Instruks for styret til Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

1.       FORMÅL

Formålet med denne styreinstruks er å gi regler om arbeidsform og saksbehandling for styret i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA).

Styret skal sørge for at IKAs selskapsavtale følges, og at det avtalefestede formål ivaretas. Selskapets avtalefestede formål er:

«Selskapet skal arbeide for at arkivmaterialet fra deltakerne eller materiale som disse har ansvar for, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative, juridiske og kulturelle formål, i samsvar med arkivloven. Selskapet skal tilby depotplass for deltakernes arkivmateriale, samt veilede deltakerne slik at de har tilfredsstillende oppbevaringsforhold for arkivmateriale. Selskapet skal være et arkivfaglig rådgivningsorgan og kompetansesenter for deltakerne, og skal i samråd med deltakerne arbeide for å utvikle effektive og rasjonelle arkivtjenester hos dem.»

2.       STYRETS ARBEIDSFORM

Styret i IKA er ansvarlig for forvaltningen av selskapet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. Styret skal opptre og treffe sine beslutninger som kollegium i henhold til følgende rutiner:

2.1.  Styremøter

Hvert år avholdes styremøte i februar eller mars for behandling av faste saker som skal fremmes til representantskapsmøtet. Det bør avholdes minimum 3 faste styremøter pr. år.

2.2.  Møteplan

Forut for hvert år skal det fastsettes en møteplan der tid og sted for styrets faste møter skal angis for hele året. Møteplanen legges fram for styret i årets siste møte.

2.3.  Ekstraordinære møter

Ekstraordinære styremøter kan avholdes når det er behov for dette. Styreleder eller 2 styremedlemmer kan kreve at styret sammenkalles for å behandle en bestemt angitt sak. Krav om avholdelse av ekstraordinært styremøte stilles skriftlig til styrets leder med angivelse av den sak man ønsker behandlet.

2.4.  Møteform

Styremøter skal, som hovedregel, arrangeres som fysisk møte med alle styremedlemmer til stede. Styrets leder kan ved behov beslutte å avholde møter helt eller delvis digitalt. For øvrig, og hvis ikke annet fremgår av denne instruksen, gjelder reglene om saksbehandling i folkevalgte organer i kommunelovens kapittel 11.

2.5.  Dagsorden

Styrets leder er ansvarlig for å utarbeide dagsorden for styremøtene i samarbeid med daglig leder. Styremedlemmene bør, dersom de ønsker å ta opp saker, rette en henvendelse om dette til styrets leder før innkallingen sendes ut. Saker som krever en beslutning fra styret kan tas 2 inn på dagsordenen for et møte etter at innkalling er sendt ut hvis et flertall av styremedlemmene er enige i dette.

2.6.  Innkalling

Forut for hvert styremøte skal det sendes ut en innkalling med angivelse av tid, sted og dagsorden for styremøtet. Styrets varamedlemmer skal motta kopi av alle innkallinger. Daglig leder er ansvarlig for at innkalling utarbeides og sendes ut. Innkallingen skal, som hovedregel, sendes ut en uke før møtetidspunkt, men særlige hastesaker kan innkalles med kortere frist.

2.7.  Saksdokumenter

Det skal følge skriftlig saksfremstilling for hver enkelt sak på dagsordenen, eventuelt med ytterligere saksdokumenter. Saksfremstilling og eventuelle dokumenter skal være tilstrekkelig, både i form og innhold, til at styrets medlemmer kan sette seg inn i de enkelte saker på dagsordenen før møtet. Der styret skal treffe beslutning skal det, som hovedregel, foreligge en innstilling til dette fra daglig leder. Saksdokumenter til enkeltsaker på dagsorden kan distribueres etter innkallingen. Daglig leder er ansvarlig for å utarbeide saksdokumentene. Styremedlemmene forutsettes å ha satt seg inn i saksdokumentene før hvert møte.

2.8.  Forfall

Styremedlemmer og innkalte varamedlemmer som ikke kan delta i et møte skal melde fra om dette til daglig leder så snart som mulig.

2.9.  Beslutningsdyktighet

Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av styremedlemmene, evt. deres vararepresentanter, er til stede. Er styret ikke beslutningsdyktig, skal møtet avlyses og de foreliggende saker behandles på et nytt møte.

Kravet til beslutningsdyktighet gjelder også i enkeltsaker der møtende styremedlemmer er inhabile, ref. pkt. 2.12 nedenfor.

2.10. Daglig leders møteplikt

Daglig leder har plikt til å delta i alle styremøter og har tale- og forslagsrett. Styret kan beslutte at daglig leder skal fratre fra behandlingen av saker som angår daglig leder direkte.

2.11. Møte- og talerett for andre

Styremøtene er åpne for offentligheten. Dette gjelder ikke ved saker med lovbestemt taushetsplikt. Styret kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette, jf. § 11-5 i kommuneloven.

De ansattes representant har generell møte- og talerett. Representant for de ansatte har ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler.

2.12. Habilitet

Forvaltningslovens habilitetsregler gjelder for ansatte og medlemmer av selskapets styrende organer. I tillegg gjelder kommunelovens § 11-10 tilsvarende.

2.13. Møteledelse

Styrets møter ledes av styrets leder, eventuelt nestleder. I deres fravær utpeker styret en setteleder for møtet.

