§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

Riksarkivarens forskrift:

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Malvik kommune er der barnevernleder som er systemeier og som sammen med IT-leder har det overordnede ansvaret for drift og vedlikehold av systemet.

2a) Brukerrettigheter

It er ansvarlig for tildeling av brukerrettigheter til fagsystemet familia. Barnevernleder som systemansvarlig har ansvaret for ajourhold og tildeling av rett funksjon som styrer den ansattes tilganger.

Ajourhold av tilganger:

Barnevernleder har ansvaret for at tilganger blir ajourholdt kontinuerlig. Barnevernleder sammen med merkantil foretar fortløpende endringer som følge av at ansatte begynner/slutter eller endrer stilling (eks fra saksbehandler til leder funksjon).

I Familia inndeles brukerrettighetene (rollene) i tilgangsgrupper, alt etter hvilke funksjoner og tilganger vedkommende skal ha i programmet. Saksbehandlere som skal ha like rettigheter, knyttes til samme gruppe. Tilgangsgruppene settes opp slik at de gjenspeiler organiseringen i barneverntjenesten.

2b) Roller

2c) Signering og digital signatur

Malvik barneverntjeneste har ikke digital signatur.

Signatur med kulepenn

• Oppdragskontrakter
• Taushetserklæringer knyttet til oppdrag
• Flyttemeldinger for barn under barnevernets omsorg
• Samtykke erklæringer
• ikke utfyllende liste

Følgende dokumenter ekspederes elektronisk:

• Postjournaler
• Vedtak
• Gjennomgangsdokument etter mottatt melding

Nevnte dokumenter påføres følgende setning under saksbehandlers navn og tittel:

Dokumentet er elektronisk godkjent og kan være uten underskrift.

2d) Kvalitetssikring

Barnevernleder og merkantil har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet.

1. Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på riktig måte med riktig brevtype, posttype og offentlighet og til rett mottaker.

2. Barnevernleder har ansvar for at det utarbeides rutiner og registreringsregler for barneverntjenesten som er i tråd med arkivtjenestens retningslinjer og rutiner.

3. Saksbehandler og merkantil har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i familia.

Inngående dokument:

• Merkantil skanner inngående dokument via PixEdit og kvalitetssjekker dokumentet ved skanning før det blir tilgjengelig i postregistreringsbildet i familia.
• Før overføring fra postregistreringsbildet til klientmappe sjekkes pdf-filen på nytt, for å sikre kvalitet og riktig dokument. Dokumentet ferdigstilles i det øyeblikk det er overført til klientmappe. Unntak er når det er gjort valg knyttet til vurderinger om unndragelse av innsyn.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Utsendelse av post:

Det er arkivpersonale ved arkivet som sørger for utsendelse av papirpost ved at saksbehandler postlegger dokumentet i merket postkasse.

Saksbehandlere ekspederer selv digital post.

Mottak av post:

Det er merkantil hos barneverntjenesten som skanner og registrerer all post hos barneverntjenesten. Dette gjelder digital post som kommer inn via SvarInn og deretter direkte i postregistreringsbildet i fagprogrammet familia, papirpost, eller andre dokumenter som saksbehandler får ifbm klient arbeid og som skal arkiveres på klientmappe.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

• Ved registrering av inngående dokumenter kobler merkantil disse basert på klientens navn. Hver enkelt klient er tildelt en saksbehandler som får varsel om nytt dokument i aktuell sak.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

• Retting av uriktige registreringer gjøres snarest mulig etter at feil er oppdaget. Feilen kan kun rettes av leder eller merkantil. Utsendte postjournaler (brev og vedtak) kan ikke endres.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

• Saksbehandler har ansvaret for å ferdigstille alle dokumenter de er ansvarlige for enten det gjelder journalnotat eller postjournal. Leder er ansvarlig for ferdigstillelse der leders signatur fremkommer. Merkantil følger opp dette og påser at riktig arkivering skjer i visma samhandling arkiv (arkivkjernen), samt følger opp feil og mangler som oppstår i Svarut tjenesten.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

•  Alle barneverntjenestens dokumenter er unntatt offentlighet ihht Offentlighetsloven §13 jf Forvaltningslovens §13, 1. ledd nr. 1.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Utgående post lagres på nytt når systemet fungerer igjen. Inngående brev skannes inn når systemet er i drift igjen.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Familia kan kun arkivere tekstdokumenter med bilde eller grafiske objekt: ren tekst eller PDF/A. Lydfiler må transkriberes til tekstdokument.

