Den som registrer oppsigelsen i ephorte, eller fanger den opp på annen måte, er ansvarlig for å følge opp at saksbehandleren sluttfører sine oppgaver i ephorte.

I god tid før vedkommende slutter sender vi en sjekkliste til saksbehandleren som vi ber vedkommende om å følge opp. Send gjerne en påminnelse også.

Saksbehandleren blir bedt om følgende:
 

1. Ferdigstille alle reserverte dokumenter (konsepter).
2. Slette journalposter som ikke er reelle/mangler dokument.
3. Avskrive restanser.
4. Utføre Til godkjenning/Godkjent.
5. Fullføre saksflyt - når den er ferdig.
6. Markere saken som ferdig - når den er ferdig.

Arkivaren sjekker/utfører følgende:

1. Restanser – Er det fremdeles restanser må disse overføres til ny saksbehandler eller leder.
2. Konsepter  - Er det konsepter må det vurderes i hvert enkelte tilfelle hva som bør gjøres. Kanskje ta en prat med leder. Alt må ferdigstilles/slettes.
3. Alle saker som ikke har fått nye dokumenter det siste året avsluttes. Resterende saker overføres til ny saksbehandler eller leder. Det skal ikke være aktive saker igjen på vedkommende.
4. Sett sluttdato på vedkommende i administrator i ephorte.
5. Ajourfør liste over sluttede saksbehandlere i OneNote.

Oppdatert 15.05.19