Brukere av Acos websak kan sende utgående dokumenter til mottaker for elektronisk signering.
Tjenesten gjør det mulig for innbyggere å signere dokument ved påføring av elektronisk personsignatur. Tjenesten forvaltes av Difi og leveres av Posten Norge AS.
eSignering hjelper virksomheter med å sikre en brukervennlig, sikker og effektiv håndtering av dokumenter som krever signatur av enkeltpersoner.

Dette gjøres ved å:

1. Opprette et utgående dokument i rett sak
2. Fyll inn tittel i tittellinje 1 (NB! Evt. sensitive opplysninger skrives i tittellinje 2 og journalposten skjermes).
3. Legg til rett mottaker via folkeregisteret. Dersom folkeregisteret ikke benyttes må det allikevel fylles inn fødsels- og personnummer. Dersom du ikke benytter fødsels- og personnummer vil signeringsoppdraget feile. Minner om viktigheten av å sikre rett mottaker!
4. Gå på fanen: saksdokumenter og opprett nytt dokument. Dersom du ønsker å benytte maler som finnes i systemet velger du brevmal med en/to underskrift – m. std.tekst
5. Fyll inn dokumentet og velg sjekk inn og avslutt
6. H-klikk på selve journalposten og velg signering
7. Velg/kryss av hvilket dokument man ønsker signert og hvem som skal signere. Trykk deretter start.

8.  Kvittering for singneringsoppdraget vil komme opp. Den samme informasjonen vil være tilgjengelig under historikk-fanen på journalposten.

9.  Det utgående dokumentet vil ligge i kurven E-signering, under aktive oppdrag.

Informasjon:

• Det er kun mulig å sende 1 dokument til signering (ikke hoveddokument og vedlegg)

• OBS! Signer-knappen vil være inaktiv dersom en av følgende punkter er gjeldende:
  - Saksstatus er enten A, J eller U.
  - Journalpoststatus er enten J, E, U eller A.
  - Det finnes utsjekkede dokumenter på journalposten
• Dersom «Start»-knappen ikke blir tilgjengelig etter å ha valgt mottaker må fødsels- og personnummeret kontrolleres.
• Noen innbyggere har reservert seg fra å motta digital post.

   I disse tilfellene vil det komme opp et orange ikon/utropstegn, hvor det kommer frem at mottaker har reservert seg. Dokumentet må da sendes på papir/pr. ordinær post.

• Difi varsler mottaker(e) om signerinsoppdraget via sms eller e-post.  Gjennom en signeringsportal på internett vil sluttbruker kunne logge seg inn via IDporten, lese gjennom dokumentet og signere ved bruk av elektronisk ID. Etter at dokumentet er signert vil det automatisk bli sendt tilbake til WebSak via Acos Mottak.

• Mottaker har frist på 1 uke for signering av dokumentet. Mottaker vil automatisk motta en påminnelse når fristen nærmer seg eller dersom mottaker har kansellert signeringsoppdraget.

• For at mottakere skal sikres trygg oppbevaring av signerte dokumenter vil innbyggere som har valgt digital postkasse automatisk bli tilsendt en kopi av det de har signert gjennom signeringstjenesten. Innbyggere som ikke har valgt digital postkasse kan velge å laste ned dokumentet etter at signeringen er gjennomført.

• Dersom mottaker ikke signerer innen frist vil saksbehandler motta en inngående journalpost med tittel – frist utløpt, i E-signerings kurven – frist utløpt.

  Denne journalposten avskrives av saksbehandler (tatt til orientering).
  Saksbehandler må deretter kontakte fellestjenesten for å få åpnet den utgående journalposten (tidligere sendt dokument).
  Saksbehandler vurderer da hva som er mest hensiktsmessig; sende dokumentet på nytt via e-signering eller skrive ut og sende på papir/pr. post.

• Dersom saksbehandler har to signeringsmottakere i samme journalpost og kun en mottaker signerer innen fristen, vil signeringen være ugyldig. Alle mottakere på samme journalpost må signere innen fristen for at dokumentet skal komme tilbake signert.
  Vurder derfor om du skal opprette to journalposter med samme brev med ulike mottakere.

• Et multiundertegner signeringsoppdrag kan maksimalt ha 10 signeringsmottakere.

• Dersom mottaker signerer innen fristen vil dokumentet automatisk legge seg som en inngående journalpost i saken.
  Fellestjenesten kontrollerer og ferdigstiller journalposten, som deretter havner i saksbehandlers kurv: E-signering – Signert.

  Det inngående dokumentet avskrives av saksbehandler.

• Det er mulig å sende ut PDF filer for signering