Under arbeid

PLAN FOR UTTREKK OG DEPONERING AV ELEKTRONISK ARKIVMATERIALE PR.2022 – For Bømlo kommune

Langtidsbevaring av data frå elektroniske sak/arkiv system, fagsystem og journalsystem.

Innholdsfortegnelse

ENDRINGSLOGG FOR DENNE PLANEN. 4

BAKGRUNN. 5

ARKIVVERKET. 5

UTGANGSPUNKT. 5

INVOLVERTE PARTAR I DEPONERINGSPROSESSEN.. 5

KARTLEGGING. 7

STATUS AKTIVE OG AVSLUTTA IT-SYSTEM.. 7

EIT LEVANDE DOKUMENT. 7

DEPOT. 7

DEFINISJONAR 9

DEPONERINGSPLAN – FORMÅL OG INNHALD. 10

FORMÅL MED PLANEN (EFFEKTMÅL) 10

KVIFOR ER DEPONERINGSPLANEN VIKTIG?. 11

INNHALD I PLANEN.. 12

RISIKO. 13

KONSEKVENSAR. 13

TA UTTREKK FOR LANGTIDSLAGRING. 15

UTFØRELSE AV UTTREKK  og deponering. 15

PLAN. 16

DEPONERINGSPLAN. 17

FREMTIDIG DEPONERING 2022. 17

DEPONERING 2023. 17

DEPONERING 2024. 17

PLAN FOR KOMMUNIKASJON OG RAPPORTERING. 19

PLAN FOR FINANSIERING. 19

FINANSIELT ANSVAR. 19

VEDLEGG. 19

ENDRINGSLOGG FOR DENNE PLANEN       

• 1.0: 13.06.2022

BAKGRUNN

ARKIVVERKET  

Alle offentlege verksemder må utarbeide ein plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale, og ha denne som ein del av sin arkivplan. Bømlo kommune har i samband med dette utvikla denne planen etter retningslinjer frå Arkivverket: "Bømlo kommune må utarbeide en plan for uttrekk, deponering og bevaring av elektroniske journal- og arkivsystem, samt fagsystem. Planen må innnehalde en oversikt over kostnader og finansiering, samt tidsfrist for når ulike deler av arbeidet skal være ferdig. Kommunen må etablere en depotordning for elektronisk arkivmateriale."

 UTGANGSPUNKT

 Denne planen baserar seg på eit mal utarbeida av kommunane som er tilknytt IKT – samarbeidet: IKT Nordhordland (IKTNH) saman med Digitalisering og Innovasjon region Nordhordland og Interkommunalt arkiv i Hordaland.

 INVOLVERTE PARTAR I DEPONERINGSPROSESSEN

 Kommunen (Arkivtenesta)

Arkivtenesta har fleire rollar i ein deponeringsprosess:

• Forankre deponeringsplanen i leiargruppa og hjå systemeigarar
• Årleg revidere deponeringsplanen
• Utarbeide rutine for “livsløpet” til eit fagsystem i samarbeid med systemeigarane
• Ansvar for at deponeringsplanen vert følgt opp, og at det blir gjort godkjente uttrekk for langtidslagring.
• Sikre saman med systemeigar at det vert gjort klargjering/”rydding” av database før deponering
• Bestille «backup» av database frå IKT
• Sørge for deponering til depot i samarbeid med IT og depot og eventuelt leverandør

 Kommunen (IKT)

Bømlo kommune sin IKT avdeling skal drifte og utvikla kommunen sine data- og telefonisystem. Dei skal og utarbeida og samordna planar og strategiar innan fagområdet.

I samband med uttrekk og deponering har IKT ansvar for å klargjere «backup» av databasen som skal sendast til depot.

• Interkommunalt arkiv Hordland (IKAH)

IKA Hordaland er kommunen sitt depot, som tek vare på og sikrar arkivverdig dokumentasjon frå offentlege organ for samtid og ettertid, samt gjer tilgjengeleg deponert arkivmateriale. I deponeringsprosessen har IKA Hordaland fleire oppgåver:

• Bistå og rådgje kommunen i dei ulike fasane i deponeringsprosessen
• Gjennomføre uttrekk av databasar, og lagre innhald i database i depot
• Ha fortløpande dialog med kommune og IKT, i prosessen.

