Formål

Formålet er å sikre at elevdokumentasjon registreres og oppbevares i henhold til gjeldende regelverk. Denne prosedyren beskriver rutiner for Gran og Lunner voksenopplæring i forhold til opprettelse, registrering, arkivering og avlevering av elevmapper, innenfor rammen av gjeldende forskrifter, lover og retningslinjer.

Grunnlag

• Lov om arkiv
• Forskrift om offentlig arkiv
• Riksarkivarens forskrift 
• Lov om grunnskolen og den videregående opplæringa (opplæringslova) 
• Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) 
• Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentleglova) 
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 

Systemløsning

Visma Velferd Voksenopplæringen er et fagsystem for Voksenopplæringen. Det ble fullelektronisk i mai 2020 med kobling/integrasjon mot Noark5 godkjent arkivkjerne Visma Samhandling Arkiv (VSA).

Løsningen administrerer undervisning av asylsøkere, flytning og arbeidsinnvandrere, betalingselever, grunnskole for vokse og de med behov for annen spesialundervisning.

Løsningen er integrert både NIR og Visma flyktning. Elever kan innhentes direkte fra NIR-registeret, eller fra Visma flykning.

Gran og Lunner voksenopplæring har elever som er bosatt i Lunner, Gran kommune og Jevnaker kommuner. Lunner kommune ansvar for å ivareta arkivering av elevmapper for alle elever ved Gran og Lunner voksenopplæring.   Lunner kommune er vertskommune, se egen avtale under interkommunale samarbeid

Personregistre

Elevmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i elevmappene er tilgjengelig for administrasjonen på den enkelte skole i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf. forvaltningslovens § 13 b, pkt. 3.) Behandlingsansvarlig for elevmappene etter personopplysningslovens § 2 er den som Lunner kommune til enhver tid har utpekt.

Overgang til Visma Samhandling arkiv: 

Gran og Lunner Voksenopplæring innførte skarpt periodeskille på alle papirbaserte deltakermappene fra og med mai 2020. Alle de papirbaserte deltakermappene ble avsluttet/lukke 02.05.2020. De aktive deltakermappene ble det lagt inn henvisninsark at mappen er videreført i Visma Velferd Voksenopplæringen. 

Opprettelse av elektroniske deltakermappe i Visma Samhandling arkiv.

Alle elever ved Gran og Lunner voksenopplæring registreres i Visma voksenopplæring før oppstart ved skolen. Elever får automatisk elektronisk elevmappe når første dokument opprettes og ferdigstilles i fagsystemet. Ferdigstilling av dokument betyr at dokumentet arkiveres i VSA. 

Tittel:              Fornavn Mellomnavn Etternavn

Beskrivelse:    DUF-nr.

Klasse:             Fødsels- og personnummer (11 siffer)         

Saksansvarlig: Rektor

Arkivdel:         Voksenopplæring

Deltakermappe i Visma Velferd

Voksenopplæringen har egen skolemappe i Visma voksenopplæring. Dokumentene skannes inn og arkiveres i VSA. Det skal overføres dokumenter for hver avsluttet modul i FVO/grunnskole for voksne. Moduler avsluttes i januar og juni.

Signerte lister for gjennomført prøve i samfunnskunnskap og norsk skannes inn og arkiveres etter gjennomførte prøver 4 ganger per år (mars, mai, september, desember). Følgende dokumenter skal arkiveres:

 Karakterprotokoller for Modul 3 og 4

• Protokoller for deltatt/ikke deltatt i Grunnmodulen
• Protokoller for godkjent/ikke godkjent i Modul 1 og 2
• Signerte oppmøtelister for gjennomført prøve

Skanning av dokumenter i elevmappe

Voksenopplæringen har ansvar for å skanne inn dokumenter i papir til elevmappen. Administrasjonen ved VO skanner inn dokumenter. Alle som skanner dokumenter til fagsystemet og VSA, har ansvar for å ta kvalitetskontroll på de dokumentene de skannes inn.  

• Individuell plan og individuell opplæringsplan for elever som ikke deltar i introduksjonsprogrammet
• Elevens individuelle plan (IP) eller opplæringsplan (IOP) skrives i Visma voksenopplæring. Skolen har ansvar for å skanne inn og journalføre disse dokumentene i elevmappen.

Elever i introduksjonsprogrammet:

Flyktningtjenesten har ansvar for å skanne inn individuell plan og permisjoner for elever som er i introduksjonsprogrammet

Flytting til annen kommune

Elevmappen følger ikke automatisk eleven ved flytting til annen skole, men ettersender kopi av elevmappen ved etterspørsel. Godkjennelse fra eleven arkiveres i elevmappen.  

Overgang til videregående skole

Alle elever søker elektronisk på videregående skole ved å logge seg inn på søknadsportalen til fylket. Elever som søker på særskilt grunnlag får bistand av rådgiver. Hvis nødvendig sender rådgiver med kopi av dokumenter fra elevmappen.

Periodisering av elevmappene

Frem til 2020 var dette ett papirarkiv som ble ordnet etter alfabet i hengmapper i arkivskap. I 2020 ble Visma flyt Voksenopplæringen fullelektronisk ved overgang til Visma Samhandling Arkiv:

• Gran og Lunner voksenopplæring innførte skarpt periodeskille på alle papirbaserte elevmapper fra og med den 30.4.2020. Alle de papirbaserte elevmappene ble avsluttet/lukket den 29.4.2020. Disse ble pakket ned i arkivbokser med tilhørende liste og levert til IKA Opplandene v/fylkesarkivet november 2022.

Periodisering og avlevering eller deponering av fagsystem og objektarkiv inngår ikke i periodisering hvert 4 år.

Unntak er:

• Om det gjøres store omorganiseringer
• Om det blir tatt i bruk nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)
• Går over til elektronisk system
• Eller ved overgang til annet elektronisk system eller leverandør

Oppbevaring av karakterer og protokoller

Karakterer og protokoller ble oppbevart papirbasert til og med den 29.4.2020. Fra og med den 30.4.2020 ble det opprettet fullelektronisk arkiv. 

 Etter bevaringsbestemmelsene i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 7-28 (3) skal følgende bevares:

• Underveisvurdering, inkl. halvårsvurdering med karakter
• Sluttvurderinger, inkl. standpunktkarakter og eksamenskarakter
• Ved fritak for vurdering med karakter skal det bevares for ettertida annen dokumentasjon av opplæringen som er relevant for saken.
• Fraværslister

Dette ble pakket ned i bokser og laget lister og levert til IKA fylkesarkiv, Lillehammer

 Beskrivelse for arkivlegging og behandling av post

Beskrivelse for arkivlegging og behandling av post 

• Dagens fysiske post kommer til rådhuset og noe direkte til Voksenopplæringen 
• Arkivtjenesten og skolene åpner og stempler brevene med mottatt dato 
• Journalføring og skanning av inngående dokumenter utføres hos enheten 
• Skannet dokument blir lagt til oppbevaring i egnet låst arkivskap i 1 år. Etter det makuleres dokumentene. jf. riksarkivarens forskrift § 3-4 c  
• Elektronisk post (SvarInn) og post@lunner.kommune.no blir håndtert hos arkivtjenesten. All elektronisk post skrevet ut og lagt i lukket konvolutt til Voksenopplæringens sin posthylle for skanning der. 
• Oversikt over all skannet og elektronisk post inn/ut finnes i elektronisk postliste. 
• E-poster som kommer direkte til saksbehandler skal de selv arkivere inn i elevmappen.  
• Post for frankering sendes arkivtjenesten og belastes enheten 
• Dokumentene konverteres automatisk til arkivformat PDF/A-1, versjon 1 a) jf. riksarkivarens forskrift § 3-4 a  
•  Konvertering til riktig arkivformat skjer jevnlig flere ganger daglig jf. riksarkivarens forskrift § 3-4 c  
• Skanner er plassert på kontoret til merkantil konsulent  

Ansvar, kontroll og rettigheter

Det formelle ansvaret for at arkivordningen er tilfredsstillende, dvs. informasjonsflyt, tilgjengelighet, sikkerhet og gjenfinning er delegert til arkivleder jmf. Reglement for delegering av myndighet.   

