Formål

Formålet er å sikre at elevdokumentasjon registreres og oppbevares i henhold til gjeldende regelverk. Denne prosedyren beskriver felles rutiner for alle skoler i Lunner kommune i forhold til opprettelse, registrering, arkivering og avlevering av elevmapper, innenfor rammen av gjeldende forskrifter, lover og retningslinjer.

Grunnlag

Lov om behandling av personopplysninger

Lov om grunnskolen og den videregående opplæring

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Forskrift om offentlig

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser

Personregistre

Elevmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i elevmappene er tilgjengelig for administrasjonen på den enkelte skole i den utstrekning som treng for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf. forvaltningslovens § 13 b, pkt. 3.)

Behandlingsansvarlig for elevmappene etter personopplysningslovens § 2 er den som Lunner kommune til enhver tid har utpekt.

Innsyn

Krav om innsyn i elevmapper behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens § 18-20, samt etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18.

Dokumenter som er utarbeidet for interne saksforberedelser kan unntas fra innsyn.

Systemløsning

Historie:

Alle elevmappene i Lunner skolene arkiverer i sak- og arkivløsningen

Lunner kommune startet høsten 2015 for skoleåret 2015-2016 – (født 2009) med å opprette elevsaker i ESA for alle 1. klasse - vedtak om skoleplasseringer.

Visma Flyt skole integrasjon mot sak- og arkivsystemet (ESA) ble innført 01.03.2018

Før dette ble alle elevmappene oppbevart i arkivsystem pr. skole ordnet etter alfabet.

Periodisering av elevmappene

Lunner kommune innførte skarpt periodeskille på alle papirbaserte elevmappene fra skoleåret 2014-2018 på 4.-10 trinn (Født 2002-2008) over til full elektroniske elevsaker 01.03.2018. Det ble opprettet nye elevsaker i arkivdel15

 Alle de papirbaserte elevmappene fra 4.-10. trinn ble avsluttet/lukket med henvisning som sier at eleven har fått full elektronisk elevsak i sak- og arkivløsningen (ESA). Alle elektroniske elevsaker tilhørende i arkivdel14 ble avsluttet/stengt. Henvisning i kommentar feltet på sak: fått ny full elektronisk elevsak, og oppga saksnummer.

Oppbevaring av karakterer, protokoller, fraværslister og klasselister på papirbaserte elevmapper

Karakterer og protokoller oppbevares papirbasert pr. skoleår frem til 01.03.2018. Fra 01.03.2018 ble det opprettet fullelektroniske elevsaker.

Etter bevaringsbestemmelsene i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmeler om behandling av offentlige arkiver § 7-28 (3) følgende bevares: 03.04.2020 Side 2 av 7

• Underveisvurdering, inkl. halvårsvurdering med karakter

• Sluttvurderinger, inkl. standpunktkarakter og eksamenskarakter

• Ved fritak for vurdering med karakter skal det bevares annen dokumentasjon av opplæringen

• Fraværslister

• Klasselister

Dokumentene skrives og arkiveres i arkivbokser med opplysninger om innhold. Arkivboksen skal avleveres til kommunens arkiv som sendere det senere til depot v/IKA Opplandene, fylkesarkivet.

Forskriften har tilbakevirkende kraft.

Nytt sak- og arkivsystem Websak

Lunner kommune fikk nytt sak- og arkivsystem 01.10.2019. For elevmappene ble det et skarpt periodeskille – alle elevsaker ble avsluttet, og det ble opprettet nye elevmapper på alle elevene 01.10.2019 fra Visma Flyt Skole til Websak.

Opprettelse – elektroniske elevmapper i Websak

Nye 1. klassinger får elektronisk elevmappe ved at skolen oppretter elevmappe i Visma Flyt Skole og overfører dette til Websak. Grunnlag for opprettelse av elevmappe er elever overført fra folkeregisteret.

Samme fremgangsmåte kan også brukes når elever flytter til Lunner kommune. Alternativt kan elevmappen opprettes manuelt i Websak og saksnr. registreres i Visma Flyt Skole.

Hvis elevmappen opprettes av arkivtjenesten, skal skolen få beskjed om elevens navn og saksnummer for registrering i Visma Flyt Skole.

Elevmappen skal være ordnet på følgende måte:

Tittel: Elevmappe

Tittel2: Fødselsnummer og for-/etternavn

Saksansvarlig: Rektor

Arkivdel: ELEV Elevarkiv

Skjerming: E3

Adm.enhet: Skolens navn

Sakstype: ELEV Elevsak

Klassering: Fødsels- og personnummer (11 siffer)

Skanning av dokumenter i elevmappe

Skolen og arkivtjenesten har ansvar for å skanne inn dokumenter i papir til elevmappen. Alle som skanner dokumenter til sak- og arkivløsningen, har ansvar for å ta kvalitetskontroll på de dokumentene de skanner inn.

