner kommunes sak-/arkiv system som skal ta for seg all dokumenthåndtering og arkivering for kommunal forvaltning. I Websak er det opprettet barnemappe for enkeltvedtak på hver kommunal barnehage.  

Frem til høsten 2010 ligger enkeltvedtakene papirbasert i barnehagemapper. Mappene skal pakkes ned i arkivbokser pr. barnehage enhet alfabetisk på navn. Avleveres til bortsettingsarkivet i Lunner rådhus. 

Fra Høsten 2010 og frem til 31.01.2023 ligger alle enkeltvedtak registrert inn i sak- og arkivsystemet Websak.  

Visma flyt barnehage og sikkersak ble fullelektronisk 01.02.2023 med kobling/integrasjon mot Noark5 godkjent arkivkjerne Visma Samhandling Arkiv (VSA)  

Overgang til Visma Samhandling arkiv: 

Alle barnemappene i Websak ble avsluttet med merknad: «Denne barnemappen er avsluttet og videreført i Visma flyt barnehage og sikker sak som ble fullelektronisk 01. februar 2023 med kobling mot arkivkjerne Visma Samhandling arkiv. 

Barnehagemappe i sak- og arkivsystemet (Websak) 

• Barnehagemappe 
• Barnets navn 

• Objektkode: fødselsdato 

Herunder dokumenter: 

• Oppstartsskjema: 
• Henvisning til PPT og sjekkliste for barn i førskolealder: 

• PPT skjemaet sendes digital via svarut til org.nr til PPT.  
• Enkeltvedtak tildeling/tilrettelegging ressurser grunnskolen: 
• Individuell opplæringsplan: 
• Årsrapport: 
• Møtereferater 

• Arkivering av e-post, korrespondanse og andre saksdokumenter i henhold til lovpålagte krav. 

Visma Min barnehage 

Den enkelte kommunale barnehage bruker den digitale løsningen Visma min barnehage i sin daglige kommunikasjon med foreldre. I tillegg til å sende ut mail, skrive korte beskjeder, enten til flere eller til en, brukes systemet til fraværsregistrering, registrering av oppmøte og hentetidspunkt. Det er i tillegg her foreldre enkelt kan administrere tillatelser, fylle ut helseerklæringer mm 

Periodisering av fagsystem  

Periodisering og avlevering eller deponering av fagsystem og objektarkiv inngår ikke i periodisering  
hvert 4 år.  
Unntak er:  
· Om det gjøres store omorganiseringer  
· Om det blir tatt i bruk nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)  
· Går over til elektronisk system  
· Eller ved overgang til annet elektronisk system eller leverandør  
 

Periodisering av fagsystem og objektarkiv skal behandles etter § 13 i forskrift om offentlege arkiv og kapittel 4 i riksarkivarens forskrift.  
Avlevering eller deponering skal behandles etter § 20 i forskrift om offentlege arkiv og kapittel 5 og 6 i riksarkivarens forskrift.  
I den elektroniske arkivkjernen er det lagt til rette for et mykt periodeskille mellom de periodiserte arkivdelene.  
 

Avslutning av barnemapper i Websak avsluttes når barnet går over i skole. Ved behov overføres barnemappen til skole dersom foreldre samtykker til det.  

Digital signatur 

Lunner kommune benytter seg av digital signatur i Visma Flyt barnehage (saksbehandling). Viser til lov om elektronisk signatur §3.   

Beskrivelse for behandling av post 

Elektronisk post: 

Skjemaer: 

• Skjemaløsningen fra hjemmesiden går direkte til felles postmottak skjema@lunner.kommune.no 

• Arkivtjenesten videresender til det postmottak som er opprettet pr. barnehage 
• Barnehage har ansvar for å journalføre inn skjemaene til Visma flyt sikker sak 

• Skjemaløsningen i foresattportalen  

• Kommer direkte inn i Visma flyt barnehage 
• Søknad om redusert foreldrebataling 

• Søknad om endring av plass 
• Oppsigelse av plass 

E-post: 

