Kvalitetssikring av postjournal

Postjournalen inneholder kun registreringer fra kommunens sak/arkivsystem.

Vi foretar 2 ulike kontroller av postjournalen:

1. Daglig kontroll av det som er journalført.
2. Daglig kontroll av publisert postjournal på nettet.

1. Daglig kontroll av det som er journalført:

Alt som blir journalført blir publisert på nett. Publiseringen foregår ved midnatt og har 1 dags forsinkelse. (Dokumenter som er journalført mandag blir publisert ved midnatt på tirsdag og dermed tilgjengelig for publikum på onsdag.)

Postjournalen kontrolleres alltid av 2 personer. Kontrollen utføres vanligvis som en av de første oppgavene på morgenen og da kontrolleres det som ble journalført dagen før.

På fredag avsluttes all journalføring kl 15, og dagens journalførte dokumenter kontrollers.

NB: Før helligdager må vi være obs på at kontrollen for dagens journalførte dokumenter utføres kl 15.

Dersom kontroll foretas før kl 15.00 på fredag eller før helligdager må alle som har journalføringsrettigheter varsles. (Skolesekretærer og Marianne.)

Postjournalen ligger under søket Rapporter i ePhorte. Velg Journaler og Offentlig journal (intervall) og velg dato for i går, eller dagens dato på fredag/før helligdager.

Lista som nå kommer opp må sjekkes på følgende punkter:

• Dersom det står tilgangskode må følgende sjekkes:
  • At det er riktig tilgangskode
  • At det er riktig hjemmel
  • At nødvendige opplysninger er skjermet i feltet for Innhold (Personnavn skal alltid skjermes)
  • At nødvendige opplysninger er skjermet i feltet Sakstittel (Personnavn skal alltid skjermes)
  • Når klasseringa er et fødselsnummer skal dette alltid skjermes
  • At mottaker/avsender er skjermet når dette er nødvendig (Enkeltpersoner skal alltid skjermes, mens offentlige instanser skal være offentlige)
• Dersom det ikke står tilgangskode bør det foretas en vurdering på om dette er riktig
• Korriger skrivefeil

Signering.

Ved utført kontroll signeres det på liste i OneNote.

Når kontrollen er utført skal journalen oppbevares i tre måneder og deretter makuleres.  

2. Daglig kontroll av publisert postjournal på nettet:

Hver dag, så tidlig som mulig, kontrolleres publisert postjournal. Gå på nett og søk opp postjournal for de 4 siste dagene. Kontroller at det ikke er publisert data som skal skjermes.

Vær obs på at postjournalen på nett viser maksimum 500 poster. Dersom det står «Fremsøkte journalposter: 500» kan det være over 500 journalposter og søket må deles opp. (F.eks: søk opp 2 og 2 dager om gangen).

Avvik:

Dersom vi oppdager at vi har publisert data som skal skjermes må dette korrigeres, og det må meldes avvik til personvernombudet. Korrigerte opplysninger «blir automatisk» publisert på nettet.

Signering:

Ved utført kontroll signeres det på liste i OneNote. Avvik noteres også på denne lista.

Oppdatert 28.05.19