§ 2.2 Arkivplan

Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfatter og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.m som gjeld arkivplanarbeidet.

Det betyr at planen skal være:

1. Beskrivende

Den skal gi en oversikt over vilke arkiv som finnes og vilke rutiner som er knyttet til disse. Den skal også gi oversikt over hvordan det er organisert.

2. Retningsgivende

Den skal gi forpliktende retningslinjer for hvordan all dokumentinformasjon som organisasjonen trenger i sine daglige gjøremål eller har plikt til å oppbevare for ettertiden skal registreres, oppevares og brukes. Etterhvert som dokumentene i stadig større grad blir distribuert og lagret elektronisk er det stadig viktigere med ensartede rutiner (hvem gjør hva og hvordan).

Arkivet skal helst fungere godt, og arkivarbeidet bør være så kostnadeseffektivt og rasjonelt som mulig:

Arkivplan som planleggings- og styringsredskap

(utdrag fra Arkivhåndboken av Ivar Fonnes)

Samspillet mellom daglige og periodiske oppgaver og de tilhørende krav til ressurser krever planlegging og styring dersom det skal fungere godt: I denne sammenheng kan arkivplanen være et nyttig redskap. En godt utarbeidet og oppdatert arkivplan gir oversikt både over arkivmaterialet og hvordan det skal behandles, og det er dette som kreves for en systematisk planlegging og styring av arkivarbeidet. Her er noen eksempler på hvordan arkivplanen kan brukes som planleggings- og styringsredskap:

• Det daglige arkivarbeidet styres mest effektivt og sikkert gjennom klare definisjoner av ansvarsforhold og oversiktlige rutinebeskrivelser. God oversikt over hva slags arkivmateriale man har, og hvor dette befinner seg, er også viktig for å gjøre et godt og effektivt arkivarbeid. Dessuten vil en oppdatert beskrivelse av organets struktur og funksjoner bidra til sikker og effektiv saksfordeling og saksgang. Alt dette er informasjon som naturlig inngår i en arkivplan, og som gjør den til et viktig redskap for planlegging og stsyring av de daglige arkivfunksjoner.
• De periodiske oppgavene som bortsetting, kassasjon og avlevering forutsetter at det avsettes ressurser for formålet. Dette krever planlegging. Arkivplanen inneholder den informasjonen som er nødvendig for å plassere slike oppgaver inn i en tidsplan og beregne resssursbehovet både når det gjelder personell, lokaler, systemer og andre hjelpemidler. De periodiske oppgavene i arkivarbeidet er svært forutsigbare, og arkivplanen kan derfor med enkle grep utstyres med en lansiktig planleggingsdel for slike oppgaver.
• Behovet for arkivlokaler,både på kort og lengre sikt, kan beregnes med forholdsvis stor nøyaktighet ut fra opplysningene i arkivplanen. Størrelsen på de enkelte årganger, samt den årlige tilvekst i dagligarkivet vil, i kombinasjon med organets kassasjonsregler, gi tilstrekkelig informasjon til å beregne den framtidige tilvekst i bortsettingsarkivet: Og størrelsen på de enkelte årganger forteller hvor mye plass som kan frigjøres ved avleveringer. Behov for arkivlokaler må beregnes i sammenheng med planlegginge av de periodiske oppgaven, jfr. forrige punkt

Ikke minst nevnes også til slutt:

• Elektroniske sak og arkivsystemer. Ved innføring av ny teknologi og større grad av elektronisk dokumentproduksjon og elektronisk arkiv, er arkivplanen et helt nødvendig redskap for å planlegge dokumenthåndtering og opplegg for gjenfinning før innføringen finner sted.