• E-poster som kommer direkte til post@lunner.kommune.no  

• Arkivtjenesten videresender til det postmottak som er opprettet pr. barnehage 

Sikker forsendelse av sensitive opplysninger: 

E-post sendes som kryptert eller via https://sikker.udf.no/ . Dette er passord belagt for de som mottar  

Papirpost: 

• Journalføring og skanning utføres hos den enkelte barnehage 
• Overføring av data fra PPT til VSA gjøres elektronisk hvert 5. minutt  
•  Dokumentene konverteres automatisk til arkivformat PDF/A-1, versjon 1 a) jf. riksarkivarens forskrift § 3-4 a  
•  Konvertering til riktig arkivformat skjer jevnlig flere ganger daglig jf. riksarkivarens forskrift § 3-4 c  

•  Skannede dokumenter oppbevares i låsbart skap i minimum 4 måneder før det kan makuleres jf. riksarkivarens forskrift § 3-4 c  
• Konvertering til riktig arkivformat skjer jevnlig flere ganger daglig jf. riksarkivarens forskrift    § 3-4 c 
• Skannede dokumenter skannes med 300 dpi i oppløsning og orginal av dokumentet kan destrueres når det er kontrollert at innskanning er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare. jf. riksarkivarens forskrift § 3-6. 
• Post for frankering sendes arkivtjenesten  

Ansvar, Kontroll og Rettigheter 

Ansvar og kontroll  

Det formelle ansvaret for at arkivordningen er tilfredsstillende, dvs. informasjonsflyt, tilgjengelighet, sikkerhet og gjenfinning er delegert til arkivleder jmf. Reglement for delegering av myndighet.   

I Lunner kommune er arkivtjenesten plassert i Informasjonsforvaltningen.   
Arkivleder har ansvaret for alle arkivene i Lunner kommune jfm forskrift om offentlig arkiv §1-1, 2. ledd  

Saksbehandler på Visma Flyt barnehage er ansvarlig for forsvarlig saksbehandling i henhold til gjeldene lovverk og prosedyrer.  

Systemansvarlig for administrator for Visma Flyt barnehage er organisert under oppvekst  

Systemansvarlig for Visma samhandling arkiv (VSA) er organisert under arkivtjenesten.  

Definering av ansvar jf. riksarkivarens forskrift § 3-2.2 d, e og f og 3-6.2 

Fagansvarlig/Leder:  

• Opprette og skrive dokumenter  
• Utføre kvalitetskontroll ukentlig i fagsystemet  
• Daglig oppfølging av fagsystemet  
• Vurdering av spørsmål om offentlighet  

• Registrering av unntatt offentlighet og riktig hjemmel  

Saksbehandler: 

• Journalføring og skanning av inngående dokumenter, også e-post og organinterne dokumenter 
• Fordeling av dokumenter 

• Retting av journalførte journal- og arkivopplysninger 
• Avskriving og ferdigstillelse av dokumenter 
• At skanning av inngående dokumenter er utført korrekt og komplett 
• At skannede dokumenter er lesbare 

Systemansvarlig for Visma flyt barnehage/sikker sak og VSA 

• Utføre kvalitetskontroll ukentlig i fagsystemet  
• Daglig oppfølging av fagsystemet  
• Feil i overføringer mellom systemene Visma flyt barnehage/sikker sak og VSA  
• Opprette og ajourholde brukertilganger i Visma flyt barnehage/sikker sak 

• Systemadministrator for VSA (Visma samhandling arkiv)  
• Opprette og ajourholde brukertilganger i VSA  

Kontroll  

jmf. riksarkivarens forskrift § 3-2.2 d og f og 3-6.2 

Fagansvarlig/leder:  

• Avdelingens reserverte/ikke ferdigstilte dokumenter  

Saksbehandler:  

• At skanning av inngående dokumenter er utført korrekt og komplett 

• At skannede dokumenter er lesbare 
• At adresseregisteret er oppdatert  

Merkantil konsulent:  

• At adresseregisteret er oppdatert  
• Fordeling av dokumenter  

Systemadministrator for Visma flyt barnehage/sikker sak:  

