Det skrivne ord er ein viktig del av ansiktet vårt utad. Dei som mottar noko skriftleg frå kommunen, enten i form av brev, brosjyre eller eit anna dokument, dannar seg lett ei meining av kommunen på dette grunnlaget. Derfor er det nødvendig med like skrivereglar for kommunetilsette. Det kan hjelpa oss til å gje publikum eit klart og ryddig bilde av ein kommune som er korrekt og konsekvent i kontakt med omverda.

Tysnes kommune er ein nynorsk kommune og det er vedteke at tenestemålet skal vera nynorsk. Alle tilsette i kommunen er derfor bundne til å skriva nynorsk. Dette vert også opplyst i tilsetjingsskrivet som arbeidstakarane får frå kommunen ved jobbtilbod.

 Tysnes kommune skal framstå likt i malane sine.

Dette notatet er ei rettleiing i korleis kommunen sine skrivne og trykte produkt skal stå fram når det gjeld språk, redigering og utsjånad.

Ei einsarta line når det gjeld det skrivne ord og dokument, gjev korrekt og tiltalande inntrykk på dei som tek imot dokumenta.

Dei retningslinene som vert sette skal følgjast. Då medverkar me til å gje dokumenta våre ein einsarta utsjånad og det gjer kontorarbeidet lettare for alle.

Layout / utfylling av registreringsbilde og bruk av tekstbehandlar i saksbehandlarsystemet ESA.

Innhaldslina i registreringsbilda vert automatisk lagt inn med store bokstavar, og vert overført likt til mal i Microsoft Word.

Skrifttypar.

Alle registreringsbilda og malane i ESA har førehandsdefinerte skrifttypar og storleik. Desse skal ikkje endrast. Skrifttype Times New Roman og font 12 skal nyttas i Tysnes kommune.

Korleis skal ein sakstittel i ESA leggjast inn

-          Kva (gjeld det) – Kven (Nils Nilsen) Kvar (for eksempel gnr./bnr.)

-          Sakstittel skal beskriva saksinnhaldet så godt som råd er, men det bør ikkje vera for langt

-          Ved saker som er unnateke offentlegheit skal tittelen i øvste innhaldslina (line 1) vera nøytral, det vil sei, tittelen skal ikkje spegla opplysningar som ikkje er offentlege (det er denne lina som kjem på postlista)

-          Sakstittel 1 skal i utgangspunktet ikkje innehalda namn.

-          Sakstittel 2 kan nyttast til namn og tekst som ikkje syner på postlista

-          Dato i sakstittel skal skrivast slik: 01.01.2014

Spesielle regler for oppretting av arkivsak i ulike arkivdelar

Døme på arkivsaker i arkivdel TK20 Felles saksarkiv

Søknad om kulturmidlar til idrett 2020

Databehandleravtaler

Budsjett 2020 – økonomiplan 2020 - 2023

Korleis skal ein journalpost/dokumenttittel i ESA leggjast inn

Dokumenttittel skal i korte trekk skildra brevinnhaldet, og vert automatisk fylt ut med store bokstavar.

Her følgjer same prinsipp som sakstittel som - Kva (gjeld det) – Kven (Nils Nilsen) Kvar (for eksempel gnr./bnr.)

Døme:

Søknad om byggjeløyve

Teikningar 12.04.08

Søknad om kulturmidar til Våge idrettslag 2020

Underskriven avtale mellom «datalevrandør» og Tysnes kommune

Alle avsendarar og mottakarar skal registrerast inn slik namnet er skrive

            Namneformat døme: Olsen Petter

            Firmanamn vert skrive i inn slik som det er skrive frå avsender. Døme: Acos AS

            Att: Skal skrivast i feltet «Deres ref.». døme: Petter Olsen

Vedlegg:

            Skal ha ein eigen kort tittel som skildrar vedlegget

Inne i brevet (journalposten):

• Adressat legg seg automatisk inn i brevet
• Det same gjer dato og overskrift
• Det skal vera 1 linjeskift mellom overskrifta og der teksten i brevet tek til
• Avsnitta skal markerast med eitt linjeskift, ikkje innrykka tekst
• All sitert tekst skal skrivast i innrykka avsnitt ved å bruka «øk innrykk» ein gong og merkjast med « der sitatet tek til og « ved sluttsitat.
• Etter slutten av brevet skal det vera 3 linjeskift til underskriftene (namna) som legg seg inn automatisk (alle skriva skal innehalda leiaren sitt namn og sakshandsamaren sitt namn)
• Leiar skriv under på midten mellom «Med helsing Tysnes kommune og namnet.
• Sakshandsamar paraferer mellom streken og namnet (ikkje oppå streken)
• Dersom det skal gå kopi til andre kjem det automatisk opp nede på brevet
• Dersom det ikkje er kopiar skal «kopi-tabellen» slettast

Forkortingar

Hovudregel:

Bruk ikkje forkortingar når det ikkje er nødvendig. Forkort aldri dersom det kan føra til tvil eller mistyding

Forkortingar som kan brukast:
adr.                 - adresse
bl.a.                 - blant anna, blant andre
bnr.                 - bruksnummer
ca.                   - cirka
cm                   - centimeter
daa                  - dekar
d.d.                 - dags dato
dm.                 - desimeter
d.m.                - denne månad
d.s.                  - det/den/de same
d.å.                  - dette år
edb/EDB        - elektronisk databehandling
døme               - eksempel, eksemplar
e.l.                   - eller liknande
etc.                  - et cetera, og så videra
t.d.                  - til dømes
f.o.m.              - frå og med
f.t.                   - for tida
f.å.                  - førre år
gnr.                 - gardsnummer
inkl.                 - inklusiv
jnr.                  - journalnummer
kr.                   - krone(er)
lnr.                  - løpenummer
m                     - meter
m.fl.                - med fleire
m.m.                - med meir
mv.                  - med vidare
nr.                   - nummer
off.                  - offentleg, offisiell
o.l.                   - og liknande
osb.                 - også bortetter
ref.                  - referanse, referert
sign.                - signatur, signert                              
tlf.                   - telefon
t.o.m.              - til og med
vedk.               - vedkjem/vedkomande
jf.                    - jamfør

Kode politiske partiar/grupper

AP       - Arbeidarpartiet

Frp      - Fremskrittspartiet

H         – Høgre

SP       – Senterpartiet

Krf      – Kristelig folkeparti

V         - Venstre