• Systemeigar

Systemeigar har ansvar for eige fagsystem. Dette dreier seg i først og fremst om anskaffelse, bruk og systemansvar. Systemeigar kan ikkje kan slette / stenge eit fagsystem utan at det er avklart med fagansvarleg arkiv/arkivleiar og det er lagt plan for deponering av elektronisk materiale.

• Leverandør av fagsystem

Leverandør av fagsystem bidreg i prosess ved uttrekk og deponering med råd knytt til korleis dette skal gjerast for deira fagsystem. Leverandør vil som oftast krevje klargjering (“rydding”) av databasane før deponering. Dette må fagområdet i kommunen gjere sjølv, før fagsystemet vert avslutta og klargjort for deponering. Det kan variere om leverandør av fagsystem har ei rolle ved uttrekk og deponering. Dette må for framtida fastsetjast gjennom avtale med leverandør. For arkivkjerne i sky frå f.eks Visma, så må Visma foreta både uttrekk og deponering i samarbeid med arkivleiar/fagansvarleg arkiv i kommunen. 

KARTLEGGING

I 2015 utarbeida IKA Hordaland ei kartlegging øve dei elektroniske systema i Bømlo kommune. Sidan det har kommunen sjølv kartlagt system i samband med tilsyn frå Arkivverket. Kommunen sin arkivplan er oppdatert med bakgrunn i desse kartleggingane, og systema som er vurdert til å innehelde arkivverdig informasjon er med i denne deponeringsplanen.

 STATUS AKTIVE OG AVSLUTTA IT-SYSTEM

• Arkivplan
• Bevaring og kassasjonsvurdering av system og dokumentasjon[JMS1] 

 EIT LEVANDE DOKUMENT

Dokumentet skal vere “levande”, med eit ekstra fokus på fagsystem og planlagd dato for deponering. Denne tabellen må reviderast årleg for å få registrert inn status for fagsystem, justere datoar og prioriteringar undervegs. Planen er/vil bli forankra på leiarnivå i kommunen og vil bli lagt inn i kommunen sitt kvalitetssystem, kor rådmann automatisk kan gå inn å godkjenner planen. [JMS2] 

 DEPOT

 Bømlo kommune kjøper depottenester av IKA Hordaland gjennom avtalen “Driftsavtale om digitalt sikringsmagasin (DSM) med tilhøyrande driftstenester». Avtalen er inngått 02.02.2021.

Føremålet med denne avtala er å regulere pliktene og rettane kring overføring av arkiv til digitalt sikringsmagasin (DSM) samt tilhøyrande driftstenester som følgjer av arkivlova, forskrift om offentlege arkiv og forskrift om utfyllande tekniske og arkivfaglege bestemmingar kring behandling av offentlege arkiv.

Arkiveigar vedtek med heimel i selskapsavtalen § 4, pkt. 2 å overføre forvaltinga av arkiv samt tilhøyrande driftstenester til utførar. Omfanget gjeld utelukkande for elektroniske arkiv og driftstenester slik dei følgjer av arkivlova med forskrifter samt vedlegg til denne avtala.

Kommunen har gjennom avtale om digitalt sikringsmagasin, overført forvaltninga av arkiv samt tilhøyrande driftstenester til utførar, altså IKA Hordaland.[JMS2] 

"For kommunalt arkivmateriale verrt overleveringa til depot som ei deponering. Ansvaret og råderetten er hjå kommunen, medan depot overtar ansvaret med forvaltning av arkivpakken"
 Sjølve lagringa er i Arkivverket sitt digitale sikringsmagasin.  

DEFINISJONAR

 NOARK:

«Noark er en norsk standard for dokumentasjonsforvaltning. Standarden er utviklet og blir vedlikeholdt av Riksarkivaren. Offentlige virksomheter er pålagt å benytte Noark-godkjente systemer til journalføring og elektronisk arkivering av saksdokumenter. Navnet er forkortelse for norsk arkivstandard».