Ved avlevering og deponering til kommunalt arkivdepot skal alle elektroniske dokumenter være lagret i disse formatene.

Familia har Noark 5 godkjent arkivkjerne der all dokumentasjon blir arkivert i godkjente arkivformat. Utgående dokumenter blir produsert i word-format og konvertert til PDF-A format når de blir arkivert i arkivkjernen. Skannede dokumenter blir PDF-A format.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir alle arkivverdige dokumenter arkivert fortløpende og avlevert elektronisk ved henleggelse av mappe.

Originaldokument oppbevares i låsbart skap hos merkantil i minimum 3 mnd før det makuleres.

Oppdragskontrakter, taushetserklæring, politiattester og andre personrelaterte dokumenter knyttet til oppdragstakere arkiveres i personalmappe i ephorte.

Arkivering av dokumenter knyttet til klient økonomi/utbetalinger via familia skjer i ringpermer som låses inn i låsbare skap.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Tidspunkt for konvertering

Hver enkelt saksbehandler journalfører egne klientrelaterte dokumenter. Disse arkiveres automatisk og umiddelbart i det saksbehandler setter dokumentet som ferdig.

Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokument som er skannet og arkivert elektronisk

Originaldokument oppbevares i låsbart skap hos merkantil i minimum 3 mnd før det makuleres.

4d) Periodisering og vedlikehold

Aktive brukere blir avsluttet årlig.

Det varsles og avtales med kommunalt depot om planlagt periodisering og tidspunkt for deponering av elektronisk materiale, slik at dette kan skje umiddelbart etter periodisering er utført.

For vedlikehold av den aktive basen og de historiske databasene er det utarbeidet backup rutiner:

Alle våre data ligger på SAN(Storage Area Network) og vårt SAN er levert av HP og heter 3Par.

Alle diskene er SSD (Solid State Disk) Diskene er satt opp med redundans slik at systemene lever videre om en disk går i stykker og kan skiftes under full drift.

SSD diskene har ingen bevegelige deler og er ekstremt raske og driftssikre. 

Våre rutiner og praksis er i tråd med det som anbefales av våre leverandører og etter «beste praksis».

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Det er tilgangsstyring i familia, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Vi har også backuper som sikrer at materialet ikke går tapt.

Alle tilganger i familia tildeles av barnevernleder. Ved behov for utvida rettigheter skal dette vurderes av leder. Da er leder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

Når et dokument er ferdig blir det ferdigstilt av saksbehandler, eller barnevernleder (vedtak, eller dokumenter som krever ledersignering). Når det er ferdigstilt er det ikke mulig å gjøre endringen i dokumentet i ettertid.

Tiltak/rutiner papirdokumentasjon:

Papirdokumentene oppbevares i låsbartskap hos merkantil, arkivert pr måned. Makulering/destruksjon utføres etter minimum 3 mnd.

Papirdokumenter som inneholder sensitive opplysninger skal ikke blandes med annet avfall, men legges i spesialdunker for makulering/destruering av sensitiv dokumentasjon. Den enkelte saksbehandler er selv ansvarlig for at dokumenter som inneholder sensitive opplysninger behandles/oppbevares forsvarlig og utilgjengelig for uvedkommende, og makuleres umiddelbart når saker avsluttes.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Fagsystemet familia

1) Vurdering og retningslinje for dokumenter som skal oppbevares på papir

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.»

Elektroniske arkiv

Alle dokumenter skannes inn i aktuell klientmappe, og makuleres etter minimum 3 mnd. 

2) Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

Merkantil har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter.

Etter at dagens post er sortert, skannes og etterbehandles de arkivverdige dokumentene i skanner programmet PixEdit og lagres i PDF format i postregistreringsbildet i familia før dokumentene registreres inn på den enkelte klient i familia.

Under registrering i familia kvalitetssikres skanningen:

-        er alle mottatte dokumenter skannet og arkivert?

-        er alle sider kommet med i hvert dokument?

-        er skanningen lesbar og kvalitetsmessig god nok?

-        er det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger?