Inngåande e-post skal som hovudregel journalførast av fellestenesta.

Den skal leggjast i sak, og såleis vert den fordelt til sakshandsamar gjennom oppgåvefordeling i ESA.

Det er også opna opp for at enkelte, basert på IT/arkiv/forvalting-forståelse, kan journalføra e-posten sin sjølv.

E-post som blir sendt direkte til sakshandsamar, og som skal journalførast, skal vidaresendast til post@, for journalføring.

Fellestenesta journalfører, og passer på at avsender og mottakar blir rett, og at overskrifta samsvarer med sak/dokumentregistreringa.

Elles føl ein same rutiner som for andre journalføringar.

Utgåande E-post

E-post er ein meir uformell og personlig kommunikasjon enn vanlig berv, men det er likevel å betrakta som eit saksdokument.

Ved utøving av forvaltningsmynde, bør ein i stor grad benytta seg av ESA, som er tilrettelagt med maler som framstår som "offisielle" og som har ein dokumentflyt som er 

tilpassa Noark - standar.

I saksrelaterte e-poster bør ein unngå å ta med personlege kommentarar eller betrakningar.

E-post er arkivverdig dersom den er gjenstand for sakshandsaming eller har verdi som kommunikasjon, og skal såleis handterast på lik line 

og ha same regler som for journalføring og arkivering av anna post.

Eksempler på e-post som ikkje vert å betrakta som arkivverdige saksdokument

Private e-postmeldingar

E-post som er jobbrelatert, men som ikkje har betygning for handsaming eller dokumentasjon

E-post som er fagleg relatert, men av genrelle karakter

E-post som er av generell informasjonsverdi

Masseutsending av ekstern e-post

Skikk og bruk:

• E-post er veleigna til bruk for sendingar til eit stort antall mottakarar
• Bruk feltet "emne/tittel" til å gje meldinga eit kort, men informativ overskrift. På denne måten kan mottakaren prioritera saka rett. Dersom det er ein saksrelatert e-postmelding, bør du ikkje blanda inn fleire temaer i same melding

• Presenter den viktigaste informasjonen først i e-postmeldinga. Ver kort og presis. Forestill deg korleis mottakaren, i ein stressa kvardag, vil oppfatta hovedinnhaldet i meldinga.
• Det er viktig at du bruker eit enkelt språk, korte avsnitt og blank linje mellom avsnitta. På denne måten blir det oversikteleg og lett å forstå for mottakaren. Unngå overdreven bruk av STORE BOKSTAVER, farga tekst eller utropstegn!!!!!!! Hensikten med dette kan lett feiltolkast av mottakaren.
• Ha ein god rutine på at du les gjennom heile meldinga før du sender den. Sjekk spesielt at vedlegg som du refererer til er med i meldinga
• Ver oppmerksom på at e-postmeldingar med store vedlegg vil senka ytelsen på e-postsystemet og medføra at viktige hastesaker vert forsenka. Begrens antal vedlegg du sender med e-postmeldinga. Alternativet kan vera via ein link, til intranett/internett.
• Ver spesielt varsom med å senda meldingar hvis du er opprørt eller irritert. Husk av e-postmeldingar er "evige" og bør tåla dagens lys, uansett samanheng. Ver også oppmerksom på at du ikkje kan vita om meldinga vert vidaresendt.
• Legg deg til ein rutine der du jevnleg rydder og sletter meldingar i innboks og sendte elementer.
• I Tysnes kommune skal me ha ein fast bunntekst som inneheld opplysingar om deg som avsender slik at mottakaren kan identifisera deg (namn, tittel, eining, telefonnummer). Det er også lagt opp til at me skal leggja inn kommunevåpenet, samt fast tekst som informerer om kva som skjer med e-poster som me mottar
• God forvaltingsskikk tilseier at det alltid skal framgå kven som får kopi av e-posten. Blindkopi skal ikkje brukast på eksterne e-poster, og skal i minst mulig grad nyttast i interne e-poster i kommunen.