• Sak/arkivsystem:
  Sak/arkivsystemet er saksbehandlingsverktøyet i kommunen, tilknytt godkjent Noark- arkivkjerne. Her er blir også kommunen sine politiske saker behandla, i tillegg til anna saksbehandling og dokumentasjon.

Fagsystem:

Fagsystem er verktøy for spesifikke fagområde som f.eks. barnevern, Nav, PPT, eller helse- og omsorg mfl. og inneheld arkivverdig dokumentasjon i høve til all saksbehandling i gitt fagområdet.

• Depot:

Arkivdepot er ein statleg, kommunal, interkommunal eller fylkeskommunal institusjon som tek vare på og sikrar arkivverdig dokumentasjon frå offentlege organ for samtid og ettertid, samt gjer tilgjengeleg arkivmateriale for offentleg verksemd, forsking og andre administrative og kulturelle formål, jf. Lov om arkiv § 6. Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter offentlege organ som er lagde ned eller har avslutta verksemda si, skal avleverast eller deponerast til arkivdepot.

• Deponering av data:

«Ved deponering av uttrekk skal depot kontaktes i god tid før selve overføringen. Et arkivuttrekk er det datainnhold som skal hentes ut av et system og inngår som hoveddelen i en ferdig arkivversjon. Arkivversjonen skal overføres depot i form av en arkivpakke for langtidslagring. Det vil si en arkivversjon med metadata som er ferdig pakket som en TAR-fil, samt en overføringsfil. Innholdet i pakken skal være organisert i henhold til beskrivelsene i Riksarkivarens forskrift.»

• SIARD-uttrekk:

SIARD er ein internasjonal standard og kan skildrast som ei metode for uttrekk frå relasjonsdatabasar. SIARD-uttrekk er eit tabelluttrekk der ein hentar ut all informasjon frå databasen. Tabelluttrekket i seg sjølv er ikkje alltid godt eigna når det gjeld gjenbruk og ein treng tilføre informasjon/skildring til uttrekket for å kunne forstå og gjenbruke data. SIARD blir nytta som uttrekksformat for fagsystem og eldre sak/arkiv (alle system som ikkje kan levere NOARK 5 uttrekk) Dessutan blir det nytta som eit tillegg til NOARK 5 uttrekk for å sikre at all data og metadata frå systemet blir bevart.

• Arkivkjerne:

Ei arkivkjerne er eit elektronisk arkiv. Ei arkivkjerne kan enten vere ein integrert del av eit sak/arkivsystem eller fagsystem, eller den kan vere frittståande/ “lausreven” frå sak/arkivsystemet eller fagsystemet som ein sjølvstendig “modul.” Frittståande arkivkjerner tek i mot data sendt frå sak/arkivsystem eller fagsystem. Verktøy som ikkje har integrert arkivkjerne eller frittståande arkivkjerne tilkopla seg, - og som inneheld arkivverdig dokumentasjon, skal sikre arkivering gjennom integrasjon frå verktøyet til godkjent arkivkjerne.  

DEPONERINGSPLAN – FORMÅL OG INNHALD

FORMÅL MED PLANEN (EFFEKTMÅL)

Plan for uttrekk og deponering av elektronisk arkivmateriale har fleire formål:

• Sikre at kommunane handlar i tråd med krav i lov og forskrift. (Arkivforskrifta § 13 og Riksarkivarens forskrift § 4-6)
• Gje oversikt over elektroniske aktive og avslutta system som inneheld arkivverdig informasjon, og sikre kva system som skal prioriterast til deponering.
• Gje informasjon til sentrale aktørar som er involvert i prosessen kring deponering og langtidslagring.
• Avklare rollar og rutinar i samband med uttrekk og deponering.
• Legge til rette for planlegging mellom fleire aktørar.
• Gje ein meir forutsigbar kostnadskontroll i kommunen.
• Sikre historiske data for framtida.
• Forbetre tenester internt ved meir effektiv utnytting av ressursar.
• Unngå tap av omdømme av kommunen.
• Sikre dokumentasjon og rettsdokumentasjon for innbyggjarane på ein trygg og sikker måte.
• Gje kommunane ei oppdatert organisering og rammeverk for dokumentasjonsforvaltning

KVIFOR ER DEPONERINGSPLANEN VIKTIG?

