§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem -

Riksarkivarens forskrift:

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

2a) Brukerrettigheter

Tildeling og ajourhold av brukerrettigheter i Velferd gjøres av fagansvarlig for arkiv, avdelingsleder og NAV leder. Det tildeles brukerrettighet ved nyansettelse eller endring i arbeidsoppgaver og ved avsluttet arbeidsforhold. Alle ansatte kan melde om behov for endring i brukerrettighet og ansvarlig for tildeling avgjør hvilke tilganger som skal gis.

2b) Roller

Kontoret praktiserer tildeling av følgende roller:

• Leder
• Systemeier (tildeles de som skal iverksette utbetaling og har fagansvar)
• Saksbehandler (tildeles også studenter som er på kontoret i 3 års praksis)
• Oppslag og lesetilgang (tildeles ansatte som trenger det ved vakt i jobb og veiledningssenteret) 

2c) Signering og digital signatur

a)      Signering og digital signatur

Vi har ulike typer dokumenter som trenger signatur eller digital signatur:

• Utgående brev
• Andre utgående dokumenter som f.eks matrekvisisjon, garanti for depositum som bekreftelse til huseier.
• Vedtak

Alle ovennevnte dokumenter kan sendes digitalt gjennom SvarUT. Dokumentene signeres da med navn på saksbehandler og en tekst om at «dokumentet er elektronisk godkjent».

Dokumenter som sendes i papirform og/eller blir gitt direkte til vedkommende fra veileder, signeres med penn. Dette gjelder dokumenter som:

• Matrekvisisjon
• Bekreftelse på garanti for depositum til huseier

2d) Kvalitetssikring

Vi har ulike typer inngående dokumenter som skal skannes inn i Velferd:

• Søknader som blir registrert manuelt (som ikke kommer inn digitalt).
• Dokumentasjon som blir levert i papirform
• Brev fra ulike samarbeidspartnere
• Erklæringer/gjeldsbevis som signeres av bruker
• Annet som er relatert til søknader eller oppfølging som gis fra NAV kontoret.

Alle med brukerrettighet saksbehandler/systemeier har tilgang til å skanne inn dokumenter i Velferd. Dette sikrer at inngående dokumentasjon blir knyttet til riktig sak og saksbehandler.

Ved skanning skal følgende kvalitetssikres:

• At dokumentet blir knyttet til riktig person og sak.
• At dokumentet er leselig og av god nok kvalitet.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Et dokument sendes ut digitalt fra Velferd når saksbehandler setter «ferdig dato» på dokumentet. Dette gjelder dokumenter som. Vedtak får ferdigdato når det settes til status godkjent/avslag. Alle brukerrettigheter kan ferdigstille utgående post, systemeier setter vedtak til status som fører til at det blir sendt ut.

Dokumenter som blir sendt direkte til saksbehandler:

• Saksbehandler sørger for at dokumentet blir skannet inn og knyttet til riktig bruker og sak.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter og retting av registrerte journal og arkivopplysninger

• Digitale søknader som kommer inn i Velferd fordeles av administrasjonsmedarbeider og avdelingsleder.
• Inngående dokumenter som er sendt digitalt av bruker, fordeles av administrasjonsmedarbeider eller avdelingsleder.
• Dokumenter som saksbehandler skanner inn, registreres og journalføres av saksbehandler selv.
• Administrasjonsmedarbeider og avdelingsleder skal kontaktes når det er behov for bistand til å rette opp feilregistrering av skannet dokument.

Ferdigstillelse av dokumenter

• Alle saksbehandlere har tilgang og ansvar for å ferdigstille sine dokumenter for å sikre at de blir arkivert. Systemansvarlig følger opp dokumenter som ikke blir ferdigstilt.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

• Alle dokumenter som produseres i Velferd er unntatt offentlighet.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

• Det gis beskjed til arkivleder og IT om det oppdages feil eller systemet er ute av drift.
• Ved driftstans vurderer NAV leder eller avdelingsleder videre prosedyre ut ifra estimert tid på driftstans.
• Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen. Se egen mal for postjournal - manuell journalføring.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

4a) Lagringsmedier og arkivformat

NAV Malvik benytter Visma Samhandling arkiv sin arkivkjerne. Brev og vedtak produseres i word i Velferd. Når brev blir sendt via svarut og arkiveres i arkivkjernes konverteres de til PDF/A format. Alle dokument blir konvertert til PDF/A-format når de arkiveres i arkivkjernen. Dokumenter som sendes digitalt til NAV gjennom digisos, lagres i et pdf format. Dokumenter som mottas i papirform og skannes inn i Velferd blir lagret i pdf format.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Alle dokumenter som mottas i papirform skannes inn i Velferd. Alle dokumenter som mottas i forbindelse med digitale søknader journalføres inn på riktig bruker og sak. NAV Malvik fører blandet arkiv i saker der andre enheter etterspør informasjon på slutten av året. Dette gjelder arkivering av:

• Gjeldsbevis i forbindelse med sosiale lån.
• Erklæring i forbindelse med garanti for depositum.

Det jobbes med å utarbeide en rutine for å ikke ha skyggearkiv i disse sakene i 2021

4c) Konvertering og papirkassasjon

Dokumentene konverteres fra et produksjonsformat til et arkivformat når:

• dokumentet får en status som ferdigstilt
• dokumentet blir skannet inn fra papirform og journalføres som en pdf i Velferd
• dokumenter som mottas digitalt gjennom digisos blir mottatt og journalført i pdf format.
• utgående dokumenter i velferd produseres og arkiveres i word format.

Tidspunkt for konvertering til elektronisk arkiv var 08.10.2020. Dokumenter i papirform blir arkivert etter mottatt dato i en godkjent arkiveringseske som oppbevares i arkivet. Arkivet bevares i 3 mnd før destruering. Ansvarlig for at kassasjon av papirversjon blir utført er administrasjonsmedarbeider.

4d) Periodisering og vedlikehold

Periodiseringsplan av arkiv:  

• Skal utføres hvert 4 år.
• Periodiseringen utføres på hele år. Utføres i starten på februar påfølgende år for å sikre at alle dokumenter kommer med.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Hvordan skal arkivmaterialet vedlikeholdes inntil det overføres til arkivdepot:

• For å få tilgang til arkivert materiale må du ha tilgang til programmet Velferd. Når et dokument er arkivert (ferdigstilt), kan det ikke endres.
• Dokumentene sikkerhetskopieres
• Papirarkiv blir oppbevart i fysisk arkiv på kontoret før det makuleres.
• Alle våre data ligger på SAN(Storage Area Network) og vårt SAN er levert av HP og heter 3Par.
• Alle diskene er SSD (Solid State Disk) Diskene er satt opp med redundans slik at systemene lever videre om en disk går i stykker og kan skiftes under full drift.
• SSD diskene har ingen bevegelige deler og er ekstremt raske og driftssikre. 
• Våre rutiner og praksis er i tråd med det som anbefales av våre leverandører og etter «beste praksis».

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Når saksbehandler skanner inn dokumenter i Velferd, er de ansvarlig for at det blir utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare. Skanning gjøres på et skjermet postrom, tilpasset formålet.
Dokumenter som skannes inn manuelt, bli oppbevart i et papirarkiv i inntil 3 mnd før det destrueres.