1. Formål

Formålet med dokumentet er å beskriva rutinar for førebuing og etterarbeid av poli­tiske møter i ESA.

1. Omfang

Denne rutinen gjeld for alle brukarar av ESA som har oppgåver i samband med saks­førebuing, innkalling og etterarbeid av politiske møter i Tysnes kommune sine råd og utval.

1. Rollebeskriving

3.1                            Møtesekretær

I Tysnes kommune referer ikkje møtesekretæren direkte frå politiske møter. Referen­ten kan i desse tilfella vera rådmann, assisterande rådmann, personalrådgjevar, einingsleiar for landbruk- og teknisk etat, einingsleiar oppvekst eller einingsleiar for helse- og sosial.

            Oversikt over møtesekretæren sine oppgåver

Oppgåver merka med * er ikkje ein del av denne rutinehandboka.

3.2         Utvalsleiar

3.3          

Utvalsleiar/ordførar har ansvar for å setja opp sakliste i samarbeid med råd­mann/einingsleiar.

4        Definisjonar

4.1       Omgrep

Ofte brukte omgrep i dokumentet:

Esa er Tysnes kommune sitt system for elektronisk

- journalføring

-arkiv

- sakshandsaming

- utvalshandsaming

Saksomgrep i samband med forvaltningssaker er ei hending som krev ei eller anna form for aktivitet frå forvaltningsorganet. Starten på ei sak kan vera inngåande skriv, personleg førespurnad, e-post, telefaks, telefon eller ein førespurnad frå politisk eller administrativ organ/leiing. Omgrep har sin bakgrunn i forvaltningslova, og må ikkje forvekslast med politisk sak (utvalssak), dei ei sak (forvaltningssak) kan ofte resultera i fleire politiske handsamingar.

Sak ( i ESA) består av ein eller fleire journalposter med tilhøyrande dokument som er knytt saman under eit felles saksnummer.

Journalpost er registrering av opplysingar om eit saksdokument med eventuelle vedlegg. I ESA er ein journalpost alltid knytt til ei (arkiv) sak.

Dokument er brev, notat, sakspapir eller anna medium som lagrar informasjon som relevant for ei sak. Saksdokument, med tilhøyrande vedlegg er knytt til ein journalpost.

Part er ein person, ei gruppe av personar eller organisasjonar som ei avgjerd i ei sak rettar seg mot eller som saka gjeld direkte.

4.2     Forkortingar

Ofte brukte forkortingar i dokumentet:

SB         Sakshandsamar

RAD/LEI          Rådmann/Einingsleiar

MS        Møtesekretær

4.3     Dokumenttypar

S- Sakframlegg: Med saksframlegg meiner ein eit dokument som vert brukt til å skriva saksutgreiing, innstilling frå rådmannen og vedlegg i saka. Saksframlegget vert lagra i arkivsaka som er oppretta for saka.

MK – Møteinnkalling. Møteinnkallinga blir laga automatisk når saksframlegga i alle sakene er ferdigstilt og har fått status SK (sett på sakskart), og sakane har fått PS - nummer. Møteinnkallinga blir lagra i MOT-saka, saka som er oppretta i samband med dette aktuelle utvalsmøte.

MP – Møteprotokoll er det dokumentet der møtesekretærer skriv inn handsaming og framlegg til vedtak/vedtak under møtet. Møteprotokollen vert generert automatisk i ut­valsmondulen i ESA, og vert lagra i arkivsaka som vert oppretta for det aktuelle utvals­møtet – MOT - saka. Når møteprotokollen er komplett, skal denne lagrast og ferdigstil­last.

PS – Politisk handsaming inneheld framlegg til vedtak/vedtak som er gjort i utvalet, og vert generert automatisk i utvalsmondulen i ESA, og vert lagra i arkivsaka som er oppretta for saka.

SS – Samla saksframstilling innheld saksutgreiing, innstilling frå rådmann, hand­saming i utvalet og vedtak, samt vedlegg. Dokumentet blir generert automatisk når dei andre dokumenta er lagra og ferdigstilt. Samla saksframstilling vert lagra i arkivsaka som er oppretta for saka.

MV – Melding om vedtak vert produsert på bakgrunn av handsaming og vedtak og er ei melding til part om resultatet. Melding om vedtak vert arkivert i arkivsaka som er oppretta for saka. Melding om vedtak ferdigstiller saka frå oppgåvelista.

I tillegg finns følgjande dokumenttypar i ESA:

I – inngåade: Med inngåande dokument meiner ein eit dokument med ev vedlegg som kjem inn til verksemda Tysnes kommune.

U – utgåande: Med utgåande dokument meiner ein alle dokument som Tysnes kommune produserer for utsending til eksterne mottakar.

4.4.      Statuskoder

4.4.1    Status saksnivå

B – Saka er under handsaming

A – Saka er avslutta

4.4.2    Status dokumentnivå

R – Reservert. Dokumentet er laga, men framleis under arbeid og er reservert for saks­handsamar.

E – Ekspedert. Dokumentet er ferdig, godkjent av leiar og fått pdf-status.

5        Offentligheit

5.1     Kommunelova sine prinsipp er at saksframlegg/innstillingar er offentlege når det vert lagt fram for handsaming i utvalet, når det ikkje skal takast unnateke offentligheit i medhald av lov.

For å ivareta omsynet til den politiske avgjeringsprosessen kan ein praktisera utsett of­fentligheit. Dette kan gjelda økonomiske saker. Utsett offentligheit kan nyttast dersom utvalet ikkje skal foreta eit endeleg vedtak, men berre får orientering om saka.

5.2     Saklister

Saklister skal vera offentlege. Saker som er unnateke offentligheit skal anonymiserast, ikkje fjernast.

5.3     Møtedokument

Møtedokumentet skal i prinsippet vera offentlege og det skal praktiserast meiroffentleg­heit.

5.4     Tilgang i utvalsmondul i Esa

Det er berre møtesekretærar som har tilgang til utvalsmodulen.

6        Fullført sakshandsaming

Tysnes kommune praktiserer fullført sakshandsaming. Det inneber at den som er hand­samar for saka i første utval, lager saksutgreiing og innstilling som har ei slik form og eit slik innhald at saka kan handsamast i alle folkevalde organ utan ny saksutgreiing og innstilling.

7        Organisering

Tysnes kommune har følgjande utval:

8        Referat og meldingssaker

Det er rådmannen sitt ansvar at viktige dokument vert referert i aktuelle utval. Møtesek­retærer legg til rette i ESA.

9        Politiske saker

Politiske saker i ESA

Førebuing til utvalshandsaming

Innkalling og sakliste

Førebuing til møte:

Etterarbeid etter møtet

Før fullelektronisk arkiv i 2020 har Tysnes kommune ein eigen serie i arkivet med møtebøker. Serien står i perm på arkivrommet. Desse har histrorisk verdi.

10.       Førespurnader, interpellasjonar og sprøjetime

Interpellasjonar skal meldast skriftleg minst 3 dager før møtet, og skal sendast til ordfø­rar. Interpellasjonen skal journalførast på arkivsak som omhandler spørsmålet.