Ein deponeringsplan er viktig på fleire måtar:

• Data som strekkjer seg over ein lang periode, kan etter kvart bli vanskeleg å handtere teknisk. Lange periodar kan ha innverknad på presisjonen ved søking i saksarkivet og andre arkiv, og gje ”støy” i trefflista. God periodisering og deponering kan medverke til betre og meir effektiv sakshandsaming og gjenfinning av arkivmateriale. Kommunane er pålagt å sikre og ta vare på eigen dokumentasjon for ettertida og på kva grunnlag sakshandsamarar har fatta vedtak.
• Kommunen må ha oversikt over data (elektronisk arkiv) som skal deponerast når system går ut av bruk eller blir erstatta med nye,- eller t.d. når organisasjonen blir endra (skarpt skilje).
• Arkivtenesta i kommunen må i samarbeid med depottenesta avklare kva som er arkivverdige data, og definere kva fagsystem som inneheld arkivverdig dokumentasjon. Vidare må arkivleiarane også distribuere kunnskap om plikta som føl med eit eigarskap til eit fagsystem.
• Planen er eit verktøy for sak-/arkiv & fagsystemeigarane, IT, depot og andre interessentar.

 "Arkivforskrifta § 13 og Riksarkivarens forskrift §4-6 stiller krav til handtering av periodisert elektronisk arkivmateriale. Arkivregelverket gjev instruksar om lagringsmedium, organisering av datauttrekk og krav til dokumentasjon av systemet og informasjon om disse. Avlevering av elektronisk skapt materiale skal omfatte uttrekk av data frå systema."

INNHALD I PLANEN

• Rolleskildring, rutinar og flytskjema for prosess for uttrekk og deponering 
• Konkret plan for uttrekk, deponering og bevaring av data frå elektronisk fagsystem, sak/arkiv system og journal.
• Planen skal gje oversikt over kva rekkefølge datasystema skal bli behandla i, og når dei skal bli behandla. Leiar,  IKT- avdelinga, systemeigarar og arkivet har då konkret oversikt over kva ein skal forhalda seg til i åra framover.
• Plassering av økonomisk og administrativt ansvar.
• Det blir gjort greie for budsjetterte kostnadar og plan for finansiering, samt tidsfrist for når arbeidet skal være ferdig.

RISIKO

KONSEKVENSAR

Konsekvensane av å ikkje ha rutinar for deponering av digitalt skapte data/elektronisk arkiv kan bli fleire og fatale. Kommunane arkiverer ikkje lenger dokumentasjon i papir, og må difor ha ein plan for uttrekk og deponering av digitalt skapt/elektroniske arkivmateriale. Om ein ikkje tar tak i desse problemstillingane no, så kan det føre til tap av data og dokumentasjon, og dårlegare kvalitet i det digitalt skapte arkivmateriale. Tap av data og dokumentasjon kan og føre til bøter og tap av omdømme. Utfordringane vil påverke oss både internt og ut mot innbyggjar med omsyn til dagleg drift og innsyn, samt ift. manglande oppdatert tilnærming og organisering av rollar, ansvar i dokumentforvaltninga. Dette fører til at vi framstår lite effektive og innovativ på dette område. Vidare kan dette gi kostnadsauke grunna mangel på effektive og formålstenlege system for lagring, bevaring og innsyn i kommunale data. Det å miste data (tap av arkiv) slik at ein ved seinare høve ikkje kan dokumentere saksbehandling i kommunen, er blant konsekvensane som manglande plan for uttrekk og deponering kan føre til.

Vi har ikkje gjennomført en full risikoanalyse av dette området – men har her lista opp viktige risikoar nedanfor.[JMS3] 

• Tap av arkiv (data går tapt for ettertida – kan medføre til lovbrot for systemeigar/kommune)
  • IT (leverandør?)  “slår av”/avsluttar system utan at data er blitt dokumentert og sikra
  • Systemeigar tar ikkje ansvar for bevaring av sine data på grunn av manglande kunnskap
  • Feil i uttrekk
  • Misforståingar og kommunikasjonssvikt mellom kommune, IT, ev leverandør og depot
  • Mangelfull deponering
  • IT – teneste har sprengt kapasitet på datakapasitet
  • Ein får ikkje “rydda” og avslutta databasane på korrekt måte, grunna gamle system som ikkje lenger har nokon systemeigar.