Digital signatur

Lunner kommune benytter seg av digital signatur i sak- og arkivløsning. Jmf lov om elektronisk signatur §3

Beskrivelse for arkivlegging og behandling av post

Beskrivelse for arkivlegging og behandling av post 

• Dagens fysiske post kommer til rådhuset og noe direkte til skolene 
• Arkivtjenesten og skolene åpner og stempler brevene med mottatt dato 
• Journalføring og skanning av inngående dokumenter utføres hos enheten eller hos arkivtjenesten  
• Skannet dokument blir lagt til oppbevaring i egnet låst arkivskap i 1 år. Etter det makuleres dokumentene. jf. riksarkivarens forskrift § 3-4 c  
• Elektronisk post (SvarInn) og post@lunner.kommune.no blir håndtert hos arkivtjenesten. All elektronisk post blir registrert inn i elevmappen. 
• Oversikt over all skannet og elektronisk post inn/ut finnes i elektronisk postliste. 
• E-poster som kommer direkte til saksbehandler skal de selv arkivere inn i elevmappen.  
• Post for frankering sendes arkivtjenesten og belastes enheten 
• Dokumentene konverteres automatisk til arkivformat PDF/A-1, versjon 1 a) jf. riksarkivarens forskrift § 3-4 a  
•  Konvertering til riktig arkivformat skjer jevnlig flere ganger daglig jf. riksarkivarens forskrift § 3-4 c  
• Skanner er plassert på kontoret til merkantil konsulent  

Ansvar, kontroll og rettigheter

Det formelle ansvaret for at arkivordningen er tilfredsstillende, dvs. informasjonsflyt, tilgjengelighet, sikkerhet og gjenfinning er delegert til arkivleder jmf. Reglement for delegering av myndighet.   

I Lunner kommune er arkivtjenesten plassert i Informasjonsforvaltningen.   

Arkivleder har ansvaret for alle arkivene i Lunner kommune jfm forskrift om offentlig arkiv §1

Systemansvarlig for administrator for sak- og arkivløsningen er organisert under arkivtjenesten. 

Saksbehandler på skolene er ansvarlig for forsvarlig saksbehandling i henhold til gjeldene lovverk og prosedyrer.  

Definering av ansvar og kontroll

jf. riksarkivarens forskrift § 3-2.2 d, e og f og 3-6.2                         

Arkivtjenesten:

• Ansvar for tildeling og ajourholde brukerrettigheter i sak- og arkivløsningen
  • Hvilke roller de skal ha: saksbehandler eller leder
  • Tildele rettigheter til sakstype elevsak og generell sak tilhørende skjerming og riktig arkivdel
• Opprette saker og arkivere dokumenter
• Utføre kvalitetskontroll etter arkivering
• At skanning av inngående dokumenter er utført korrekt og komplett og lesbare
• Originalen oppbevare 1 år før makulering
• Vurdering av spørsmål om offentlighet  
• Registrering av unntatt offentlighet og riktig hjemmel 

Rektorer og merkantile 

• Behandle innkommet arkiverte dokumenter
• Kontrollere riktig unntatt offentlig og skjerming
• Journalføring og skanning av inngående post, også e-post og organinterne dokumenter 
• Fordeling av dokumenter 
• At skanning av inngående dokumenter er utført korrekt og komplett og lesbare
• Opprette og skrive dokumenter 
• Avskriving og ferdigstillelse av dokumenter 

• At skanning av inngående dokumenter er utført korrekt og komplett og lesbare
• Originalen oppbevare 1 år før makulering

Tilganger

Det er kun ansatte med tjenstlige behov som gis tilgang til elevmappene. Lærere gis tilgang etter behov.

Tilgangsbegrensning mellom skolene styres etter interne retningslinjer og administreres av arkivtjenesten.

Sampro – Individuell opplæringsplan

Elevens individuelle opplæringsplan (IOP) og årsplaner skrives i Visma - Sampro, og skolen har ansvar for å scanne inn og journalføre disse dokumentene inn i elevmappen.

Skolemapper

Hver skole skal opprette en skolemappe, og det skal overføres følgende dokumenter for hvert skoleår:

• • Karakterprotokoller
• • Klasselister
• • Fraværslister
• • Meldinger

 Overføring av papirbaserte og elektroniske elevmapper

Overgang barnehage – skole

Barnehagemapper følger ikke automatisk barnet til grunnskolen, men ettersendes ved etterspørsel. Godkjennelse med underskrift fra foreldrene arkiveres i mappen.

Barnehagen må gi arkivtjenesten beskjed hvis skolen skal ha tilgang til den elektroniske barnemappen i Websak.

Flytting innad i egen kommune

Flytting til en annen skole i kommunen, og ved overgang til ungdomstrinnet regnes elevmapper i kommunen som organspesifikke mapper. Dermed er det rektor sitt ansvar for at det ved overgang vurderes om hele eller deler av elevens mappe skal overføres. Gjelder både fysiske og elektroniske mapper.

Elektroniske mapper må rektor fordele i Websak til den respektive rektor på barne- eller ungdomsskolen. Ved tilgangsbegrensning – kontakt arkivtjenesten.

Flytting til annen kommune

Elevmappen følger ikke automatisk eleven ved flytting til annen skole utenfor kommunen, men ettersender kopi av elevmappen ved etterspørsel. Godkjennelse med underskrift fra foreldrene arkiveres i elevmappen i Websak.

Overgang til videregående skole

Alle elever søker elektronisk på videregående skole ved å logge seg inn på søknadsportalen til fylket. Elever som søker på særskilt grunnlag får bistand av rådgiver, og det fylles ut overgangsskjema der det også er underskrift av foresatte. Hvis nødvendig sender rådgiver med kopi av dokumenter fra elevmappe som allerede er lagret i Websak.

Arkiveringsplikt/journalføringsplikt i elevmappe

jmf offentlig arkiv §12 og forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 7-28 (3)

Innhold i en elevmappe

Det er to krav til dokumenter som skal journalføres;

1. De skal være gjenstand for saksbehandling

2. De må ha verdi som dokumentasjon

For nærmere informasjon om hva som skal arkiveres vises det til vedlagte liste 

Vedlegg – Hva skal arkiveres

 Listen er ikke uttømmende - viser til bevarings- og kassasjonsplan i Lunner kommune