|
Interkommunalt vertskommunesamarbeid mellom Klepp og Time kommune. Klepp kommune er vertskommune og Time er samarbeidskommune. Klepp har arkivansvar. NAV Klepp - Time skal utføre oppgåvene kommunane har gjennom sosialtjenesteloven og gjeldsordningsloven, dette innebære oppgåver innanfor sosial stønad, opplysning, råd og rettleiing, økonomisk rådgiving, gjeldsrådgiving, akutt/midlertidig bustad og kvalifiseringsprogrammet. NAV Klepp-Time er lokalisert i Kjøpmannsbrotet 5 i Klepp sentrum. Organisering av arkivansvar Offentlege organ pliktar å ha arkiv etter arkl. § 6. I Time og Klepp kommune er det kommunedirektørane som har det øvste ansvaret for arkiva etter Arkivforskriften § 1. I dette samarbeidet er arkivansvaret delegert til leiar NAV og arkivleiar i Klepp kommune har det faglege ansvaret . NAV Klepp-Time tok 1.1.2020 i bruk Visma Velferd til nye saker oppretta etter dette tidspunktet. Gamle saker blei avslutta i dei gamle fagssystema til Time (Socio) og Klepp (Visma velferd). Leiar NAV har ansvar for: - utarbeiding og oppfølging av rutinar - kvalitessikring og kontroll av arkiveringa - sjekke status av journalposter - restanser - at personaldokumentasjon blir arkivert i Public 360 - behandling av innsyn - å ivareta arkivfaglege høve ved organisasjonsendringar - ved kjøp av nye system at arkivfaglege krav er ivaretat Saksbehandlarar - NAV - Journalføre og arkivere etter gjeldandne regelverk
- for at dokumenter ein mottar og anna arkivverdige dokumenter som e-post, SMS og
meldingar frå andre stader blir arkivert Arkivleiars ansvar: - gje råd og rettleiing knytt til arkivfaglege spørsmål - bevaringsvurdering og kassasjon - kvalitessikre at dokumenter går over til arkivkjernen. - Planlegge for gjennomføring uttrekk og bevaring av system
- å utarbeide og følje opp plan for deponering saman med NAV leiar
- å behandle krav om innsyn som gjelder deponert materiale
Avslutning av samarbeidet
- Ved avslutning av samarbeidet skal det ta eit uttrekk av systema, som sendast til
kommunanes arkivdepot. Dette er for begge samarbeidskommunane Interkommunalt arkiv
i Rogaland.
- Kopi av nødvendige dokumentasjon blir ført tilbake til kommunen eller til nytt samarbeid. |