I Lunner kommune er arkivtjenesten plassert i Informasjonsforvaltningen.   

Arkivleder har ansvaret for alle arkivene i Lunner kommune jfm forskrift om offentlig arkiv §1

Systemansvarlig for administrator for sak- og arkivløsningen er organisert under arkivtjenesten. 

Systemansvarlig for administrator for Visma flyt skole er organisert under rektor

Systemansvarlig for Visma samhandling arkiv (VSA) er organisert under arkivtjenesten 

Saksbehandler på skolene er ansvarlig for forsvarlig saksbehandling i henhold til gjeldene lovverk og prosedyrer.  

Definering av ansvar og kontroll

jf. riksarkivarens forskrift § 3-2.2 d, e og f og 3-6.2

Systemansvarlig for Visma flyt Voksenopplæring:

Rektor:

• har ansvar for tildeling og ajourholde brukerrettigheter i fagsystemet
• Daglig oppfølging av fagsystemet
• Utføre kvalitetskontroll ukentlig
• Feil i overføringer mellom systemene VO og VSA
• Avdelingens reserverte/ikke ferdigstilte dokumenter

Merkantile:

• Journalføre og skanne inn inngående post, e-post og organinterne dokumenter
• Skanne inn dokumenter og sjekke at dette er utført korrekt, komplett og lesbart
• Opprette og skrive dokumenter
• Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter
• Reserverte/ikke ferdigstilte dokument
• At adresseregisteret er oppdatert

Lærer/rektor:

• Journalføre og skanne inn inngående post, e-post og organinterne dokumenter
• Skanne inn dokumenter og sjekke at dette er utført korrekt, komplett og lesbart
• Opprette og skrive dokumenter
• Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter
• Reserverte/ikke ferdigstilte dokument 

Systemansvarlig for Visma samhandling arkiv:

Arkivleder:

• Arkivleder har ansvar for tildeling og ajourholde brukerrettigheter i VSA
• Ukentlig kontroll for arkivlogg - feilede arkiveringer til VSA
• Rapportere til systemansvarlig (rektor) for å løse feil arkivering 

Rektor sjekker også ukentlig og har lesetilgang i VSA, og har ansvar for at feilrapporter i VSA følges opp. Feil i VSA meldes til teknisk support i Visma. 

Tilganger

Det er kun ansatte med tjenstlige behov som gis tilgang til elevmappene. Lærere gis tilgang etter behov. Rektor har lesetilgang i arkivkjernen.

Innsyn

Krav om innsyn i elevmapper behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens § 18-20, samt etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18.

Dokumenter som er utarbeidet for interne saksforberedelser kan unntas fra innsyn.

Kvalitetsmål 
Lunner kommune har et system som sikrer at forvaltningsmessig dokumentasjon blir ivaretatt og behandlet på forskriftsmessig vis. 

Evaluering 
Årlig evaluering av rutiner for post og arkivlegging i fagsystemet Visma Velferd Voksenopplæringen for Gran og Lunner

Dokumentbasert tilsyn:

Se dokumentbasert tilsyn med arkivholdet i Lunner kommune under rutiner egen fane "post og arkivlegging i fagsystemet Visma voksenopplæringen"

Revidert 
31.03.2023 

Arkiveringsplikt/journalføringsplikt i elevmapper jmf offentlig arkiv §12 og forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 7-28 (3)

Innhold i en elevmappe

Det er to krav til dokumenter som skal journalføres;

1. De skal være gjenstand for saksbehandling
2. De må ha verdi som dokumentasjon

For nærmere informasjon om hva som skal arkiveres vises det til vedlagte liste og bevarings- og kassasjonsplan for Lunner kommune.

Vedlegg – Hva skal arkiveres?

Listen er ikke uttømmende