2.14. Stemmeregler

Vedtak i styret treffes som flertallsvedtak. Som styrets beslutning gjelder det som flertallet av de møtende har stemt for dersom ikke annet er fastsatt i selskapsavtalen. De som stemmer for et forslag, må likevel utgjøre mer enn en tredel av samtlige styremedlemmer for at forslaget skal anses som vedtatt. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Styremedlem som er uenig i styrets beslutning, kan kreve å få sin oppfatning innført i protokollen.

2.15. Protokoll

Det skal utarbeides protokoll for hvert styremøte. Ansvarlig for protokollen er daglig leder. Protokollen skal angi alle beslutninger, også stemmetall ved dissenser. Protokollen skal behandles og godkjennes på det påfølgende styremøtet. Protokollen skal underskrives av styrets leder og daglig leder, og oppbevares på forsvarlig vis. Kopi av protokoll skal sendes til styrets medlemmer, varamedlemmer og eierne.

3.       STYRETS OPPGAVER

Styrets hovedoppgave er å realisere IKAs formål ved:

• organisering av selskapets virksomhet

• utarbeide målsettinger og strategi for virksomheten

• løpende tilsyn med administrasjonens arbeid

• representasjon av selskapet i forhold til tredjepart

• gjennomføre og følge representantskapets vedtak og retningslinjer

• sørge for at regnskapsføring og formuesforvaltningen er undergitt betryggende kontroll

Disse oppgavene skal løses på følgende måte:

3.1.  Daglig leder

Styret skal ansette en daglig leder for selskapet og, i denne forbindelse, godkjenne ansettelsesavtale og arbeidsvilkår. Alle endringer i disse skal behandles av styret.

3.2.  Arbeidsgiveransvar og tilsetting

Arbeidsgiveransvaret, og oppgaven med tilsetting og oppsigelse av arbeidstakere og lønnsfastsettelse for selskapets ansatte, er delegert til daglig leder.

3.3.  Regnskap

Styret er ansvarlig for at selskapets regnskapsførsel er forsvarlig organisert i forhold til relevante lover og regler. Styreleder kan ved behov møte selskapets revisor for å gjennomgå organiseringen og gjennomføringen av den løpende regnskapsførsel.

3.4.  Økonomisk stilling

Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og påse at virksomheten, regnskapet og formuesforvaltningen er under betryggende kontroll.

3.5.  Rapportering

Styret skal etablere regelmessige rutiner for rapportering vedrørende løpende drift og økonomiforvaltning og behandle slike rapporter i de løpende styremøtene.

3.6.  Årsmelding

Styret skal utarbeide en årsmelding i tilknytning til årsregnskapet der aktiviteter i det forløpne år beskrives og eventuelle planer for fremtiden angis.

3.7.  Strategi - Målsetting

Styret skal, innenfor den ramme som er gitt av selskapets formålsparagraf, foreslå for representantskapet målsettinger for selskapets arbeid og en strategi for å nå disse.

3.8.  Budsjett

Styret skal hvert enkelt år legge fram forslag for representantskapet til budsjett for driften av selskapet. For internt bruk for styret og daglig leder skal styret vedta et detaljert budsjett med utgangspunkt i budsjettet vedtatt av representantskapet.

3.9.  Representasjon utad

Styrets leder skal, som hovedregel, uttale seg på vegne av styret.

3.10. Tegningsrett

Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Daglig leder representerer selskapet utad innenfor sitt myndighetsområde og har fullmakt til å tegne selskapets firma.

4. STYRETS FORHOLD TIL REPRESENTANTSKAPET

4.1. Innkalling til representantskapet

Representantskapets leder skal innkalle til møte i representantskapet og møtet avholdes innen utgangen av april måned i det enkelte år. Representantskapet skal behandle selskapets årsmelding og årsregnskap, behandle og vedta årsbudsjett og økonomiplan, samt andre saker som styret legger fram. Disse skal vedlegges innkallingen til møtet sammen med revisors beretning.

4.2. Ekstraordinære møter i representantskapet

Ekstraordinært representantskapsmøte til behandling av særskilt angitte spørsmål skal innkalles med to ukers varsel når to styremedlemmer eller ett/flere representantskapsmedlem(mer) ber om det eller dersom representantskapets leder eller revisor finner behov for dette.

4.3. Prosedyrer ved innkalling

Representantskapet innkalles med minst 4 ukers varsel til dets medlemmer. Innkallingen skal angi de saker som skal behandles. Møtedato sendes til representantskapet så snart denne er fastsatt. Saker som et medlem av representantskapet ønsker å fremme særskilt, må være meddelt representantskapets leder innen en uke før møtet holdes og representantskapets medlemmer og selskapets eiere skal snarest deretter underrettes skriftlig om slike eventuelle tilleggssaker.

4.4. Styrets deltagelse

Styrets leder og daglig leder skal være tilstede under møter i representantskapet. Styrets øvrige medlemmer kan være tilstede. 5 5. VEDTAK OG ENDRING Endringer i styreinstruksen kan besluttes i styremøte med flertall som nevnt i pkt. 2.9 og 2.14. Vedtatt første gang etter behandling i styremøte den 27. august 2013.

Revidert etter behandling i styremøte 27. november 2020.