Arkivsøk i ePhorte - kvalitetskontroll

Postliste kontroll, EDF - Elektroniske dokumentforsendelser (SvarUt), SvarInn og Signerte dokumenter har egne rutiner.

Til omfordeling:

Dokumenter som mangler saksbehandler

• Påfør saksbehandler

 Ufordelte journalposter:

Dokumenter som mangler saksbehandler

• Saksbehandler påføres

Status M:

Dokumenter som er midlertidig registrert av arkivet, og dokumenter fra eksterne fagsystem (eks Husbanken og landbruk) som havner i riktig sak i ephorte

• Dokumentene kontrolleres (det kan være aktuelt å endre på «innhold») og journalføres.
• Alltid endre journalføringsdato til dagens dato

Status S:

Dokumenter som er registrert av saksbehandler

• Dokumentene kontrolleres og journalføres
• Alltid endre journalføringsdato til dagens dato

Til journalføring – inn/ut:

• Alle journalposter med status F eldre enn 1 dag (forgårs) skal journalføres
  • Sjekk at dokumentet er på riktig sak
  • Sjekk tittel i hht til regler
  • Sjekk tilgangskode med/hjemmel og riktig skjerming (tittel, avs/mot, f.nr)
  • Sjekk at dokumentet er lesbart
  • Sjekk at evt vedlegg er med og at de er lesbare
  • Sjekk at evt kopimottakere er satt på
  • Journalføringsdato får automatisk dagens dato

Til journalføring – inn/ut – datointervall:

Samme som ovenfor, men kun aktuelt å bruke hvis antall journalposter overstiger 1000.

Status E:

Inngående dokumenter som er registrert av saksbehandler

• Alle journalposter eldre enn 1 dag (forgårs) skal journalføres
• Dokumentene kontrolleres og journalføres
• Alltid endre journalføringsdato til dagens dato

Reserverte saker:

Detter er saker som saksbehandler har opprettet

• Sjekk at det er behov for ny sak
• Sjekk tittel i hht regler
• Sjekk tilgangskode med/hjemmel og riktig skjerming (tittel, avs/mot, f.nr)
• Sjekk/påfør arkivkode
• Sjekk at der er riktig arkivdel (vær OBS på arkivdeler med nesten like navn)
• Endre status til B - Under behandling

Ferdigmeldte saker:

• Sjekk at det ikke er restanser eller konsepter
• Sjekk at alle dokumenter er konvertert til arkivformat (PDFA)
• Velg Avslutt sak (eller endre statuskode til A)

Saker uten klassering:

• Arkivkode påføres

Publiserte saker:

Vi publiserer kun journalposter og ikke saker i postjournalen.

• Dersom det havner saker i dette søket fjernes haken i feltet Publisert på saksnivå

Ikke publiserte journalposter:

Alle journalposter skal publiseres i postjournalen.

• Dersom det havner journalposter i dette søket settes det en hake i feltet Publisert på journalpostnivå

Stillingssøkere uten tilgangskode:

• Tilgangskode A med hjemmel Off.l. § 25 2. ledd 3. punktum påføres

Status G:

• Dokumenter som er eldre enn 3 måneder følges opp. Kontakt saksbehandler for å høre hva som skal skje med dokumentet, - skal det ferdigstilles/journalføres, utgås eller annet.

Y-dokument:

Y-dokument skal stort sett ikke brukes da de ikke blir med i avlevering/uttrekk av basen.

• Sjekk innhold i dokumentet og eventuelt endre til annen dokumenttype.

Ikke konverterte dokument:

Viser dokumenter som ikke er konvertert til riktig arkivformat. Ingen daglig oppfølging, men ved avlevering/uttrekk av basen må alle dokumenter ha riktig arkivformat.

Alle utsjekkede dokumenter:

Viser dokumenter som ikke er sjekket inn i basen. Ingen daglig oppfølging av dette søket men en del blir fanget opp ved andre søk.

 Møtesekretær følger opp følgende søk:

• Til journalføring – saksframlegg - Journalføres når saken settes på sakslista.
• Alle utsjekkede behandlingsdokumenter
• Alle utsjekkede møtedokumenter

Resten av søkene som ligger under Arkivsøk er søk som kan være nyttig å bruke men som ikke krever oppfølging.