Rutinar for delings- og oppmålingsarkivet, og arkiv for krav om saker for jordskifteretten

Fysiske Arkiv:

• Oppmålingsarkivet L30-39

• Arkivert etter gnr/bnr

• Arkivet står fysisk på teiknesalen

• Kva type saker skal i dette arkivet:

• Oppmåling (eigne mapper)

• Matrikkelføring enkeltsaker (gnrBnr) (eigne mapper)

• Seksjonering (gule mapper)

• Bygningsarkivet L40 og oppover

• Arkivert etter gnr/bnr

• Arkivet står fysisk på eige rom

• Alle byggjesaker skal i dette arkivet

• Jordskiftesaker L30

• Arkivert etter tildelt nummer frå Jordskifteretten

• Eige arkivskuffe på teiknesalen

• Gule mapper

• Sakene må førast i matrikkelen før arkivering.

Postmottak:

• Både delings- og oppmålingssaker skal liggja i same saksmappe. Dei vert stempla inn og lagt i web-sak på

  avgjevareigedomen

  . Er postmottak usikker på kva registernummer saken skal registrerast på, kontaktar dei oppmålingsavdelinga. Det er viktig at det berre er dei riktige registernummera som vert nytta (gnr/bnr/fnr/snr eventuelt tomtenummer), og ikkje at det vert satt opp "fiktive" nr som er ført opp/tildelt av søkjar.

• Rekvisisjon om deling og krav om oppmålingssaker skal liggja i eigne mapper, desse lagar oppmålingsavdelinga til sjølve.

• Krav om seksjonering skal liggja i vanlege gule saksmapper

• Krav om matrikkelføring skal også liggje i eigne saksmapper, desse lagar oppmålingsavdelinga til sjølve.

• Krav om samanføying skal også liggje i eigne mapper, desse lagar oppmålingsavdelinga til sjølve.

• Jordskiftesaker skal inn i gule mapper.

• Alle byggjesaker skal inn i gule mapper.

Oppmålingsavdelinga:

• Saker om oppmåling og matrikkelføring samt samanføying skal førast inn i eige journalista. Denne ligg på S:\Deling\JNR

Avslått søknad om deling:

• Vert delingssøknaden avslått vil saka bli arkivert i bygningsarkivet på avgjevareigedomen.

Innvilga søknad om deling:

• Mens saka er under handsaming på oppmålingsavdelinga vert den plassert i arkivboksar etter kor langt den er kome i sakshandsaminga.

• Fyrst etter avslutta handsaming vert saka plassert i delings- og oppmålingsarkivet.

• Saka vert plassert i arkivet på

  nytt

  registernummer (Gnr/bnr/fnr/snr/)

• Skal eigedomen slåast saman med ein annan eigedom vil saksmappa på tilleggsarealet fyrst plasserast på eige tildelt registernummer. Når tinglyst krav om samanslåing er motteke, vil saksmappa på tilleggsarealet flyttast over til det registernummeret som ligg på den eigedomen det er slått saman med.

• Når saka avsluttast i Web-sak skal det leggast inn ein

  merknad

  der det står kvar saka er arkivert (nytt registernummer), og det siste dokumentet i saka skal avskriva den innkomne søknaden

Ferdig handsama

• Hugs og varsla byggjesakansvarleg om det nye registernummeret.

• Har eigedomane eksisterande bygningar skal økonomikontoret varslast. Dette er pr. i dag Knut Ingar og (miljøverket)?

• Husk å endre matrikkelen.

Rutinar etter matrikkellova 01.01.2010 (endring, retting, sletting)

• All endring i matrikkelen skal arkiverast og dokumenterast. Der det er nødvendig skal varsel om endring sendast til partane før endringa vert gjennomført

• Situasjon før og etter endring skal arkiverast i det fysiske arkivet.

• Der det er føretatt endring i ein konkret sak, skal dokumentasjon leggast inn i eige saksmappe på oppmålingsarkivet. All endring skal inn i websak på allereie eksisterande sak, eller ved oppretting av ny sak på gnr/bnr.

Sakshandsamar oppmåling 24.03.06, revidert 25.05.10, revidert 17.02.11

Bente Elin Hereid