• Utføre kvalitetskontroll ukentlig i fagsystemet  
• Daglig oppfølging av fagsystemet  
• Feil i overføringer mellom systemene Visma flyt barnehage/sikkersak og VSA  

Systemansvarlig for VSA:  

• Systemansvarlig overvåker arkivkjernen på sikker sone, og at selve dokumentutvekslingen kjører som normalt mot fagsystemene.   
• Systemansvarlig overvåker også mengden "ikke-arkiverte" dokumenter, som tilsier en form for restanse eller uferdige dokumenter i det aktuelle fagsystemet.  
• Dokumentsenteret rapporterer avvik til systemansvarlig for aktuelt fagsystem.  
• Systemansvarlig er ansvarlig for dialog med systemansvarlig på Visma flyt barnehage/sikker sak dersom fagsystemet ikke avleverer dokumenter til arkivkjernen som normalt.  
• Systemansvarlig og arkivtjenesten har møte en gang i året for en gjennomgang/sjekk.  

Rettigheter/Tilganger 

Systemadministrator for Visma flyt barnehage/sikker sak: 

• Opprette og ajourhold brukertilganger i fagsystemet 
• Tilgang til Visma Flyt Barnehage gis styrere og pedagogiske leder som skal behandle dokumenter. 

Definering av rettigheter/tilganger jf. riksarkivarens forskrift § 3-2.2 a og b og § 3-6.2 

Det er kun ansatte med tjenstlige behov som gis tilgang til barnemappene.  

Journalføring ved system ute av drift 

Dersom elektroniske system er ute av drift i mer enn 3 virkedager  

Følgende opplysninger skal være med: 

• Mottatt dato 
• Journalføringsdato 
• Saks- og dokumentnummer (i papirbasert journal) 
• Navn på avsender eller mottaker 

• Opplysninger om saken/dokumentet (emnet) 
• Datering av dokumentet 
• Arkivkode 
• Enhet og saksbehandler 
• Offentlighetsvurdering med hjemmel for unntak 

Den papirbaserte arkivdanningen journalføres og skannes så snart elektronisk system er tilbake i drift. Jf. riksarkivarens forskrift § 3-2.2 g 

Klage 

Det sakkyndige vurderingen skal utarbeides i tett samarbeid med barnet og de foresatte.  Barnet og foresatte kan komme med innspill til innholdet og har rett til å se den sakkyndige vurderingen når den er utarbeidet.  

Sakkyndig vurdering kan ikke påklages fordi vurderingen er rådgivende og ikke et enkeltvedtak. Enkeltvedtak fattes av den enkelte skole eller barnehage.  

Innsyn  

Saksdokument, journaler og liknende register for organet er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov. Krav om innsyn kan fremsettes av hvem som helst jf. offentleglova § 3  

En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Dersom en mindreårig er part i saken og blir representert av verge, gjelder dette også den mindreårige selv. Retten til innsyn gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken. En mindreårig under 15 år skal ikke gjøres kjent med opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt.  

Når det er adgang til å gjøre unntak fra innsyn, skal forvaltningsorganet likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn. Innsyn bør gis dersom hensynet til parten veier tyngre enn behovet for unntak jf. forvaltningsloven § 18.  

Avslag på krav om innsyn skal være skriftlig. Blir krav om å få gjøre seg kjent med et bestemt dokument eller opplysning avslått, skal parten gjøres kjent med bestemmelsen som ligger til grunn for avslaget og hvilket ledd og hvilken bokstav i bestemmelsen som er brukt. Avslaget skal opplyse om retten til å klage.  

Den som har satt fram kravet, kan påklage avslaget. Fylkesmannen er klageinstans når avslaget er truffet av kommunalt organ jf. forvaltningslovens § 21.  

Krav om innsyn skal behandles og arkiveres i Visma Flyt skole/sikker sak barnemappe 

Kvalitetsmål 

Lunner kommune har et system som sikrer at forvaltningsmessig dokumentasjon blir ivaretatt og behandlet på forskriftsmessig vis. 

Evaluering 

Årlig evaluering av rutiner for post og arkivlegging i Visma Flyt Barnehage 

Revidert 19.10.2023