• Økonomisk risiko
  • Avtaler manglar eige punkt om korleis ein skal handterer avslutting av system.
  • Ekstern konsulenthjelp – timebaserte kontraktar medfører økonomisk risiko (Dette gjeld spesielt timebaserte kontraktar frå leverandørar)
  • SKY – løysingar vil mogeleg koste meir i form av bistand frå leverandør ved uttrekk og deponering.
  • Kostnader knytt til system som løper i årevis med lisens- og andre vedlikehaldskostnadar
  • Manglande ressursar/kompetanse i kommunen eller leverandør for å gjennomføre deponering etter forskriftene
  • Den økonomiske risikoen og risiko for tap av arkiv er vurdert til å vere knytt til manglande forståing for eit system sitt livsløp ved inngåing av kontrakt.

• Datasikkerhet
  • Dataangrep
  • Data blir flytta frå sin opprinelege lagringsplass der dei er skapt, og kan kome på avvegar
  • Uautoriserte personar kan få tilgang data
  • Etterslep i kommunen er stor, og ein mistar oversikt over kva data/system som har arkivverdig dokumentasjon, kva som er avslutta, kva som er deponert og ikkje

TA UTTREKK FOR LANGTIDSLAGRING     

UTFØRELSE AV UTTREKK  og deponering

 PLAN  

• Deponerte system og pågående uttrekk og deponering

Bømlo kommune vel å ha med ei oversikt over system som kommunen pr. dato har deponert, samt pågåande uttrekk for kommunen i denne planen.

• Etterslep

Det er i løpet av 2021/2022 gjort eit arbeid kring kartlegging og etablering av rutinar for deponering. Deponering skal skje kontinuerleg ved utskifting av elektroniske system.

• Framtidig deponering

Framtidig deponering vil skje i samband med anskaffelse av nytt system. Anskaffelse og anbod i kommunen skjer i fellesskap med dei andre kommunane i IKT – samarbeidet. I samband med dette vil deponering bli ein del av anskaffelsesprosessen. Dette betyr at når kommunen startar ein ny anbodsprosess, vil klargjering av gamal base vere ferdig “rydda”, avslutta og deponert når nytt system vert tatt i bruk. Ein anbodsprosess varer ofte i eit år, og kommunen må i denne perioden prioritere å klargjere/rydde databasen fram til det nye systemet er valt, og skal implementerast. Denne rutinen er etablert i 2022.[JMS4] 

• Forklaring av tabell

Tabellen under viser dei fagsystema som er vurdert å ha bevaringsverdige data. Deponering blir gjort av noverande avslutte system først, og så kontinuerlig ved fremtidig avslutning av system. Kostnadene gjeld uttrekk for deponering og er utan MVA.

 DEPONERINGSPLAN

fremtidig DEPONERING 2023

DEPONERING 2024[JMS6] 

DEPONERING 2025

PLAN FOR KOMMUNIKASJON OG RAPPORTERING        

• Deponeringsplanen skal inn i kommunen sin arkivplan.
• Deponeringsplanen skal sendast Arkivverket i samband med lukking av pålegg ved tidligare tilsyn.
• Planen skal reviderast årleg og distribuerast til interessentane.
• Det er viktig å halde leiinga, IT-avdeling og systemeigarane oppdatert i høve til arbeidet med sikring av data frå fagsystema.

 PLAN FOR FINANSIERING

FINANSIELT ANSVAR

Det er førebels ikkje tatt stilling til korleis kostnadene for uttrekk frå fagsystema eventuelt skal fordelast, men dette vil bli behandla i leiargruppa, i høve til kvar deponeringsplanen skal “høyre heime” i budsjettet og vil bli innarbeida i budsjetta framover.[JMS7] 

Overslag over kostnader knytt til uttrekka i tabelloversikta er grove. Dei budsjetterte prisane er rekna ut med grunnlag i prisoverslag frå IKA Hordaland.